Skip to main content

Avature – Privacy notice

Information on processing your personal data for Pre-boarding process

Avature – Privacy notice

Information on your personal data processing

In order to establish the employment relationship, it is necessary to collect and process your personal data in the following scope:

  • data necessary for the preparation of the individual employment contract, in accordance with the applicable legal provisions, as presented in the respective questionnaire displayed in the system.

Also, in order to ensure compliance with the Terms of Use for Deloitte onboarding platform it is necessary to collect and process the following personal data:

  • access data collected by the onboarding platform, respectively visitor’s IP address and user data as indicated in the Cookie Notice.

By the entities further on listed, that belong to the Deloitte1 CE2 group of companies or by their vendors or administrative services and IT suppliers.

Legal grounds of the personal data processing

The personal data are subject to collection and processing by the controller, as below listed, on the following legal grounds:

  1. prefiguration of the conclusion of the individual employment contract;
  2. compliance with a legal obligation to which Deloitte is subject to;
  3. legitimate interest as regards the processing logs with your IP address to verify the fulfillment of Terms of Use of the onboarding platform and to maintain security of the platform.

Personal data controller

  1. Deloitte Audit S.R.L., The Mark Building, 84-98 and 100-102 Calea Grivitei, 9th floor, Bucharest, District 1, Romania, registered with Bucharest Trade Registry under no. J40/6775/1995, sole registration code 7756924;
  2. Deloitte Accounting S.R.L., The Mark Building, 84-98 and 100-102 Calea Grivitei street, Office no. 1, West Wing, 10th floor, District 1, Bucharest, Romania, Bucharest Trade Registry under no. J40/11879/2012, sole registration code 30787453;
  3. Deloitte Consultanta S.R.L., The Mark Building, 84-98 and 100-102 Calea Grivitei street, 6th, 10th and 14th floor, Bucharest, District 1, Romania, Bucharest Trade Registry under no. J40/8360/1992, sole registration code 2626460;
  4. Deloitte Fiscal Representative S.R.L., The Mark Building, 84-98 and 100-102 Calea Grivitei street, 12th floor, Office no. 1, North Wing, Bucharest, District 1, Romania, Bucharest Trade Registry under no. J40/13992/2011, sole registration code 29376985;
  5. Deloitte Tax S.R.L., The Mark Building, 84-98 and 100-102 Calea Grivitei street, 11th and 12th floor, Bucharest, District 1, Romania, Bucharest Trade Registry under no. J40/23343/2007, sole registration code 22915705;
  6. Reff & Asociatii SCA, The Mark Building, 84-98 and 100-102 Calea Grivitei street, 13th floor, Bucharest, District 1, Romania;
  7. Deloitte Shared Services S.R.L., Oregon Park, Building C, 46D-46E-48 Pipera Road, 3rd, 4th and 5th floor, District 2, Romania, Bucharest Trade Registry under no. J40/11370/2018, sole registration code 39721916;
  8. Deloitte Support Services S.R.L., Oregon Park, Building C, 46D-46E-48 Pipera Road, 2nd and 4th floor, District 2, Romania, Bucharest Trade Registry under no. J40/17047/2016, sole registration code 36880860;
  9. Deloitte Tehnologie S.R.L., Oregon Park, Building B, 46D-46E-48 Pipera Road, 2nd, 3rd and 6th, District 2, Romania, Bucharest Trade Registry under no. J40/6464/2016, sole registration code 36035670;
  10. Deloitte Audit S.R.L., 65 Stefan cel Mare si Sfant Blvd, office 600, Chisinau, MD-2001, Republic of Moldova, registered with the National Company Register, under identification number and fiscal code 1003600137285, registration date 29.01.1998.

