Vijf veelvoorkomende uitdagingen met Operational Transfer Pricing

Het implementeren van Transfer Pricing-beleid kan uitdagend zijn voor alle bedrijven – ongeacht de schaal of complexiteit.  

Operational Transfer Pricing (OTP), kijkt naar hoe deze beleidselementen worden geïmplementeerd, bestrijkt data, processen, mensen en technologie. Dit goed doen is echter geen eenvoudige taak. Volgens een eerdere marktenquête van Deloitte geloven bijna 70% van de Heads of Tax bij meer dan 250 multinationals dat er ruimte is voor verbetering in de OTP-processen van hun groep.  

Gezien de breedte van de benodigde data voor Transfer Pricing en de verschillende teams binnen Tax en Finance die vaak betrokken zijn bij het uitvoeren van OTP-processen, kunnen de uitdagingen divers zijn en een echte impact hebben op een organisatie. 

Inefficiënte of onnauwkeurige implementatie van Transfer Pricing-beleid kan leiden tot echte kasuitstromen door grote eindejaar aanpassingen, belastingboetes en straffen. Evenzo zorgt het verlies van kostbare tijd aan het uitvoeren van repetitieve, handmatige taken ervoor dat belangrijke middelen worden afgeleid van activiteiten met een hogere toegevoegde waarde. 

Dus, wat zijn de meest voorkomende OTP-uitdagingen en waarom vormen ze zo'n probleem voor organisaties? En wat zijn enkele overwegingen die groepen in gedachten moeten houden bij het aanpakken van deze uitdagingen? Hier is onze top 5: 

Een - Onbetrouwbare Data:

De onderliggende data voor Transfer Pricing-berekeningen kan moeilijk te ontrekken zijn uit bronsystemen, vooral in het vereiste formaat. Het kan ook moeilijk zijn om ervoor te zorgen dat er het juiste niveau van detaillering in de verzamelde data is en dat dit consistent is over de hele groep, met name waar er verschillende bronsystemen worden gebruikt.  

Risico's kunnen ontstaan wanneer verschillende teams binnen een organisatie verschillende versies van datasets gebruiken (bijvoorbeeld waar lokale statutaire aanpassingen buiten bronsystemen worden gemaakt), wat kan leiden tot inconsistenties met Transfer Pricing-beleid, belasting- en statutaire aangiften en de noodzaak voor een “één bron van waarheid” en effectieve controles en documentatie vergroot.   

Naarmate belastingautoriteiten steeds vaker om real-time data vragen - iets dat in de toekomst de norm lijkt te worden - wordt de toegankelijkheid tot nauwkeurige data op tijdige basis steeds belangrijker. Daarom moeten groepen overwegen om brongegevens te standaardiseren en ervoor te zorgen dat er voldoende passende governance is, zodat gegevens nauwkeurig en consistent zijn over de hele groep. 

Twee - Niet-gestandaardiseerde berekeningen:

DDe end-to-end OTP-berekening van een groep omvat een reeks onderling verbonden processen, van data-extractie en -manipulatie tot berekening en rapportage. Deze processen zijn vaak handmatig en vatbaar voor menselijke fouten, vooral waar bedrijven vertrouwen op verouderde Excel-spreadsheets. Elk onderdeel van het end-to-end proces kan gestandaardiseerd en geautomatiseerd worden. Dit kan niet alleen de risico's van handmatige processen verminderen, maar ook de tijd en moeite verkorten die nodig zijn voor het voorbereiden en uitvoeren van berekeningen.  

Naarmate de budgetten van belastingafdelingen strakker worden en financiële processen steeds geavanceerder zijn, neemt de druk op Transfer Pricing toe om “meer te doen met minder”. Groepen moeten beoordelen waar er handmatige stappen zijn in het berekeningsproces (en de bijbehorende risico's), en overwegen om deze elementen te standaardiseren, of dat nu in Excel is of in geavanceerdere technologieoplossingen. 

