La révolution de la facturation électronique en Belgique

Pourquoi se préparer à temps ? 

La facturation électronique n’est pas seulement un phénomène belge, une feuille de route* a été élaborée pour l’ensemble de l’Union européenne. En outre, la facturation électronique n’est pas près(prête) de disparaître. Il est donc important que les entreprises commencent à préparer cette transition dès maintenant, afin de ne pas faire face à des surprises dès l’entrée en vigueur de cette mesure.

Lorsqu’il est l’heure de faire le choix d’une plateforme de facturation électronique, il est essentiel d’aller au-delà des exigences légales. Cette plateforme peut vous permettre d’intégrer vos flux de facturation avec vos processus internes. Ainsi, vous pouvez optimiser vos processus de différentes manières :

1. La facturation électronique facilite les tâches de vos collaborateurs et, surtout, améliore l’efficacité. L’automatisation des tâches répétitives, telles que la saisie manuelle des données et les processus d’approbation, réduit le risque d’erreurs et accélère le délai d’exécution de la facturation.
2. L’automatisation permet aux collaborateurs de se concentrer sur des tâches qui ajoutent de la valeur à l’entreprise, comme l’optimisation de l’expérience client, tout en consacrant moins de temps à l’administration.
3. En outre, la facturation électronique permet de renforcer les mesures de sécurité pour les données financières sensibles. Un cryptage fort et des protocoles de sécurité avancés protègent les entreprises contre les violations de données. De cette manière, l’entreprise peut non seulement assurer la continuité des activités, mais aussi se conformer aux lois et réglementations de plus en plus strictes en matière de protection des données.

Quelles démarches devez-vous accomplir ?  

Étape 1 : Évaluation du système de facturation

L’une des étapes essentielles du passage à la facturation électronique est l’évaluation approfondie du système de facturation actuel. Il s’agit de déterminer dans quelle mesure votre entreprise est prête à passer à un système numérique. Il s’agit notamment d’évaluer les logiciels utilisés, l’infrastructure technologique et la capacité à générer et à envoyer des factures électroniques. Votre système actuel est-il suffisamment flexible pour répondre à ces nouvelles exigences ou devez-vous passer à une plateforme de facturation électronique spécialisée ?En plus d'évaluer votre système de facturation, c'est également le moment idéal pour cartographier l'ensemble de vos processus commerciaux. La méthodologie souvent utilisée est la suivante

1) Phase d'analyse :

Nous dressons un tableau de vos processus commerciaux actuels et identifions les processus commerciaux souhaités.

2) Phase exploratoire :

Sur la base des exigences établies lors de la phase d'analyse, nous recherchons la solution la plus adaptée à votre entreprise. Vous recevrez une liste de solutions logicielles potentielles, le coût estimé (coût de mise en œuvre, coût de licence) et une invitation à une démonstration.

3) Implémentation et paramétrage :

Une fois la solution choisie, nous pouvons commencer à mettre en œuvre le système sur mesure pour votre entreprise.

Aujourd'hui, de nombreuses solutions sont disponibles sur le marché, tout comme de nombreux fournisseurs de qualité médiocre. Comprendre et cartographier vos processus commerciaux vise à filtrer ces solutions de qualité médiocre. Cela vous évite les mauvaises surprises à une étape ultérieure du processus.

Étape 2 : Formation du personnel

Nous ne devons pas oublier l'aspect humain. La numérisation n'est réussie que si vos employés qui utilisent la nouvelle technologie sont suffisamment soutenus. Le succès du passage à la facturation électronique dépend en partie de l’engagement et des compétences de vos collaborateurs. Comme pour toute nouvelle technologie, la formation du personnel et les programmes de sensibilisation sont essentiels pour une transition souple.

Conclusion

La facturation électronique doit faire partie des points principaux inscrits à l’agenda 2024. Une préparation minutieuse est primordiale pour se conformer à la nouvelle législation dans les délais fixés. En prenant des mesures adéquates, vous vous assurez de respecter la loi, mais vous ouvrez également les portes aux avantages offerts par un flux de travail numérique optimisé. Votre réussite future dépendra de vos process digitaux. Contactez-nous pour une transition fluide vers la facturation électronique. 

* Contactez notre équipe si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur le déploiement de la facturation électronique au sein de l’Union européenne.