Processors of personal data

  1. Deloitte Advisory & Management Consulting Private Limited Company, Dózsa Gy út 84.C., 1068 Budapest, Hungary;
  2. Deloitte CE Business Service Sp. z o.o., Al. Jana Pawla II 22, 00-133 Warsaw, Poland;
  3. Deloitte Central Europe Service Centre s.r.o., Italská 2581/67, 120 00, Prague 2 - Vinohrady, Czech Republic;
  4. Deloitte CZ Services s.r.o., Italská 2581/67, 120 00, Prague 2 - Vinohrady Czech, Republic;
  5. Deloitte Global Services Limited, Hill House, 1 Little New Street, EC4A 3TR London, United Kingdom;
  6. Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA;
  7. Avature Limited, a company with its registered address at 25 Wilton Road - Victoria, London - Greater London SW1V 1LW, United Kingdom.

The personal data controller and data processor(s) established technological, physical, administrative and procedural safeguards all in line with the industry accepted standards in order to protect and ensure the confidentiality, integrity or accessibility of the personal data processed; prevent the unauthorized use of or unauthorized access to the personal data or prevent a personal data breach (security incident) in accordance with Deloitte CE instructions, policies and applicable laws.

Recipients of personal data

The personal data will be made accessible to the following personal data recipients or categories of recipients:

  • Deloitte Talent team representatives, members of the respective Deloitte team/Deloitte CE leadership, Deloitte IT and Office Management team representatives.

The personal data may be also disclosed to the public authorities which may receive personal data in the framework of a particular inquiry in accordance with the applicable laws.

Storage period

The period for which the personal data provided by you and collected in the onboarding process will be stored is:

  1. for the period of preparation of the individual employment contract. In case it is not duly signed, the personal data should be deleted immediately, however not later than 1 week as from the moment lack of possibility of concluding the individual employment contract raised;
  2. if the individual employment contract is signed, your personal data shall be processed throughout the employment relation, except for the case in which the legislation provides for a shorter storage period (e.g., storage period for the CCTV recordings). After termination of the employment relation, these personal data shall continue to be stored with a view to comply with minimum archiving terms as established under law for diverse category of documents, as provided under the Information Notice subject to communication to you when commencing the employment relation);
  3. visitor’s IP address collected by the recruitment platform will be stored for 6 months. After this period expires your personal data will be fully anonymized or deleted.

You acknowledge that as a personal data subject you have the right to request access to your personal data and rectification or erasure of your personal data, or a restriction on the processing or to object to the processing, as well as the right to data portability. You may access, update or remove data from the system, as well as delete your account permanently by logging into your user account. To object to data processing and to ask for data portability please send an e-mail request to the data controller at: ceroprivacy@deloitte.com. You also have the right to lodge a complaint with a personal data supervisory authority in the country of your residence.

If you have any questions related to your personal data processing and protection contact us at: CEprivacy@deloitte.com.

As a data subject, you may choose not to provide your personal data, but in such case it will not be possible to prepare and sign an employment contract. The same applies to your request to rectify or erase your data at a later date during the hiring process.

By acknowledging the information on your personal data processing you also confirm that you acknowledge that during the onboarding process you may receive confidential information regarding Deloitte Central Europe and DTTL affiliates (including but not limited to anything confidential shared or learnt during the hiring process, including information included in the offer letter or in the employment contract proposal, if the case or any other Deloitte internal information), and you are obliged to treat all this information as confidential, which means that you are prohibited from disseminating or disclosing it or using this information for any other purpose than the purposes stipulated herein.

The confidentiality obligations contained herein shall remain in full force and effect until the data remain confidential (not known or publicly available) or for a period of 5 (five) years, whichever is longer.

Non-adherence to the above may result in appropriate actions in accordance with the applicable laws and regulations.

1 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee (“DTTL”), its network of member firms, and their related entities. DTTL and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL (also referred to as "Deloitte Global") does not provide services to clients. Please see https://www2.deloitte.com/ro/ro/pages/about-deloitte/articles/about-deloitte.html.  

2 “Deloitte Central Europe” or “Deloitte CE” refers to one or more entities organized under the umbrella of Deloitte Central Europe Holdings Limited, the member firm in Central Europe of DTTL. Services are provided by the subsidiaries and affiliates of, and firms associated with Deloitte Central Europe Holdings Limited (related firms), which are separate and independent legal entities.  

