Skip to main content

Avature – Privacy notice

Information on processing your personal data for Pre-boarding process

Information on your personal data processing

In order to establish the employment relationship, it is necessary to collect and process your personal data in the following scope:

  • Data necessary for the preparation of the employment contract in accordance with the requirements of the local country's regulations, as presented in the respective questionnaire displayed in the system.

The legal basis concerning processing of personal data mentioned above, may be:

- art. 6.1(c) of the GDPR which is: necessity of personal data processing in order to be compliant with
a legal obligation to which Deloitte - as the personal data controller - is subject to (mainly: legal requirements arising from act on 26.06.1974: Labour Code);

- art. 6.1(b) of the GDPR which is: necessity of personal data processing in order to performance of a employment contract to which the data subject is party or in order to take steps at the request of the data subject prior to entering into an employment contract.

In order to ensure compliance with the Terms of Use for Deloitte onboarding platform it is necessary to collect and process:

  • Access data collected by the onboarding platform (visitor’s IP address and user data indicated in Cookie Notice)

by the following entities that belong to the Deloitte1 CE2 group of companies or by their vendors or administrative services and IT suppliers:

Personal data controller: respective (which means the entity with which you will enter into an employment contract) Deloitte Poland entity (information about Deloitte Poland entities group and their legal structure, can be accessed here: https://www2.deloitte.com/pl/pl/footerlinks1/o-deloitte.html?icid=bottom_o-deloitte), from the list below:

  • Deloitte Advisory spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k.;
  • Deloitte Audyt spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k;
  • Deloitte Poland sp. z o.o.;
  • Deloitte Audyt sp. z o.o.;
  • Deloitte Doradztwo Podatkowe Dąbrowski i Wspólnicy sp.k.;
  • Deloitte PP sp. z o.o.;
  • Deloitte Advisory sp. z o.o.;
  • Deloitte Consulting S.A.;
  • Deloitte Legal, Ostrowski, Gizicki i Wspólnicy sp.k.;
  • Deloitte Services sp. z o.o.;
  • Deloitte CE Business Services sp. z o.o
    all with headquarter in: Warsaw 00-133, al. Jana Pawła II 22, Poland and 
  • Deloitte Digital sp. z o.o.;
  • Deloitte Digital BPO sp. z o.o.;
    all with headquarter in: Łódź 90-349, Tymienieckiego 22G, Poland.

Processors of personal data:

  • Deloitte Advisory & Management Consulting Private Limited Company, Dózsa Gy út 84.C., 1068 Budapest, Hungary;
  • Deloitte CE Business Service sp. z o.o., al. Jana Pawla II 22, 00-133 Warsaw, Poland;
  • Deloitte Central Europe Service Centre s.r.o., Italská 2581/67, 120 00, Prague 2 - Vinohrady, Czech Republic;
  • Deloitte CZ Services s.r.o., Italská 2581/67, 120 00, Prague 2 - Vinohrady Czech Republic;
  • Deloitte Global Services Limited, Hill House, 1 Little New Street, EC4A 3TR London, United Kingdom;
  • Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA;
  • Avature Limited, a company with its registered address at 25 Wilton Road - Victoria, London - Greater London SW1V 1LW, United Kingdom.

Security of personal data: the personal data controller and data processor(s) established technological, physical, administrative and procedural safeguards all in line with the industry accepted standards in order to protect and ensure the confidentiality, integrity or accessibility of the personal data processed; prevent the unauthorized use of or unauthorized access to the personal data or prevent a personal data breach (security incident) in accordance with Deloitte CE instructions, policies and applicable laws.

Additional recipients of personal data: the personal data will be made accessible to the following personal data recipients or categories of recipients:

  • the personnel of Deloitte Talent Team departments;
  • the personnel of Deloitte substantive departments, engaged in recruitment and hiring process;
  • authorized Deloitte leadership representatives.

The personal data may be also disclosed to the public authorities which may receive personal data in the framework of a particular inquiry in accordance with the applicable laws.

