KSeF: Krajowy System e-Faktur wychodzi na prostą – podsumowanie konsultacji KSeF

Zawirowania wokół e-faktur

Krajowy System e-Faktur, który umożliwia podatnikom wystawianie i otrzymywanie faktur w jednolitym, ustrukturyzowanym formacie elektronicznym za pośrednictwem publicznej platformy, już od kilku lat należy do kluczowych przedsięwzięć Ministerstwa Finansów. Wystartował z początkiem 2022 r. jako rozwiązanie dobrowolne, które okazało się cieszyć minimalnym zainteresowaniem pomimo promowanych korzyści dla przedsiębiorców, takich jak możliwość automatycznego przetwarzania faktur, krótszy termin zwrotu podatku naliczonego, czy zwolnienie z obowiązku archiwizacji faktur. Od 1 lipca 2024 r. miał jednak stać się obowiązkowy dla każdego podatnika VAT z siedzibą albo stałym miejscem prowadzenia działalności w Polsce (o ile uczestniczy ono w danej transakcji).

Nadejście KSeF, które z początkiem roku wydawało się już bardzo bliskie, zostało jednak opóźnione decyzją nowego rządu. Na konferencji prasowej w drugiej połowie stycznia resort finansów poinformował, że analiza przeprowadzona przez nowe kierownictwo wykazała poważne błędy w systemie e-faktur, w związku z czym obowiązek korzystania z niego będzie mógł zostać wprowadzony najwcześniej w 2025 r.

Wkrótce potem ministerstwo ogłosiło konieczność przeprowadzenia audytu technologicznego systemu. Jednocześnie powstałe opóźnienie wykorzystano, aby rozpocząć nową rundę konsultacji dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur i zaadresować niektóre problemy i wątpliwości merytoryczne, zauważone przez podatników wdrażających u siebie fakturowanie ustrukturyzowane.

Ministerstwo Finansów reaguje na głosy podatników

Konsultacje trwały od połowy lutego do 1 marca 2024 r. i miały one na celu zbadanie nastawienia i oczekiwań przedsiębiorców względem Krajowego Systemu e-Faktur. W trakcie dziewięciu spotkań zorganizowanych przez MF podnoszono liczne kwestie merytoryczne, nieraz na wysokim poziomie szczegółowości, które przysporzyły podatnikom trudności lub wątpliwości w trakcie podejmowanych przez nich wysiłków wdrożeniowych. Obecnie wiemy już, na jakie zmiany w przepisach i funkcjonowaniu systemu możemy liczyć.

Jednym z bardziej kontrowersyjnych zagadnień dotyczących KSeF było wystawianie w tym systemie faktur konsumenckich. Chociaż w okresie fakultatywności systemu dopuszczono taką możliwość, Ministerstwo Finansów zdecydowało się zrezygnować z niej w okresie obowiązkowym. Z zadowoleniem przyjęli to między innymi niektórzy detaliści, którzy wskazywali na trudności związane z wystawianiem faktur podczas obsługi klientów w kasach sklepów stacjonarnych. Inni podatnicy obawiali się natomiast utrzymywania dwóch odrębnych przepływów faktur sprzedażowych oraz trudności związanych z identyfikacją statusu kontrahenta.

Ostatecznie faktury konsumenckie mają być wystawiane w KSeF fakultatywnie. Konsument otrzyma wtedy fakturę oznaczoną kodem QR, który pozwoli mu na dostęp do niej w systemie. Natomiast dla przedsiębiorców, którzy nie będą chcieli wystawiać faktur B2C w KSeF przewidziano ułatwienie w postaci tzw. zasady samoidentyfikacji – podatnicy VAT, w tym podatnicy zwolnieni, będą mieli obowiązek zidentyfikować się NIP, jeżeli dokonują nabycia na potrzeby działalności gospodarczej. Bez faktury wystawionej w KSeF zostaną pozbawieni prawa do odliczenia KUP w podatku dochodowym.

Nie mniej emocji budził postulat etapowej implementacji obowiązkowego KSeF. Zwolennicy tego rozwiązania przywoływali badania rynkowe, wskazujące na niski stopień przygotowania, czy nawet świadomości nadchodzących nowych obowiązków wśród małych i średnich przedsiębiorstw. Z drugiej strony wskazywano natomiast na trudności dla dużych organizacji, które byłyby zmuszone utrzymywać różne procesy udostępniania i otrzymywania faktur dla kontrahentów krajowych w zależności od rozmiaru danej organizacji.

