Palkeet ja Valtiokonttori toteuttivat valtion keskuskirjanpidon uudistamishankkeen yhdessä Deloitten kanssa
Valtion keskuskirjanpitojärjestelmän tuotetuki oli päättymässä. Keskuskirjanpitojärjestelmän päivittäminen uuteen teknologiaan ennen tuen loppumista oli välttämätöntä, jotta valtion tilinpäätös ja keskuskirjanpidon jatkuvuus voitiin turvata. Lisäksi valtiovarainministeriön käynnistämä Valtike-hanke vaati järjestelmämuutoksia keskuskirjanpidon järjestelmään. Näin valtion laajennettu tilinpäätös oli mahdollista toteuttaa. Deloitte toteutti valtion nykyisen SAP BPC -pohjaisen keskuskirjanpitojärjestelmän korvaamisen SAP Group Reporting -ratkaisulla yhdessä Palkeiden ja Valtiokonttorin kanssa.
Kuvassa vasemmalta: Tommi Smolander, Helena Lappalainen, Markus Kaihoniemi
Taustalla uusi teknologia ja lainsäädännön muutospaineet
Valtion keskuskirjanpitojärjestelmän SAP BPC-tuotetuki oli päättymässä, ja järjestelmä oli päivitettävä uuteen teknologiaan ennen sitä. Samaan aikaan meneillään oli myös valtion tilinpäätöksen kehittämishanke (Valtike), jonka tavoitteena oli aiempaa kokonaisvaltaisemman kuvan antaminen valtiontalouden kokonaisuudesta. Tämän hankkeen vaatimuksena oli järjestelmäuudistuksen lisäksi muutokset lainsäädäntöön.
Palkeiden tavoitteena oli myös hyödyntää uuden teknologian tuomat automaation mahdollisuudet – kuitenkin niin, että käyttöönotossa laatu ja riskienhallinta olivat etusijalla.
”Uudistamishankkeen lähtötilanne oli hyvä. Perusasiat toimivat aiemmassa järjestelmässä, jonka elinkaari oli kuitenkin päättymässä. Tavoitteenamme oli varmistaa elinkaaren jatkuvuus. Samanaikaisesti valtion tilinpäätöksen sisältöä kehitettiin valtiovarainministeriön vetämässä Valtike-hankkeessa. Raportointi on järjestelmähankkeen pihvi. Nyt oli hyvä hetki päivittää itse järjestelmän lisäksi myös sen sisältöä ja laatua”, Palkeiden kehittämisestä vastaava johtaja Helena Lappalainen sanoo.
”Uudistamishankkeen lähtötilanne oli hyvä. Perusasiat toimivat aiemmassa järjestelmässä, jonka elinkaari oli kuitenkin päättymässä. Tavoitteenamme oli varmistaa elinkaaren jatkuvuus."
Helena Lappalainen, Palkeet
”Meillä oli heti kilpailutuksesta lähtien selvää, että hyödymme projektissa laaja-alaisesti kansainvälistä osaamistamme ja kokemustamme."
Markus Kaihoniemi, Deloitte
Kansainvälinen yhteistyö ja tarkka aikataulutus
Deloitte teki ennen käyttöönottohanketta esiselvityksen uuden SAP-ratkaisun soveltuvuudesta valtion tarpeisiin. Uusi SAP Group Reporting -järjestelmä todettiin valtion tarpeisiin sopivaksi.
Palkeet kilpailutti hankinnan neuvottelumenettelyllä. Deloitte pystyi osoittamaan kilpailutuksessa aiemman globaalin kokemuksen vastaavista toteutuksista ja tuli valituksi uuden järjestelmän toimittajaksi.
”Meillä oli heti kilpailutuksesta lähtien selvää, että hyödymme projektissa laaja-alaisesti kansainvälistä osaamistamme ja kokemustamme. Olemme tehneet useita vastaavanlaisia hankkeita maailmalla”, Deloitten projektista vastannut partneri Markus Kaihoniemi kertoo.