Retention of personal data: the period for which the personal data provided by you and collected in the onboarding process will be stored is:

  • for the period of preparation of the employment contract and in case the contract is not signed the data should be deleted immediately, no later than 1 week thereafter;
  • if employment contract is signed, then retention period is set for a duration of an employment and a period of three months after the termination of the employment relationship or as required by applicable law;
  • Visitor’s IP address collected by the recruitment platform will be stored for 6 months.

After this period expires your personal data will be fully anonymized or deleted.

Data subject’s right towards personal data processed: you acknowledge that as a personal data subject you have the right - towards personal data processed by Deloitte and within the scope described by applicable personal data protection law - to request access to your personal data and rectification or erasure of your personal data, or a restriction on the processing or to object to the processing, as well as the right to data portability. You may access, update or remove data from the system, as well as delete your account permanently by logging into your user account. To object to data processing and to ask for data portability please send an e-mail request to the data controller at: ceplppaservice@deloittece.com.

You also have the right to lodge a complaint with a personal data supervisory authority in the country of your residence (in Poland, the supervisory authority is President of the Personal Data Protection Office).

If you have any questions related to your personal data processing and protection contact us at: CEprivacy@deloitte.com.

As a data subject, you may choose not to provide your personal data, but in such case it will not be possible to prepare and sign an employment contract. The same applies to your request to rectify or erase your data at a later date during the hiring process.

By acknowledging the information on your personal data processing you also confirm that you acknowledge that during the onboarding process you may receive confidential information regarding Deloitte Central Europe and DTTL affiliates (including but not limited to anything confidential shared or learnt during the hiring process, including information included in the offer letter or in the employment contract proposal or any other Deloitte internal information), and you are obliged to treat all this information as confidential, which means that you are prohibited from disseminating or disclosing it or using this information for any other purpose than the purposes stipulated herein.
The confidentiality obligations contained herein shall remain in full force and effect until the data remain confidential (not known or publicly available) or for a period of [five] years, whichever is longer.
Non-adherence to the above may result in appropriate actions in accordance with the applicable laws and regulations.

1 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee (“DTTL” ), its network of member firms, and their related entities. DTTL and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL (also referred to as "Deloitte Global") does not provide services to clients. Please see: https://www2.deloitte.com/ce/en/legal/about-deloitte.html to learn more about our global network of member firms. 

2 Deloitte Central Europe is a regional organization of entities organized under the umbrella of Deloitte Central Europe Holdings Limited, the member firm in Central Europe of Deloitte Touche Tohmatsu Limited. Services are provided by the subsidiaries and affiliates of Deloitte Central Europe Holdings Limited, which are separate and independent legal entities. 

Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych

W celu nawiązania stosunku pracy, niezbędne jest pozyskanie oraz przetwarzanie Twoich danych osobowych
w zakresie:

  • Dane osobowe niezbędne do zawarcia umowy o pracę, zgodnie z wymaganiami krajowych regulacji prawnych i w zakresie, o którym mowa w ramach kwestionariusza wskazanego w niniejszej platformie.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w zakresie o którym mowa powyżej, może być:

- art. 6.1(c) przepisów RODO, tzn.: niezbędność przetwarzania danych osobowych w związku
z koniecznością wypełnienia obowiązku prawnego, któremu podlega właściwa spółka z grupy Deloitte
w Polsce jako administrator (w tym przede wszystkim, właściwych przepisów ustawy z dnia 26.06.1974 roku: Kodeks Pracy), lub

- art. 6.1(b) przepisów RODO, tzn.: niezbędność przetwarzania danych osobowych w związku
z podjęciem działań niezbędnych do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem takiej umowy.

W celu zapewnienia zgodności z Warunkami Użytkowania platformy onboardingowej Deloitte, niezbędne jest pozyskanie oraz przetwarzanie Twoich danych osobowych w zakresie:

  • Dane dostępowe gromadzone przez platformę onboardingową (adres IP oraz dane wskazane w ramach Polityki Cookies);

przez następujące podmioty należące do grupy Deloitte1 CE2, ich dostawców, podmiotów świadczących usługi administracyjne oraz wsparcia infrastruktury IT Deloitte.