Avature – Notă de Informare

Informare cu privire la prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal

Pentru stabilirea relației de muncă, este necesar să colectăm și să prelucrăm datele dvs. cu caracter personal, în următorul scop:

  • date necesare pentru încheierea contractului individual de muncă, în conformitate cu dispozițiile legale aplicabile, astfel cum sunt prezentate în cadrul chestionarului afișat în cadrul platformei.

De asemenea, pentru a asigura conformitatea cu prevederile Termenilor de Utilizare ai platformei de onboarding utilizată de către Deloitte, este necesar să colectăm și prelucrăm următoarele date cu caracter personal:

  • datele de acces colectate de platforma de onboarding, respectiv adresa IP a vizitatorului și datele utilizatorului indicate în cadrul Politicii Cookies.

De către entitățile listate în continuare, care aparțin grupului de societăți Deloitte1 CE2 sau de către furnizorii de servicii ai acestora, inclusiv furnizorii de servicii IT.

Temeiurile juridice ale prelucrării datelor cu caracter personal

Datele cu caracter personal sunt colectate și prelucrate de către operator, așa cum este mai jos detaliat, în baza următoarelor temeiuri juridice:

  1. temeiul prefigurării încheierii unui contract;
  2. în vederea îndeplinirii unei obligații legale ce incumbă Deloitte;
  3. în baza interesului legitim în privința prelucrărilor referitoare la înregistrările cu adresa dvs. IP, pentru a verifica conformitatea cu Termenii de Utilizare ai platformei de onboarding și pentru menținerea securității acesteia.

Operatorii de date cu caracter personal

  1. Deloitte Audit S.R.L., Clădirea The Mark, Calea Griviței, nr. 84-98 și 100-102, etaj 9, București, Sector 1, România, înregistrată la Registrul Comerțului București sub nr. J40/6775/1995, cod unic de înregistrare 7756924;
  2. Deloitte Accounting S.R.L., Clădirea The Mark, Calea Griviței, nr. 84-98 și 100-102, Aripa de Vest, Biroul nr. 1, etaj 10, București, Sector 1, România, înregistrată la Registrul Comerțului București sub nr. J40/11879/2012, cod unic de înregistrare 30787453;
  3. Deloitte Consultanta S.R.L., Clădirea The Mark, Calea Griviței, nr. 84-98 și 100-102, etaj 6, 10 și 14, București, Sector 1, România, înregistrată la Registrul Comerțului București sub nr. J40/8360/1992, cod unic de înregistrare 2626460;
  4. Deloitte Fiscal Representative S.R.L., Clădirea The Mark, Calea Griviței, nr. 84-98 și 100-102, etaj 12, Biroul nr. 1, Aripa de Nord, București, Sector 1, România, înregistrată la Registrul Comerțului București sub nr. J40/13992/2011, cod unic de înregistrare 29376985;
  5. Deloitte Tax S.R.L., Clădirea The Mark, Calea Griviței, nr. 84-98 și 100-102, etaj 11 și 12, București, Sector 1, România, înregistrată la Registrul Comerțului București sub nr. J40/23343/2007, cod unic de înregistrare 22915705;
  6. SCA Reff și Asociații, Clădirea The Mark, Calea Griviței, nr. 84-98 și 100-102, etaj 13, București, Sector 1, România;
  7. Deloitte Shared Services S.R.L., Oregon Park, Clădirea C, Șos. Pipera, nr. 46D-46E-48, etaj 3, 4 și 5, București, Sector 2, România, înregistrată la Registrul Comerțului București sub nr. J40/11370/2018, cod unic de înregistrare 39721916;
  8. Deloitte Support Services S.R.L., Oregon Park, Clădirea C, Șos. Pipera, nr. 46D-46E-48, etaj 2 și 4, București, Sector 2, România, înregistrată la Registrul Comerțului București sub nr. J40/17047/2016, cod unic de înregistrare 36880860;
  9. Deloitte Tehnologie S.R.L., Oregon Park, Clădirea B, Șos. Pipera, nr. 46D-46E-48, etaj 2, 3 și 6, București, Sector 2, România, înregistrată la Registrul Comerțului București sub nr. J40/6464/2016, cod unic de înregistrare 36035670;
  10. Deloitte Audit S.R.L., bd. Ștefan cel Mare și Sfînt, nr. 65, Chișinău, MD-2001, Republica Moldova, înregistrată în Registrul de Stat al Persoanelor Juridice, număr de identificare și cod fiscal 1003600137285, data înregistrării de stat 29.01.1998.

