Bruk av varslingskanal har gjennom lang tid vist seg som den mest effektive oppdagelseskilden, ved at det sikrer virksomhetene rask tilgang til kritisk informasjon, samtidig som at varslere i større grad også henvender seg til virksomheten fremfor pressen eller lignende.
I oktober 2019 ble «Varslingsdirektivet» vedtatt i EU. Fristen for å implementere direktivet i EU er satt til 17. desember 2021. I forbindelse med gjennomføringen vil en rekke virksomheter måtte stille seg spørsmålet om de oppfyller direktivets krav til varslingskanal og varslingsrutiner, og om de er rustet for at flere vil kunne få rollen som varsler.
Etter arbeidsmiljøloven er norske arbeidsgivere forpliktet til å utarbeide varslingsrutiner, følge opp og undersøke varsler om kritikkverdige forhold, samt sikre at varslere har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Disse forpliktelsene gjelder uavhengig av EUs varslingsdirektiv.
Ettersom Norge ikke er medlem av EU, vil derfor ikke fristen 17. desember og direktivet som sådan være av avgjørende betydning for norsk lovgivning. Frem til ytterligere klargjøringer og vurderinger av hvordan og eventuelt om Norge skal implementere hele eller deler av direktivet er foretatt, vil norske arbeidsgivere være forpliktet til å etterleve kravene til varsling etter arbeidsmiljøloven. Det er særlig utvidelsen av personkretsen i direktivet som potensielt vil kunne medføre at norske virksomheter må endre sine varslingsrutiner.
I tillegg vil virksomheter som utøver aktivitet på tvers av landegrenser i Europa være forpliktet til å følge direktivet i henhold til lokal rett, og det er viktig å sørge for at både norske og internasjonale forpliktelser etterleves, og det er viktig å sørge for at både norske og internasjonale forpliktelser etterleves.
Direktivet skal sørge for bedre håndheving av EU-retten innenfor spesifikke områder, herunder blant annet personvern, forbrukervern, finansielle tjenester og miljøvern. Implementeringen av direktivet vil medføre at kretsen av personer som kan få rollen som varsler utvides, sammenlignet med hvem som regnes som varslere etter arbeidsmiljøloven. For eksempel vil oppdragstakere, selvstendige næringsdrivende, leverandører og frivillige kunne få et varslingsvern, i motsetning til status i dag. Direktivet skal også sikre rettighetene til den eller de det varsles om, særlig hva gjelder taushetsplikt og vern om deres identitet.
Dersom man skal merke seg kun én ting om direktivet, er at alle private virksomheter med over 50 ansatte og alle offentlige virksomheter må etablere varslingskanal for virksomheten. Varslingskanalen kan være intern eller bli håndtert av en tredjepart. På nærmere vilkår kan det også kreves varslingsrutiner og varslingskanal for private virksomheter med under 50 ansatte.
Hvorvidt virksomheten skal håndtere varslinger selv eller opprette en ekstern varslingskanal, avhenger av flere faktorer som f.eks. størrelsen på virksomheten, arten av saker og ressursene i selskapet. Det er mange virksomheter som opplever at det er krevende å drifte en egen varslingskanal og håndtere innkommende varslinger. Det stiller krav til tilpasning, tilrettelegging, administrasjon og vedlikehold av kanalen. Særlig utvidelsen av personkrets etter direktivet, vil kunne få store konsekvenser for den enkelte virksomhets mulighet til å håndtere varsler og varslingsprosesser internt. I tillegg kan det oppstå interessekonflikter og en risiko for å avsløre varslers identitet.
Deloitte Advokatfirma erfarer at flere virksomheter velger å benytte seg av adgangen til å etablere en ekstern varslingskanal. Fordelen er at håndtering, administrasjon og oppfølging av kanalen og varsler skjer gjennom en nøytral tredjepart. Tilbakemeldingene vi får er at både virksomheten og arbeidstakerne opplever det som effektivt, trygt og forsvarlig og at moderne varslingssystemer gir mulighet for å skape bedre dialog med varsler samtidig som man bevarer anonymitet. Vår vurdering er at arbeidsgivere som legger ned innsats i sine varslingssystemer, og aktivt foretar en vurdering av hvorvidt virksomhetens varslingssystem er bedre ivaretatt gjennom en ekstern varslingskanal, vil være bedre rustet til å håndtere og implementere eventuelle endringer i lys av direktivet. Ved å ha et solid fundament og system på plass vil endringer kunne gjennomføres effektivt, samtidig som virksomheten overholder sin aktivitetsplikt, og unngår erstatningskrav og omdømmetap.
Deloitte Advokatfirma har følgende fem tips til å bli bedre rustet for varslingsdirektivet:
Dersom din virksomhet allerede opplever utfordringer knyttet til etterlevelse av de overnevnte forpliktelsene, anbefaler vi en gjennomgang av varslingssystemet i virksomheten før eventuelle endringer trer i kraft på bakgrunn av direktivet. Ta kontakt med oss for en uforpliktende prat om hvordan vi kan bistå din bedrift til å bli bedre rustet for varslingsdirektivet.
Tjenester: Personvern og teknologi