Administrator danych: właściwy (co oznacza ten podmiot, z którym nawiążesz stosunek pracy) spośród podmiotów z grupy Deloitte w Polsce (szczegółowe informacje o strukturze prawnej takich podmiotów, są dostępne pod adresem: https://www2.deloitte.com/pl/pl/footerlinks1/o-deloitte.html?icid=bottom_o-deloitte), wskazanych poniżej:

  • Deloitte Advisory spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k.;
  • Deloitte Audyt spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k;
  • Deloitte Poland sp. z o.o.;
  • Deloitte Audyt sp. z o.o.;
  • Deloitte Doradztwo Podatkowe Dąbrowski i Wspólnicy sp.k.;
  • Deloitte PP sp. z o.o.;
  • Deloitte Advisory sp. z o.o.;
  • Deloitte Consulting S.A.;
  • Deloitte Legal, Ostrowski, Gizicki i Wspólnicy sp.k.;
  • Deloitte Services sp. z o.o.;
  • Deloitte CE Business Services sp. z o.o
    wszystkie powyżej z siedzibą w Warszawie 00-133, al. Jana Pawła II 22, oraz 
  • Deloitte Digital sp. z o.o.;
  • Deloitte Digital BPO sp. z o.o.;
    wszystkie powyżej z siedzibą w Łodzi 90-349, ul Tymienieckiego 22G.
  • Podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu administratora:
  • Deloitte Advisory & Management Consulting Private Limited Company, Dózsa Gy út 84.C., 1068 Budapeszt, Węgry;
  • Deloitte CE Business Service sp. z o.o., al. Jana Pawla II 22, 00-133 Warszawa, Polska;
  • Deloitte Central Europe Service Centre s.r.o., Italská 2581/67, 120 00, Prague 2 - Vinohrady, Czechy;
  • Deloitte CZ Services s.r.o., Italská 2581/67, 120 00, Prague 2 - Vinohrady, Czechy;
  • Deloitte Global Services Limited, Hill House, 1 Little New Street, EC4A 3TR Londyn, Wielka Brytania;
  • Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, Stany Zjednoczone;
  • Avature Limited, a company with its registered address at 25 Wilton Road - Victoria, London - Greater London SW1V 1LW, Wielka Brytania.

Bezpieczeństwo danych: Administratorzy danych oraz podmioty przetwarzające Deloitte stosują odpowiednie środki (techniczne, fizyczne oraz organizacyjne) zgodne ze standardem rynkowym, w celu zapewnienia poufności, integralności i dostępności przetwarzanych danych osobowych, zapobiegania nieuprawnionemu użyciu czy dostępowi do danych osobowych, jak również zapobiegania naruszeniu ochrony danych (incydentowi bezpieczeństwa) zgodnie z wytycznymi i politykami Deloitte CE oraz obowiązującymi przepisami prawa.

Pozostali odbiorcy danych: Dane osobowe mogą być dostępne dla następujących odbiorców (kategorii odbiorców) danych:

  • personelu Działu Talent Team Deloitte;
  • personelu działów merytorycznych Deloitte zaangażowanych w proces rekrutacji oraz zatrudnienia;
  • uprawnieni przedstawiciele kierownictwa Deloitte.

Dane osobowe mogą być ujawnione również właściwym i uprawnionym na podstawie obowiązujących przepisów prawa organom i podmiotom, w związku z prowadzonymi postępowaniami.

Okres retencji (przechowywania) danych osobowych:

Okres przetwarzania danych osobowych w związku z działaniami określonymi w ramach niniejszego dokumentu, jest następujący:

  • przez czas niezbędny do przygotowania i obsługi umowy o pracę, jednak w sytuacji, w której taka umowa nie zostanie zawarta (podpisana), wówczas dane osobowe zostaną niezwłocznie (co oznacza nie później, niż w terminie 7 dni od momentu ich pozyskania) usunięte;
  • w przypadku zawarcia (podpisania) umowy o pracę, dane osobowe będą przetwarzane przez czas trwania stosunku pracy, oraz dodatkowo przez 3 kolejne miesiące po zakończeniu obowiązywania stosunku pracy którego dotyczy umowa, lub zgodnie z wymaganiami obowiązujących przepisów prawa;
  • adres IP będzie przechowywany przez okres 6 miesięcy od momentu jego pozyskania.