Persoanele Împuternicite de Operator în vederea prelucrării datelor cu caracter personal

  1. Deloitte Advisory & Management Consulting Private Limited Company, Dózsa Gy út 84.C., 1068 Budapesta, Ungaria;
  2. Deloitte CE Business Service Sp. z o.o., Al. Jana Pawla II 22, 00-133 Varșovia, Polonia;
  3. Deloitte Central Europe Service Centre s.r.o., Italská 2581/67, 120 00, Praga 2 - Vinohrady, Republica Cehă:
  4. Deloitte CZ Services s.r.o., Italská 2581/67, 120 00, Praga 2 – Vinohrady, Republica Cehă;
  5. Deloitte Global Services Limited, Hill House, 1 Little New Street, EC4A 3TR Londra, Regatul Unit al Marii Britanii și Irlandei de Nord;
  6. Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, Statele Unite ale Americii;
  7. Avature Limited, a company with its registered address at 25 Wilton Road - Victoria, Londra - Greater London SW1V 1LW, Regatul Unit al Marii Britanii și Irlandei de Nord.

Operatorul de date cu caracter personal, respectiv persoanele împuternicite în vederea prelucrării datelor cu caracter personal au implementat garanții tehnice, fizice, administrative și procedurale, toate în conformitate cu standardele acceptate în industrie pentru a proteja și asigura confidențialitatea, integritatea sau accesibilitatea datelor cu caracter personal; preveni utilizarea sau accesul neautorizat la datele cu caracter personal ori pentru a preveni încălcarea securității datelor cu caracter personal (incident de securitate), în conformitate cu instrucțiunile și politicile Deloitte CE, precum și legile aplicabile.

Datele cu caracter personal vor fi accesibile următorilor destinatari ori categorii de destinatari

  • Reprezentanții Deloitte specializați în resurse umane, membrii respectivei echipe Deloitte (în cadrul căreia se regăsește postul cu privire la care se efectuează înrolarea în cadrul Deloitte), conducerea Deloitte CE, reprezentanții Deloitte din cadrul departamentului IT, respectiv Office Management.

De asemenea, datele cu caracter personal pot fi divulgate autorităților publice, care pot primi datele cu caracter personal în contextul unei anchete/investigații specifice, în conformitate cu dispozițiile legale.

Perioada de stocare a datelor cu caracter personal

Perioada pentru care sunt stocate datele cu caracter personal furnizate de dvs. și colectate de către Deloitte în cadrul etapei de înrolare în cadrul acesteia este după cum urmează:

  1. pentru perioada necesară demersurilor de pregătire a încheierii contractului individual de muncă, iar, în cazul în care acesta nu se va semna, datele cu caracter personal vor fi șterse din platformă cu efect imediat, dar nu mai târziu de 1 săptămână de la momentul constatării faptului care a generat imposibilitatea finalizării procesului de semnare;
  2. în cazul în care contractul individual de muncă este semnat, datele dvs. cu caracter personal vor fi prelucrate de către Deloitte pe tot parcursul relației de muncă, cu excepția cazurilor în care legislația impune un termen mai mic de stocare (e.g., în ce privește durata de stocare a înregistrărilor sistemului de supraveghere video). După finalizarea relației de muncă, aceste date cu caracter personal vor continua să fie stocate în vederea conformării cu termenele minime de arhivare stabilite de lege pentru diverse categorii de documente, astfel cum sunt prevăzute în cadrul Notei de Informare ce vă va fi comunicată la momentul începerii relației de muncă;
  3. adresa IP a vizitatorului colectată de către platformă va fi stocată pentru o perioadă de 6 luni. După împlinirea acestui termen, datele dvs. cu caracter personal vor fi complet anonimizate ori șterse.

