EBA: Pokyny k užívání moderních řešení pro vzdálenou identifikaci klientů

Zásady a postupy týkající se vzdálené identifikace klientů

Zásady a postupy úvěrových a finančních institucí by měly sestávat z obecného popisu řešení pro shromažďování, ověřování a zaznamenávání informací v průběhu celého procesu vzdálené identifikace klientů. Měly by také určit kategorii klientů, produktů a služeb způsobilých pro dálkovou identifikaci a také objasnit, které kroky jsou plně autonomní a které vyžadují lidský zásah. Zásady se musí týkat také školicích programů (úvodního a pravidelného), jež zajistí informovanost zaměstnanců a jejich vždy aktuální znalosti o fungování řešení pro vzdálenou identifikaci klientů. 

Správa

Schválení zásad a postupů pro vzdálenou identifikaci klientů a dohled nad jejich správným prováděním je povinností řídicích orgánů úvěrových a finančních institucí. Compliance officer by měl připravit zásady a postupy pro splnění požadavků CDD a zajistit, aby zásady a postupy pro vzdálenou identifikaci klientů byly prováděny účinně, pravidelně přezkoumávány a v případě potřeby upravovány.

Předrealizační hodnocení a průběžné monitorování

Úvěrové a finanční instituce musí posoudit vhodnost řešení z hlediska úplnosti a přesnosti shromažďovaných údajů a dokumentů. Měly by také posoudit dopad používání řešení pro vzdálený přístup ke klientům a rizik v rámci celé instituce, včetně rizika praní špinavých peněz a financování terorismu, operačních, reputačních i právních rizik. Je nutné provést testy k posouzení rizik podvodů, včetně rizik spojených s krádežemi identity a dalších bezpečnostních rizik. Dále je nutné provést komplexní „end-to-end“ testování fungování tohoto řešení. Úvěrové a finanční instituce by měly začít používat vzdálenou identifikaci klientů až poté, co se ujistí, že je možné ji integrovat do širšího systému vnitřní kontroly dané instituce. 

Po zavedení řešení a postupů identifikujících rizika by finanční instituce měly tato řešení průběžně monitorovat, tak aby zajistily kvalitu, úplnost, přesnost a přiměřenost údajů shromážděných během procesu vzdálené identifikace klientů. Přezkumy ad hoc by měly probíhat v případě, že u úvěrové či finanční instituce nastanou změny v jejím vystavení vůči riziku praní špinavých peněz a financování terorismu, při zjištění nedostatků ve fungování řešení, v případě zjištění nárůstu počtu pokusů o podvod nebo v případě změn právního či regulačního rámce.

Proces identifikace a ověřování

Úvěrové a finanční instituce zajistí, aby:

• informace získané prostřednictvím řešení pro vzdálenou identifikaci klientů byly aktuální a přiměřené;
• veškeré obrázky, video, zvuk a data byly pořízeny v čitelném formátu a v dostatečné kvalitě, aby byl klient jednoznačně rozpoznatelný;
• proces identifikace nepokračoval, pokud byly zjištěny technické nedostatky nebo neočekávané přerušení spojení. 

Dokumenty a informace shromážděné během procesu vzdálené identifikace by měly být opatřeny časovým razítkem a bezpečně uloženy v čitelném formátu. V situacích, kdy nejsou poskytnuté podklady dostatečné, by měl být proces individuální identifikace klienta na dálku přerušen a znovu spuštěn nebo přesměrován k osobnímu ověření.

• Řešení pro vzdálenou identifikaci klientů zavedená úvěrovými a finančními institucemi zajistí, že existuje shoda mezi viditelnými informacemi o fyzické osobě a poskytnutou dokumentací.
• Pokud je klient právnickou osobou, je provedena kontrola záznamu vedeného ve veřejném registru. 
• Pokud je klient právnickou osobou, je fyzická osoba, která jej zastupuje, oprávněna jednat jeho jménem.

Pokud se používá bezobslužné řešení pro vzdálenou identifikaci klientů (klient při ověřování nekomunikuje se zaměstnancem), měly by instituce zajistit, aby:

• všechny fotografie nebo videozáznamy byly pořízeny za vhodných světelných podmínek;
• všechny fotografie nebo videozáznamy byly pořízeny v době, kdy klient provádí proces ověření; 
• bylo provedeno ověření s detekcí živosti (biometrický údaj pochází od živé bytosti);
• byly použity silné a spolehlivé algoritmy k ověření, zda pořízená fotografie nebo video odpovídají fotografii či fotografiím získaným z úředního dokladu nebo dokladů patřících klientovi.

Pokud se používá obslužné řešení pro vzdálenou identifikaci klientů (klient komunikuje se zaměstnancem, který provádí proces ověření), měl by tento proces: 

• zajistit, aby kvalita obrazu a zvuku byla dostatečná a umožňovala řádné ověření; 
• využívat účasti dostatečně vyškoleného zaměstnance se znalostí platné regulace AML/CFT a bezpečnostních aspektů ověřování na dálku; 
• vypracovat průvodce rozhovorem, který by definoval následné kroky procesu ověřování na dálku a také kroky, které se vyžadují od zaměstnance, pokud během ověřování na dálku zpozoruje podezřelé chování.
  

Další opatření

Pokud je to možné, měla by řešení pro vzdálenou identifikaci klientů zahrnovat náhodnost v pořadí akcí, které má klient pro účely ověření provést. 

Pro zvýšení spolehlivosti procesu ověřování lze použít následující kontrolní mechanismy:

• první platba je čerpána z důvěryhodného účtu klienta;
• použití náhodně vygenerovaného jednorázového a časově omezeného přístupového kódu zaslaného klientovi;
• pořízení biometrických údajů za účelem jejich porovnání s údaji získanými prostřednictvím jiných nezávislých a spolehlivých zdrojů;
• telefonické kontakty nebo zásilka do vlastních rukou klienta.

Existuje možnost zadat řešení vzdálené identifikace klientů poskytovatelům třetích stran nebo jinému externímu poskytovateli služeb a využít řešení důvěryhodných služeb a národních identifikačních procesů.

Orgán EBA považuje za důležité, aby všechny zúčastněné strany rozuměly možnostem těchto nových řešení a také aby si byly vědomy rizik praní peněz a financování terorismu vyplývajících z užívání těchto nástrojů a přijaly opatření k účinnému zmírnění těchto rizik.

Věděli jste, že společnost Deloitte nabízí komplexní podporu v oblasti vzdálené identifikace klientů a pomůže vám správně nastavit všechny související procesy? Pro více informací nás kontaktujte.