Po upłynięciu okresów wskazanych powyżej, dane osobowe zostaną nieodwracalnie usunięte lub zanonimizowane.

Uprawnienia w stosunku do przetwarzanych danych osobowych: Podmiot danych (osoba, której dane osobowe dotyczą) rozumie, że w stosunku do przetwarzanych przez Deloitte danych osobowych oraz w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych, posiada prawo do: dostępu do danych osobowych, ich sprostowania lub usunięcia, ograniczenia przetwarzania danych osobowych, prawo do przenoszenia danych osobowych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.

Dostęp do danych osobowych, ich aktualizacja lub usunięcie, jak również usunięcie konta w ramach platformy onboardingowej Deloitte, jest możliwe poprzez zalogowanie się do swojego konta użytkownika.

W celu skorzystania z prawa do ograniczenia przetwarzania danych osobowych, wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych lub prawa do przenoszenia danych osobowych, należy skontaktować się
z właściwym podmiotem z grupy Deloitte w Polsce pod adresem: ceplppaservice@deloittece.com.

Podmiotowi danych przysługuje również prawo - w sytuacji uznania, że przetwarzanie danych osobowych przez Deloitte jest niezgodne z przepisami prawa - do złożenia skargi do właściwego organu nadzorczego, zgodnie
z krajem Twojego pobytu (w przypadku Polski, takim organem jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

W przypadku dalszych pytań dotyczących przetwarzania oraz ochrony dotyczących Ciebie danych osobowych, należy skontaktować się z Deloitte pod następującym adresem e-mail: ceprivacy@deloittece.com.

Jako podmiot danych, przysługuje Tobie prawo do nie przekazywania danych osobowych, jednak w takim przypadku, nie będzie możliwe przygotowanie oraz obsługa umowy o pracę. Konsekwencja, o której mowa powyżej, dotyczy również sytuacji, w której zażądasz sprostowania lub usunięcia dotyczących Ciebie danych osobowych podczas procesu zatrudniania.

Zapoznając się z oraz akceptując treść niniejszej informacji dotyczącej przetwarzania Twoich danych osobowych, potwierdzasz również fakt, że w toku procesu nawiązywania stosunku pracy z Deloitte, mogą być Tobie udostępniane informacje o charakterze niejawnym odnoszącym się do Deloitte Central Europe jak również podmiotów stowarzyszonych DTTL (dotyczące na przykład, choć nie wyłącznie: informacji poufnych pozyskanych w toku procesu rekrutacji oraz nawiązywania stosunku pracy, w tym również zawarte w ramach Listu Intencyjnego lub innego dokumentu stanowiącego propozycję umowy o pracę, a także każdego rodzaju informacji odnoszącej się do powyższych podmiotów Deloitte) które jesteś zobowiązana/y do traktowania jako poufne (co
w szczególności oznacza, że zabronione jest ich rozpowszechnianie, ujawnianie lub wykorzystanie w jakimkolwiek innym celu niż związanym bezpośrednio z celem przetwarzania wskazanym w ramach niniejszego dokumentu).

Zobowiązanie do zachowania poufności zawarte w niniejszym dokumencie jest utrzymane w pełnej mocy do czasu, gdy dane i informacje pozostają poufne (co oznacza, że nie są znane lub publicznie dostępne) lub przez okres pięciu lat, w zależności od tego, który ze wskazanych okresów jest dłuższy.

Niezastosowanie się do powyższego może skutkować podjęciem odpowiednich działań zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

1 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee (“DTTL” ), its network of member firms, and their related entities. DTTL and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL (also referred to as "Deloitte Global") does not provide services to clients. Please see: https://www2.deloitte.com/ce/en/legal/about-deloitte.html to learn more about our global network of member firms. 

2 Deloitte Central Europe is a regional organization of entities organized under the umbrella of Deloitte Central Europe Holdings Limited, the member firm in Central Europe of Deloitte Touche Tohmatsu Limited. Services are provided by the subsidiaries and affiliates of Deloitte Central Europe Holdings Limited, which are separate and independent legal entities.