Recunoașteți că, în calitate de persoană vizată, aveți dreptul de a solicita accesul la datele dvs. cu caracter personal și rectificarea sau ștergerea datelor dvs. cu caracter personal sau restricția prelucrării ori dreptul de a vă opune prelucrării, precum și dreptul la portabilitatea datelor dvs. cu caracter personal.

Aveți dreptul de a solicita accesul, actualizarea sau eliminarea din sistem a datelor dvs. cu caracter personal, precum și dreptul de a vă șterge permanent contul de utilizator, conectându-vă la contul dvs. de utilizator.

Pentru a vă exercita dreptul la opoziție, la portabilitatea datelor dvs. cu caracter personal, vă rugăm să transmiteți o solicitare în acest sens Operatorului, utilizând următoarea adresă de e-mail: ceroprivacy@deloitte.com. Totodată, vă aducem la cunoștință faptul că aveți dreptul de a formula o plângere în fața autorității competente în domeniul supravegherii prelucrării datelor cu caracter personal, din țara dvs. de rezidență.

În situația în care aveți orice întrebări cu privire la prelucrarea și protecția datelor dvs. cu caracter personal, vă rugăm ne contactați la următoarea adresă de e-mail: CEprivacy@deloitte.com.

În calitate de persoană vizată, puteți decide să nu ne furnizați datele dvs. cu caracter personal, însă, în acest caz, nu va fi posibil a fi încheiat și semnat contractul individual de muncă. Același lucru este valabil și în cazul în care veți solicita rectificarea sau ștergerea datelor dvs. cu caracter personal la o dată ulterioară, în timpul procesului de angajare.

Prin luarea la cunoștință de prezenta notă de informare cu privire la prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal confirmați, de asemenea, că înțelegeți că, pe parcursul procesului de înrolare în cadrul Deloitte, veți putea intra în posesia unor informații confidențiale cu privire la Deloitte CE și afiliații DTTL (inclusiv, dar fără a se limita la orice aspect confidențial divulgat ori cunoscut în timpul procesului de angajare, inclusiv informații cuprinse în cadrul ofertei de muncă sau propunerii de contract individual de muncă, dacă există, sau orice altă informație internă Deloitte) și aveți obligația a trata aceste informații drept confidențiale, fapt care implică în raport de dvs. interdicția de a disemina sau divulga aceste informații în orice alt scop decât scopurile menționate în prezentul document.

Obligațiile de confidențialitate stabilită în cadrul acestui document va rămâne în vigoare până la momentul la care informațiile își păstrează caracterul confidențial (nu sunt cunoscute ori făcute publice) sau pentru o perioadă de 5 ani, oricare dintre acestea este de mai lungă durată.

Nerespectarea obligațiilor în legătură cu informațiile confidențiale poate atrage răspunderea în conformitate cu dispozițiile legale aplicabile.

1 Deloitte reprezintă una sau mai multe dintre Deloitte Touche Tohmatsu Limited, o societate de origine britanică, limitată prin garanții (“DTTL”), rețeaua sa globală de firme membre și entitățile aferente acestora. DTTL (denumită, de asemenea, “Deloitte Global”) şi fiecare dintre societăţile sale membre și entitățile aferente sunt organisme distincte și independente din punct de vedere juridic, care nu se pot obliga ori obliga solidar în raport de terți. DTTL și fiecare firmă membră DTTL și entitățile aferente sunt răspunzătoare numai în limita propriilor acțiuni și omisiuni, iar nu și pentru cele ale celeilalte. DTTL nu oferă servicii clienților. Pentru mai multe informații în legătură cu rețeaua noastră globală de firme membre, vă rugăm accesați următorul link: https://www2.deloitte.com/ro/ro/pages/about-deloitte/articles/about-deloitte.html.

2 „Deloitte Central Europe” sau „Deloitte CE” se referă la una sau mai multe dintre entitățile organizate sub umbrela Deloitte Central Europe Holdings Limited, societate membră în Europa Centrală a DTTL. Serviciile sunt prestate de filialele și afiliații acestora, companiile asociate Deloitte Central Europe Holdings Limited (și entitățile aferente), care sunt entități separate și independente din punct de vedere juridic.