Vil omfanget av varslingssaker øke som følge av tydeliggjøringen av kravene til psykososialt arbeidsmiljø?

Endringene i arbeidsmiljøloven § 4-3

Den 1. januar 2026 trådte endringene i regelverket om psykososialt arbeidsmiljø i kraft. Endringene innebærer ingen nye krav, men konkretiserer hvilke psykososiale forhold arbeidsgiver skal ta hensyn til for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i virksomheten. Formålet er å gjøre det enklere for både arbeidsgiver og arbeidstaker å forstå hva som inngår i det psykososiale arbeidsmiljøet.

Den tidligere lovteksten ga allerede føringer for hva som skulle anses som psykososiale arbeidsmiljøfaktorer, blant annet ivaretakelse av arbeidstakernes integritet og verdighet, mulighet for kontakt og kommunikasjon med andre arbeidstakere, vern mot trakassering og annen utilbørlig opptreden, samt beskyttelse mot vold, trusler og uheldige belastninger.

I tillegg til disse forholdene er det nå presisert at også følgende forhold skal anses som psykososiale arbeidsmiljøfaktorer:

• Uklare eller motstridende krav og forventninger i arbeidet
• Emosjonelle krav og belastninger i arbeidet med mennesker
• Arbeidsmengde og tidspress som innebærer ubalanse
• Støtte og hjelp i arbeidet

Konkretiseringen gjør reglene mer individfokuserte og subjektive. Det er vanskelig å etablere generelle standarder for disse forholdene, ettersom terskelen for hva som oppleves som belastende vil variere mellom arbeidsplasser og bransjer, og i stor grad bero på den enkelte arbeidstakers situasjon. Konkretiseringen vil imidlertid gjøre det enklere for arbeidstakere å identifisere og påberope seg brudd på kravet til det psykososiale arbeidsmiljøet, samtidig som det kan bidra til at helt ordinære personalsaker kanaliseres inn i varslingssystemet.

Hva innebærer endringene – økt risiko for varslingssaker?

En arbeidstaker har etter arbeidsmiljølovens kapittel 2A rett til å varsle om «kritikkverdige forhold» i virksomheten. Når et slikt varsel kommer inn, plikter arbeidsgiver å foreta undersøkelser av varslet og omstendighetene rundt dette for å vurdere om det foreligger slike kritikkverdige forhold som det er varslet om. Samtidig har varsleren et vern mot gjengjeldelse.

Deloitte fungerer som ekstern varslingskanal for en rekke virksomheter, og erfarer at varslingskanalene allerede i stor grad benyttes til personalsaker. Bekymringen er at tilstrømningen av denne typen saker vil øke fremover, og at arbeidsgivere vil pålegges flere omfattende undersøkelser enn tidligere som følge av presiseringen av det psykososiale arbeidsmiljøet.

KI-verktøy blir samtidig stadig mer tilgjengelige for ansatte i norske virksomheter, og ansatte kan nå be KI om hjelp til å formulere varsler. I den forbindelse kan de nye eksemplene i arbeidsmiljøloven § 4-3 benyttes som knagger å henge varslet på. Der en ansatt tidligere kanskje opplevde noe ubehagelig på arbeidsplassen uten å koble det til arbeidsmiljøloven, kan KI nå bidra til å identifisere og formulere opplevelsen slik at den treffer innenfor de nye eksemplene på brudd. Dette innebærer at situasjoner som tidligere ble håndtert som ordinære personalsaker, nå risikerer å bli kanalisert inn i det formelle varslingssporet.

Presiseringen av de psykososiale arbeidsmiljøfaktorene vil imidlertid bidra til å bevisstgjøre den enkelte arbeidstaker om sine rettigheter på området, og gjøre det enklere å identifisere når det foreligger brudd som bør meldes gjennom varslingskanalen. På den måten vil også de nye reglene synliggjøre kritikkverdige forhold på arbeidsplassen slik at virksomheten får et mer korrekt bilde av situasjonen.

Varslingssaker kan medføre omfattende prosesser med intervjuer, dokumentasjon og rapportering. Ressursbruken kan være betydelig, både i form av tid, kostnader og organisatorisk kapasitet. For mange virksomheter kan en økning i varslingssaker innebære at HR-avdelinger og ledere må bruke mer tid på formelle undersøkelser, også i saker som kunne vært løst mer hensiktsmessig gjennom ordinær dialog og oppfølging. Slike prosesser er ofte belastende for de berørte parter.

Det kan også avslutningsvis bemerkes at det i høringsnotatet til den nye KI-loven er foreslått at ansatte skal benytte varslingskanalen ved brudd på KI-regelverket. Dersom arbeidsgiver legger til rette for dette, vil også dette kunne påvirke omfanget av varslingssaker fremover.

De nye endringene i arbeidsmiljøloven og KI-regelverket gjør dette til et naturlig tidspunkt for å foreta en evaluering av varslingsrutinene i virksomheten, kontrollere at varslingsrutinene og retningslinjene fungerer slik de skal, og eventuelt tilpasse disse til det nye regelverket.

Forebygging er nøkkelen - Deloitte deler fem tips til forebyggende tiltak

De nye reglene om psykososialt arbeidsmiljø, kombinert med økt tilgang til KI-verktøy, vil etter vår vurdering legge til rette for økt bruk av virksomhetens varslingskanal. For arbeidsgiver er det nå viktig å være proaktiv. Det beste vernet mot en økt bruk av virksomhetens varslingskanal er et godt psykososialt arbeidsmiljø og systemer som fanger opp utfordringer på et tidlig stadium.

Nedenfor følger Deloittes beste tips til forebyggende tiltak:

1. Vær oppmerksom på at ansatte i økende grad kan benytte KI-verktøy til å formulere varsler. Styrk den direkte dialogen med medarbeiderne for å håndtere bekymringer før de eskalerer til formelle varslingssaker.
2. Vurder om varslingsrutinene, retningslinjene og varslingskanalen er oppdaterte og i tilstrekkelig grad tar høyde for de psykososiale arbeidsmiljøfaktorene, samt eventuelle brudd på KI-regelverket hvis aktuelt.
3. Sørg for tilstrekkelig opplæring av ledere, både i håndtering av vanskelige samtaler og personalsaker, og i de nye reglene om psykososialt arbeidsmiljø og hva disse innebærer.
4. Informer de ansatte om virksomhetens varslingsrutiner og sørg for god opplæring i bruken av varslingskanalen. Tydeliggjør forskjellen mellom personalsaker og varslingssaker, og opplys om fordelene ved å håndtere saker utenfor varslingsinstituttet der dette er hensiktsmessig.
5. Etabler gode systemer for tidlig dialog og konfliktløsning.
   

Ta gjerne kontakt med oss dersom dere har spørsmål om det nye regelverket eller ønsker bistand med rutiner, retningslinjer og forebyggende tiltak. Vi kan også gi mer informasjon om muligheten for å etablere en ekstern varslingskanal gjennom Deloitte.