Veronderstel niet dat je alles onder controle hebt: waarom proactieve planning voor ondersteuning van Workday essentieel is voor blijvende waarde

Daarom is het proactief plannen van hoe de organisatie het systeem na de go-live gaat ondersteunen essentieel om de beoogde voordelen te behalen en blijvende waarde uit de investering te halen. Maar liefst 29% van de bedrijven noemt een gebrek aan technische vaardigheden als een barrière voor de technologie acceptatie en waarde creatie, en 50% wijst op onderhoud en doorlopende ondersteuning na de lancering als een belangrijke hindernis voor het opschalen van technologie initiatieven. Om deze obstakels te overwinnen, zouden veel bedrijven er goed aan doen om drie soorten ondersteuningsmodellen te overwegen als onderdeel van hun planningsproces:

• Personeelsuitbreiding – In dit model levert een externe aanbieder één of twee mensen om de organisatie te helpen haar ondersteuningsteam uit te breiden. Dit model biedt snel praktische hulp.
• Samenwerking – In dit geval wordt een externe aanbieder ingeschakeld om samen met de klant het Workday systeem te ondersteunen. Een aanbieder kan bijvoorbeeld ondersteuning bieden bij integraties, terwijl de organisatie functionele ondersteuning verzorgt, of andersom. Ze kunnen ook gezamenlijk zowel functionele als technische ondersteuning bieden. Andere vormen van samenwerking kunnen managementdisciplines en deskundigheid aan de samenwerking toevoegen, zoals het helpen van de organisatie bij het nadenken over releases en andere jaarlijkse processen. Ongeacht de opzet, samenwerking is een teaminspanning.
• Application Management Systemen (AMS): In dit model wordt de ondersteuning volledig uitbesteed aan een derde partij via een lange termijn overeenkomst. De organisatie zal niet volledig helpen bij het ondersteunen van de applicatie en wil intern geen ondersteuningsmogelijkheden opbouwen.
  

Organisaties nemen hun beslissingen over het supportmodel vaak op basis van verkeerde aannames, wat kan leiden tot een gebrek aan middelen om hun systemen na de Go Live te onderhouden en te verbeteren. Als onderdeel van onze Operate-diensten bieden we al drie de ondersteuningsmodellen aan, waarvan elke optie voordelen heeft afhankelijk van de situatie.

Het is niet ongebruikelijk dat organisaties er ten onrechte van uitgaan dat cloud gebaseerde applicaties gemakkelijker te ondersteunen zijn en daarom minder mensen en vaardigheden vereisen dan on-premise applicaties. Anderen denken dat ze goed gepositioneerd zijn om Workday intern te ondersteunen, maar ontdekken na de go-live dat ze niet over voldoende capaciteit beschikken om dit te doen. Soms gaan bedrijven ervan uit dat ze hun on-premise IT-personeel gewoon kunnen omscholen om een cloudapplicatie te ondersteunen, hoewel dat niet altijd het geval is. Vaak kunnen interne medewerkers niet snel genoeg op snelheid komen, omdat ze tijdens de implementatie niet in staat zijn om los te komen van hun dagelijkse werkzaamheden. Ze kunnen bijvoorbeeld niet genoeg tijd besteden tijdens de bouw- en testfasen, omdat ze nog steeds verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van het oude systeem totdat het nieuwe is geïmplementeerd. Als gevolg hiervan krijgen ze niet de volledige context mee waarom bepaalde beslissingen zijn genomen en hebben ze moeite om het nieuwe systeem en de vaardigheden die nodig zijn voor het onderhoud te begrijpen.

Om bedrijven te helpen deze aannames te vermijden en hun beslissingen over supportmodellen op feiten te baseren, voert Deloitte sustainment labs uit als onderdeel van zijn serviceaanbod voor applicatiebeheer voor Workday. Deze labs zijn gebaseerd op de kennis van onze HCM-, financieel management- en supply chain management-experts en bestaan uit een reeks begeleide discussies die bedrijven helpen te beoordelen in hoeverre ze klaar zijn om hun Workday-applicaties vanuit zowel functioneel als technisch oogpunt te ondersteunen. Deze discussies gaan vaak over vragen als:

• Beschikt uw organisatie over de juiste mensen, processen en beheer om het systeem na de go-live te onderhouden? 
• Welke rollen zijn er nodig en hoeveel medewerkers zijn er nodig om Workday te ondersteunen?
• Zijn de personen in uw huidige ondersteuningsteam geïnteresseerd om te leren hoe ze de nieuwe applicatie kunnen onderhouden? Zo ja, hebben zij dan de tijd en de capaciteit om zich om te scholen?
• Wat voor soort tools voor ticketing of casemanagement hebben jullie?
• Heeft u toegang tot offshore-middelen om de kosten te beheersen?
  

De kloof dichten
 

Onze ervaring is dat zelfs de meest volwassen tech organisaties knelpunten hebben in hun ondersteuningsmogelijkheden die niet direct zichtbaar zijn. Het identificeren en dichten van deze gaten vóór de go-live is essentieel om je Workday platform soepel, veilig, betrouwbaar en kosteneffectief te laten draaien. Hoewel er na de Go Live vaak een stabilisatieperiode van 3 tot 6 maanden nodig is, kan goede planning met de hulp van een ervaren aanbieder van applicatiebeheerdiensten het verschil maken. Dit zorgt ervoor dat u niet tegen dure technische problemen en adoptieproblemen aanloopt, maar vanaf dag één blijvende waarde uit uw Workday investering haalt.

Eindnoten :

¹Nitin Mittal, Irfan Saif en Beena Ammanath, State of AI in the enterprise, 5e editie, oktober 2022, p. 8, https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/us/Documents/deloitte-analytics/us-ai-institute-state-of-ai-fifth-edition.pdf , geraadpleegd op 2 mei 2023