Tijdrovende taken, gemiste kansen
Aanleiding
War Child zet zich wereldwijd in voor kinderen die opgroeien in conflictgebieden. Dat doen ze met hart en ziel – én met beperkte middelen. De ambities zijn groot, maar het team van War Child Nederland liep tegen grenzen aan. “We willen zoveel mogelijk geld ophalen voor onze missie”, vertelt Haike Mulder, Business Partnerships Manager bij War Child. “Maar het aantal uren en mensen is beperkt. Daardoor bleven er kansen liggen.”
War Child is geen onbekende voor Deloitte. Het AI & Data-team van Deloitte werkte onder meer eerder al aan dashboards om de impact van interventies te meten. Door de nauwe band ontstond het idee om een brainstorm te organiseren over de mogelijkheden van Generatieve AI. “Tijdens die sessie met twintig tot dertig War Child-medewerkers kwamen veel ideeën voorbij”, aldus Maarten Snijders, Manager AI Strategy bij Deloitte. “Een daarvan sprong eruit: hoe kunnen we met GenAI fondsenwerving en marketing efficiënter maken en zo dus meer bereiken?”
Deloitte & War Child: samen Headstart ontdekken
Een veilige AI-assistent op maat
Oplossing
Deloitte, mede via onze Deloitte Impact Foundation, ontwikkelde voor War Child een gepersonaliseerde AI-assistent, gebaseerd op ons eigen veilige GenAI-platform Headstart. “Het is een AI-assistent die collega’s helpt bij het schrijven, vertalen en verbeteren van teksten, het uitwerken van notulen, het maken van presentaties, het ontwikkelen van marketingcampagnes of het voorbereiden van een brainstorm”, legt Mulder uit. “En het mooiste is: het begrijpt onze tone of voice.” Snijders vult aan: “War Child had eerder al geëxperimenteerd met generieke AI-tools, maar vond de toon te Amerikaans en over the top. Dat past niet bij War Child. Wij hebben Headstart geleerd om juist in hun menselijke, down-to-earth taal te communiceren – inclusief woorden die ze bewust níét willen gebruiken.”
Daarnaast is betrouwbaarheid voor War Child essentieel. “De organisatie werkt met gevoelige informatie en kan zich geen risico’s veroorloven op het gebied van dataveiligheid”, legt Laurens Schumacher, Product Lead Headstart bij Deloitte, uit. “Headstart draait in een gesloten, beveiligde omgeving en voldoet aan de strengste eisen op het gebied van compliance en Responsible AI.” “Dat geeft vertrouwen”, zegt Mulder. “Als de accountants van Deloitte er zelf mee werken, dan moet het wel veilig genoeg zijn.”
De implementatie van de tool ging razendsnel: van kick-off tot livegang in vier weken. Maar Deloitte richtte zich niet alleen op de technische kant. Van de beschikbare tijd en middelen ging een groot deel naar adoptie. Er waren interactieve trainingen, laagdrempelige inloopsessies en duidelijke documentatie. “We wilden dat iedereen het begreep én durfde te gebruiken,” zegt Snijders. “Dat betekende: geen verkooppraatjes, maar eerlijke gesprekken over wat het wel én niet kan.” Bovendien werd de tool direct breed uitgerold. “We geloven niet in pilots met kleine clubjes”, zegt Schumacher. “Door iedereen direct mee te nemen, ontstaat er een gesprek bij het koffieapparaat: gebruik jij het al? Wat doe jij ermee? Dat werkt aanstekelijk.”
Ook na de lancering bleef Deloitte betrokken. “Twee weken na go-live organiseerden we een inloopsessie op locatie”, vertelt Snijders. “Mensen kwamen met concrete vragen over hoe ze de tool in hun werk konden toepassen. Dat maakte het heel tastbaar.”
“Met Headstart besparen we zeker de helft van de tijd op sommige taken. Dat betekent dat we meer kunnen doen in dezelfde tijd – en dat is precies wat we willen.”
“De implementatie van de tool ging razendsnel: van kick-off tot livegang in vier weken. Maar we richtten ons niet alleen op de techniek – juist de aandacht voor adoptie maakte het verschil.”
Meer tijd, meer bereik
Impact
De reacties binnen War Child waren meteen enthousiast. “We gebruiken de gepersonaliseerde AI-omgeving voor heel veel dingen”, zegt Mulder. “Van het verbeteren en vertalen van communicatiemiddelen tot het structureren van een meeting of het schrijven van voorstellen. Zelf gebruik ik het elke dag.”
Ook de adoptie spreekt boekdelen: binnen een maand maakte meer dan de helft van de medewerkers actief gebruik van de tool. En het gebruik neemt nog elke week toe. “Eén van de medewerkers vertelde tijdens een inloopsessie hoe zij voorheen dagelijks subsidieregelingen doorspitte in lange pdf-bestanden”, vertelt Snijders. “Dankzij Headstart kan ze nu veel meer doen in dezelfde tijd.”
De tijdswinst laat zich lastig exact uitdrukken, maar is wel voelbaar, aldus Mulder: “Ik denk dat we zeker de helft van de tijd besparen op sommige taken. Dat betekent dat we meer kunnen doen in dezelfde tijd – en dat is precies wat we willen.”
De reis gaat verder
Toekomst
De implementatie van de gepersonaliseerde AI-omgeving is voor War Child pas het begin van hun AI-reis. Er zijn nog regelmatig check-ins met Deloitte om het gebruik te bespreken, bugs op te lossen en nieuwe wensen te bespreken. “Je merkt dat de interesse groeit”, zegt Snijders. “Er komen steeds meer ideeën over wat er allemaal nog meer mogelijk is met behulp van AI.”
En er is potentie voor meer. De succesvolle samenwerking heeft geleid tot een soort blauwdruk: een bewezen aanpak waarmee ook andere NGO’s geholpen kunnen worden. “We zien dat veel non-profits worstelen met beperkte capaciteit en repetitief werk”, aldus Snijders. “Een oplossing als Headstart kan daar echt het verschil maken – niet alleen in efficiëntie, maar ook in impact.”
Volgens Deloitte laat deze case zien dat technologie en menselijk werk elkaar kunnen versterken. “GenAI is geen doel op zich”, zegt Schumacher. “Maar als je het goed inzet, geeft het mensen meer ruimte om te doen waar ze goed in zijn. En als wij in een commerciële organisatie 10 procent efficiënter werken, levert dat meer winst op. Maar bij War Child betekent 10 procent meer efficiëntie meer hulp voor kinderen in oorlog. Dat maakt het extra betekenisvol.”