Ministerstwo Finansów zdecydowało, że obowiązkowy KSeF wystartuje jednocześnie dla wszystkich objętych nim podmiotów, w tym podatników zwolnionych (wcześniej mieli oni zostać objęci tym systemem z półrocznym opóźnieniem). Odroczone zostanie natomiast wprowadzenie obowiązku wskazywania numerów identyfikujących e-faktury w KSeF przy płatności za nie – zarówno w MPP, jak i poza tym mechanizmem – oraz likwidacja faktur fiskalnych i paragonów fiskalnych uznawanych za faktury. Przedstawiciele MF zasygnalizowali, że okres odroczenia mógłby potrwać nawet dłużej, niż wcześniej przewidywane pół roku – zastrzegając, że jest to wciąż przedmiotem analiz. Ponadto, w okresie przejściowym podatnicy wystawiający faktury do kwoty 10 tys. zł miesięcznie, z których żadna nie przekracza 450 zł, będą mogli wystawiać faktury papierowe z pominięciem KSeF.

Wielu podatników było zainteresowanych korzystaniem z tzw. trybu offline – możliwości wystawiania faktur w formacie ustrukturyzowanym, które byłyby przesyłane do KSeF z pewnym opóźnieniem, już po wydaniu ich nabywcy. Dotychczas MF zakładało, że możliwość ta będzie miała zastosowanie w sytuacjach awarii lub planowanej niedostępności KSeF czy też problemów po stronie podatnika. Po zmianach w ustawie o VAT, tryb offline ma być możliwy do zastosowania w każdych okolicznościach – przynajmniej w początkowym okresie obligatoryjnego KSeF, pod warunkiem przesłania faktury do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.
Podczas spotkania podsumowującego przedstawiciele strony rządowej poruszyli także szereg innych kwestii. Dowiedzieliśmy się między innymi, że:

• opublikowane zostaną objaśnienia podatkowe, dotyczące identyfikacji stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, które jest kryterium obligującym podatnika do wystawiania faktur w KSeF,
• dla faktur za media, usługi telekomunikacyjne i innych faktur zbiorczych Ministerstwo Finansów przygotuje schemę ustrukturyzowanego załącznika do faktury, który będzie udostępniany nabywcy za pośrednictwem KSeF,
• do konsultacji zostanie udostępniona dokumentacja dla dostawców rozwiązań informatycznych zintegrowanych z KSeF, a MF planuje również organizację spotkań z deweloperami IT,
• certyfikaty służące do generowania kodów QR umieszczanych na fakturach wystawianych w trybie offline będzie można pozyskać jeszcze w okresie fakultatywnym,
• w 2. połowie kwietnia zostanie uruchomiona aplikacja mobilna do obsługi KSeF,
• w maju we wszystkich urzędach skarbowych rozpoczną się szkolenia dla podatników dotyczące korzystania z KSeF, a od lipca w ramach Krajowej Informacji Skarbowej zostanie uruchomiona infolinia KSeF.

Co dalej z Krajowym Systemem e-Faktur?

Przedstawiciele Ministerstwa Finansów zapowiedzieli, że 3 kwietnia 2024 r. zostanie udostępniony nowy projekt przepisów wdrażających omówione powyżej założenia oraz rozpoczną się konsultacje w tym zakresie. Natomiast wyznaczenie terminu wejścia w życie obowiązkowego KSeF, jak również ujawnienie docelowych wersji projektów legislacyjnych nastąpi na przełomie kwietnia i maja – zgodnie z deklaracją min. Domańskiego. MF liczy, że proces legislacyjny zakończy się do 1 lipca 2024 r. Biorąc pod uwagę zapowiedzi zachowania co najmniej półrocznego vacatio legis,
Krajowy System e-Faktur w fazie obowiązkowej mógłby wystartować już z początkiem 2025 roku.

Szkolenie on-line: Faktury ustrukturyzowane i Krajowy System e-Faktur (KSeF) w praktyce

Otwarte szkolenie on-line: 13 czerwca 2024 r., godz. 10:00 – 14:00

ZAREJESTRUJ SIĘ