Drie - Risico voor sleutelpersonen:

Een andere belangrijke uitdaging is wanneer specifieke kennis over de OTP-processen bij één individueel in de organisatie ligt. Wanneer deze persoon vertrekt of met pensioen gaat, bestaat het risico dat het proces niet gemakkelijk zonder hen kan doorgaan, vooral wanneer er grote en complexe modellen aanwezig zijn. Dit kan verergerd worden door een gebrek aan procesdocumentatie (die de nodige stappen beschrijft om een OTP-proces uit te voeren) en/of een gebrek aan training om de kennis over te dragen aan het bredere team.  

Waar groepen te maken hebben met sleutelpersoon risico, kan procesdocumentatie worden ontwikkeld die de benodigde data voor berekeningen, de stappen om het proces uit te voeren en wie bij elke stap betrokken is, samen met de bijbehorende controles, vastlegt. Dit kan vervolgens worden gebruikt voor toekomstige trainingsdoeleinden, maar zorgt er ook voor dat alle betrokken teams duidelijkheid hebben over hun rol en verantwoordelijkheden.  

Vier - Slecht risicomanagement en controles:

Slecht risicomanagement en controles, vaak het resultaat van een gebrek aan een breder governance-framework, kunnen een van de meest over het hoofd geziene uitdagingen zijn. Om ervoor te zorgen dat Transfer Pricing-risico's worden beheerd, moet er een duidelijke risicostrategie worden vastgesteld en uitgevoerd, waarbij wordt geïdentificeerd waar de grootste risico's zich bevinden en hun bijbehorende potentiële blootstelling.

Risico's moeten vervolgens worden geminimaliseerd door de implementatie van robuuste controles voor elk deel van het end-to-end proces, met ondersteunende documentatie inclusief duidelijke definities van de rollen en verantwoordelijkheden van verschillende teams. Een holistische beoordeling van risico's en controles van alle Transfer Pricing-processen kan groepen helpen evalueren waar risico's zich bevinden binnen de Transfer Pricing-functie en of er voldoende controles zijn om die risico's te mitigeren of waar verdere controles nodig zijn. 

Vijf - De juiste technologie kiezen:

Veel bedrijven vertrouwen nog steeds voornamelijk op Excel-spreadsheets, die mogelijk niet over voldoende controles en de bijbehorende audittrail beschikken om de OTP-berekeningen uit te voeren en de ondersteunende documentatie te kunnen verstrekken wanneer daarom wordt gevraagd door het bedrijf of belastingautoriteiten. Er is nu een breed scala aan technologietools op de markt om deze berekeningen te automatiseren, velen met extra mogelijkheden voor datavisualisatie via zeer aanpasbare dashboards, die snellere en effectievere besluitvorming mogelijk maken. Naarmate bedrijven specifieke uitdagingen ondervinden in hun OTP-berekeningen, is het cruciaal om de juiste technologietool te kiezen die deze uitdagingen het beste aanpakt voor een succesvol resultaat.

Het gebruik van geavanceerde technologie om de implementatie van Transfer Pricing-beleid te automatiseren of verder te automatiseren, kan aanzienlijke voordelen opleveren. Bij het overwegen van hoe technologie het beste de Transfer Pricing-implementatie kan verbeteren, is het noodzakelijk om de OTP-oplossingen te evalueren op basis van de specifieke vereisten van de groep en het Transfer Pricing-model, rekening houdend met functionaliteit, gebruikerservaring, eenvoud van het doorvoeren van wijzigingen in de oplossing, de aansluiting met de huidige IT-architectuur en de reikwijdte voorbij de directe vereisten.  

Aangezien er veel opties op de markt zijn, kan een leveranciersselectieproces helpen bij het beoordelen van de meest geschikte technologietool op basis van de vereisten, toekomstige ambitie en budget van een groep.

Hoe kunnen we helpen:

Als een van deze uitdagingen herkenbaar is of als je verder wilt praten, neem dan contact op met het team of bekijk onze OTP-website  voor informatie over hoe we kunnen helpen.