Publisert: 16. mars 2023
Av: Eivind Brandt
«Innføring av nye IT-systemer er enkelt» - har ingen leder noensinne sagt. Nye digitale løsninger skal normalt bidra til bedre pasientbehandling og/eller økt effektivitet. Likevel vet vi at 70 % av store teknologiprosjekter feiler i innføringsfasen. Mange sliter med å få med seg alle ansatte. Så hvordan får du med deg de ansatte som mangler kunnskap om fremtidens teknologi? Hvordan får du med deg de som blir urolige så fort noen sier «oppgradering», og som etter flere krevende endringsprosesser har utviklet dataskrekk?
Heldigvis er det enkle ofte det beste. Du bør formidle formålet med innføringen, forventet verdi og kostnader, måling av disse, og hvordan teknologien skal innføres. Ofte er vi redde for å formidle at formålet er effektivisering, eller at noens hverdag kan bli mer krevende uten at de selv er direkte tjent med det. Det trenger vi ikke å være. De fleste er villige til å bidra litt ekstra til fellesskapet, så lenge de forstår hvordan det gagner fellesskapet og opplever at innsatsen deres blir verdsatt. Det enkle er ofte det beste: Vær åpen og ærlig om både fordeler og ulemper, så vil motstand gjennom hele prosessen bli mindre.
Hvorfor stopper det likevel opp? Ved å tenke på innføring allerede i planleggingsfasen, kan de nye digitale løsningene bygges med et brukergrensesnitt tilpasset både superbrukeren og den med dataskrekk. Det må ikke bare være intuitivt å bruke – det bør også være lett å lære for ansatte uten grunnleggende teknologikompetanse. Nye arbeidsprosesser som følger av ny teknologi bør gradvis rulles ut med tilstrekkelig tid til opplæring. Slik kan overgangen bli best mulig. Til slutt er det viktig å anerkjenne at noen ansatte vil ha behov for ekstra oppfølging. Det er viktig å forstå deres frustrasjon, og legge til rette for nødvendig ekstraordinær støtte i en periode med reduserte bidrag på andre områder. Ved å tenke på innføring fra start, bidrar du til at de digitale løsningene raskere skaper verdi.
Det viktigste for å lykkes er at ansatte tidlig får gode erfaringer med det nye systemet. Dette har vi erfart gjennom innføring av mange digitale løsninger i helsesektoren. Fra Nobelprisvinnende forskning vet vi at suksess er avhengig av at du gjør endringen menneskelig. Gjør det naturlig å ta i bruk ny teknologi ved å sikre at du kan svare ja på fem spørsmål: 1) Er systemet intuitivt å bruke? 2) Lønner endringen seg for individet? 3) Får alle nødvendig støtte og trygghet, eksempelvis fra en digital fadder? 4) Kan du synliggjøre andres suksesshistorier? 5) Henger systemet sammen med andre arbeidsprosesser? Ved å gjøre det lett for ansatte å ta gode valg, gjør du det også lettere å innføre ny teknologi.
Ny teknologi er ikke innført før ansatte har snudd fra dataskrekk til daglig drift. For å lykkes bør du derfor:
Deloitte Helse
Vi satser på helsesektoren! Deloitte er Norges største kunnskapshus innenfor rådgivningstjenester i helsesektoren. Vi arbeider med nasjonale myndigheter, regionale helseforetak, helseforetak i alle landets regioner, og kommunal sektor. Vi er mer enn 100 personer som jobber med helse. Sammen med helsesektoren jobber vi for å skape helhetlige, trygge og nyskapende tjenester som fremmer helse og mestring.