Het (jaarlijks) onderhoud van uw maatschap

1. Jaarlijkse compliance-verplichtingen

Een maatschap moet elk jaar overgaan tot de opmaak van een jaarrekening, op basis van haar boekhouding. Deze opmaak moet in vele gevallen in het eerste semester van het daaropvolgende kalenderjaar gebeuren. De jaarrekening wordt vervolgens besproken op de algemene vergadering. Op deze manier worden de vennoten betrokken bij het beheer van de maatschap en krijgen zij inzicht in (de evolutie van) het maatschapsvermogen. 
Bovendien zorgt het voeren van een boekhouding en de opmaak van de jaarrekening ervoor dat de samenstelling en de historiek van het maatschapsvermogen eenvoudig aan te tonen is, hetgeen wenselijk is in het kader van een uitgewerkte familiale planning.
Deze jaarrekening moet evenwel niet worden neergelegd en wordt bijgevolg ook niet gepubliceerd, zodat de informatie omtrent het vermogen dat de maatschap beheert, afgeschermd blijft voor derden. Naar aanleiding van deze jaarlijkse algemene vergadering is het aangeraden om ook meteen de informatie in het UBO-register te bevestigen. De maatschap dient bij haar oprichting immers de uiteindelijke begunstigde(n) te registreren in het UBO-register, waarna deze gegevens ieder jaar moeten worden bevestigd. Indien zich in de loop van het jaar een wijziging m.b.t. de UBO’s van de maatschap zou voordoen, moet het UBO-register binnen de maand worden aangepast.

2. Periodieke aandachtspunten

Het is aangeraden om op regelmatige basis (minstens elke 5 jaar) na te gaan of de spelregels van de maatschap nog steeds up-to-date zijn en nog in overeenstemming zijn met onder meer de wensen van partijen, de familiale situatie en/of de gewijzigde wetgeving. Ook wanneer zich een bijzondere gebeurtenis voordoet (bv. overlijden van één van de vennoten of bestuurders van de maatschap) is het aangewezen om de statuten van de maatschap opnieuw tegen het licht te houden. Een statutenwijziging kan in dat geval immers noodzakelijk of gewenst zijn. Vergeet bij eventuele wijzigingen in de aandelenstructuur (uittredingen, bijkomende inbrengen, ...) niet om het aandelenregister van de maatschap bij te werken. Zo kan zeer eenvoudig worden aangetoond wie de aandelen van de maatschap aanhoudt. Indien nodig moet de opgenomen informatie in het UBO-register of de Kruispuntbank voor Ondernemingen eveneens worden aangepast.

Indien u voormelde verplichtingen goed opvolgt, is de maatschap nog steeds een discreet en flexibel vehikel, dat een grote meerwaarde biedt bij een transparant en gecontroleerd beheer van het (familie) vermogen. Uw bank (en haar compliance-afdeling) zal deze transparantie zeker weten te appreciëren.