Käyttöönottoprojekti käynnistyi syksyllä 2023. Projektissa oli alusta lähtien mukana Deloitten asiantuntijoita useasta eri maasta. Deloittelaisia oli Suomen lisäksi Belgiasta, Portugalista ja Romaniasta, ja työpajoissa työtä tehtiin kahdella kielellä, suomeksi ja englanniksi.
Projektin suunnittelu ja toteutus etenivät tarkasti määritellyn aikataulun mukaisesti. Aluksi määriteltiin toiminnalliset vaatimukset ja suunniteltiin itse järjestelmän toimeenpano. Teknisen rakennusvaiheen aikana rakennettiin toiminnalle kriittiset rakenteet ja konsolidointisovellus sekä määriteltiin raportit. Testausvaiheessa varmistettiin rakennetun järjestelmän toimivuus.
”Hankkeessa oli mukana asiantuntijoita useista eri organisaatioista. Työtä tehtiin yhdessä – voisi sanoa, että osaaminen oli nimenomaan tiimissä. Yhteistyö ihmisten ja organisaatioiden välillä toimi erittäin hyvin ja lähipäivät vielä entisestään vahvistivat me-henkeä. Jokaisella asiantuntijalla oli oma roolinsa, mutta kaikille oli tärkeää hahmottaa kokonaisuus asioiden vaikuttavuuden ymmärtämiseksi”, projektinvetäjänä Deloittella toiminut Tommi Smolander sanoo.
Kaihoniemen ja Lappalaisen mukaan yhteen hiileen puhaltaminen näkyi myös siinä, että kaikki tahot olivat mukana esittelemässä hankkeen etenemistä ohjausryhmälle.
Uuden järjestelmän testaus ja käyttäjien koulutus lähtivät käyntiin kesällä 2024. Palkeet ja Valtiokonttori käyttivät rinnakkain vanhaa ja uutta järjestelmää koko tilivuoden 2024 osalta, jotta varmistettiin järjestelmän virheettömyys sekä siirtymän sujuvuus. Kun vuoden 2024 tilinpäätös oli laadittu vanhalla järjestelmällä, siirryttiin vuoden 2025 osalta onnistuneesti kokonaan uuden järjestelmän käyttöön.
Laajennettu tilinpäätös tehokkaasti ja laadukkaasti
Uudistettu järjestelmä on parantanut Palkeiden toimintaa. Uusi SAP Group Reporting mahdollistaa datan reaaliaikaiset päivitykset ja nopeuttaa tilinpäätöksen laadintaa. Lisäksi tietojen oikeellisuuden varmistaminen helpottuu ja työn tehokkuus kasvaa. Yhteistyö Palkeiden ja Valtiokonttorin kanssa oli sujuvaa koko hankkeen ajan. Lopputuloksena oli onnistunut käyttöönotto täysin aikataulussaan ja budjetti alittaen.
”Haluan sanoa isot kiitokset kaikkien mukana olleiden eri organisaatioiden asiantuntijoille. He tekivät tämän työn yhdessä. Se on todellakin hatunnoston arvoinen suoritus”, Lappalainen toteaa.
Valtion keskuskirjanpito pyörii nyt uudessa järjestelmässä. Seuraavaksi alkaa valmistautuminen ensi vuoden tilinpäätökseen.
”Ei ole itsestäänselvyys, että asiat toimivat näin sujuvasti. Oli hienoa nähdä, että kansainvälinen joukko toimi saumattomasti yhdessä. Palkeet ja Deloitte muodostivat yhtenäisen tiimin, joka löysi yhteiset ratkaisut kaikkiin haasteisiin. Hienoa, että saamme rakentaa yhdessä asiakkaidemme kanssa toimivampaa yhteiskuntaa meille kaikille,” Kaihoniemi toteaa.
