Operacionalizar o trabalho remoto: Cinco medidas que as organizações podem tomar agora para gerenciar os riscos fiscais e comerciais

A Deloitte fez uma pesquisa com mais de 820 profissionais de impostos, RH, finanças, mobilidade e folha de pagamento em todo o mundo, que foram questionados sobre como lidaram e responderam às práticas e políticas de trabalho remoto e híbrido. Também entramos em contato com líderes de RH, tributários e de mobilidade para obter suas percepções sobre a jornada global de trabalho remoto.

O que o senhor pode fazer para acelerar a operacionalização do programa de trabalho remoto da sua organização?

Aqui estão cinco passos que os resultados da pesquisa global da Deloitte, as entrevistas com líderes de todos os setores e nossa experiência sugerem que você deve tomar para impulsionar sua jornada de trabalho remoto.

Cinco ações importantes a serem tomadas agora para operacionalizar seu programa de trabalho remoto

1. Alinhar seu modelo de trabalho remoto à estratégia organizacional

As abordagens para viabilizar o trabalho remoto variam muito, com filosofias que vão desde o "não padrão", em que o trabalho remoto nacional ou internacional não é permitido, até o "sempre chegar ao sim", em que as organizações são inspiradas a ser o mais flexível possível e a implementar uma política sem limitações. A maioria fica em algum ponto intermediário. Como indica nossa pesquisa, 80% das organizações permitem alguma forma de trabalho remoto e híbrido.

Pouco mais da metade dos entrevistados (53%) afirma que permite que os funcionários façam "trabalho híbrido" - em outras palavras, há um número definido de dias em que eles devem ir ao local de trabalho designado e um número que podem trabalhar remotamente. Outros 27% permitem que os funcionários trabalhem de forma "totalmente remota" regularmente, sem a necessidade de presença física no local. Cerca de um em cada dez entrevistados em nossa pesquisa global afirma que, no momento, não permite nenhum trabalho híbrido ou remoto como rotina.

Cada modelo e abordagem será diferente. Não existe uma solução universal, e muito dependerá da filosofia e da visão de sua empresa em relação ao trabalho remoto e à estratégia geral. Comece sabendo o que sua empresa deseja alcançar e elabore uma política de trabalho remoto que facilite e viabilize a estratégia organizacional - que pode ser pensar e agir de forma mais diversificada, oferecer maior flexibilidade, aumentar a produtividade e a satisfação ou algo completamente diferente. Se a sua organização depende de funcionários locais, a política correta pode ser não permitir solicitações de trabalho remoto, a não ser em circunstâncias específicas. Se a sua estratégia for buscar talentos em todo o mundo, talvez você queira se concentrar no desenvolvimento de modelos de trabalho internacionais. Isso pode exigir o você aceitar determinados riscos ou custos para atingir sua ambição. Para implementar uma política de trabalho remoto bem-sucedida, é preciso alinhar sua estratégia de trabalho remoto à estratégia de negócios e colaborar entre as funções - RH, Mobilidade ou Impostos não podem fazer isso sozinhos. Um processo de triagem é essencial para permitir a tomada de decisões informadas dentro da empresa.

2. Avaliar o risco

Para liberar os benefícios do trabalho remoto e híbrido e limitar qualquer exposição ao risco, as organizações precisarão se alinhar internamente quanto à tolerância geral ao risco corporativo e, em seguida, avaliar as proteções adequadas que devem ser implementadas para permitir o trabalho remoto internacional e equilibrar o risco para a empresa. As "linhas de proteção" de uma organização são os limites específicos que devem ser acordados com base em seu apetite por riscos e ditarão as proteções que serão incluídas em uma política de trabalho remoto.

Para as organizações que desejam incorporar um modelo de trabalho remoto bem-sucedido, é essencial trabalhar em todas as funções e adotar uma perspectiva ampla.  É preciso atuar com a liderança e coordenar todas as partes interessadas (impostos, conformidade, mobilidade global, talentos, RH, folha de pagamento, jurídico, privacidade de dados e tecnologia) para articular e alinhar as prioridades como parte de uma abordagem holística para criar uma estratégia de força de trabalho operacional e em conformidade.

É imperativo que as organizações saibam onde seus funcionários estão trabalhando, saibam o que estão fazendo e há quanto tempo o fazem. Há considerações significativas sobre impostos, responsabilidade corporativa, imigração* e dever de cuidado quando as pessoas estão trabalhando "fora do radar" e em jurisdições novas e diferentes.

Com a conformidade fiscal e as normas de conformidade citadas entre os três principais desafios para as organizações, não é de surpreender que as barreiras mais comuns tendam a ser a imigração*, o direito ao trabalho, os limites diários e os critérios de elegibilidade que poderiam expor a organização a riscos fiscais e legais.

Nossa pesquisa e nossas conversas demonstram que a barreira mais citada é que o funcionário tenha o direito legal de trabalhar (64%).

Embora muitas organizações estejam claramente no caminho de criar e formalizar suas proteções para o trabalho remoto, algumas organizações admitem que ainda não o fizeram. Quase um quarto (23%) afirma que seus limites de tempo ainda estão sendo considerados. Trinta por cento afirmam que ainda estão pensando em quais barreiras devem ser implementadas ou que não têm diretrizes em vigor. Esperar muito tempo para aplicar as restrições apropriadas é um caminho potencialmente arriscado que também pode comprometer o dever de cuidado do empregador de uma organização, juntamente com uma possível exposição a outros riscos de conformidade.

A Deloitte entende que as organizações devem desenvolver um plano de ação que aborde os possíveis riscos de conformidade atuais e futuros. As empresas precisam implementar diretrizes e proteções em relação às políticas de trabalhadores remotos, incluindo critérios de elegibilidade e rotas de aprovação, identificação de locais e due diligence associada. É essencial adotar uma visão holística para permitir que casos individuais sejam controlados e avaliados (do ponto de vista do imposto corporativo, da conformidade do empregador e do funcionário, da perspectiva legal e regulatória) e que haja um acompanhamento adequado.

*Por razões legais e regulatórias, algumas das firmas-membro da Deloitte Touche Tohmatsu Limited (DTTL), incluindo a firma-membro dos EUA, não prestam serviços de imigração.Esses serviços são prestados pelas práticas jurídicas e de imigração das firmas-membro da DTTL fora dos Estados Unidos e de seus parceiros de aliança.As firmas americanas da Deloitte não exercem a advocacia nem prestam consultoria jurídica.

3. Identificar os caminhos para a capacitação

Depois de definir e alinhar o apetite de risco da organização e as proteções resultantes, as organizações precisarão desenvolver uma política que capture essas diretrizes de trabalho remoto dentro do contexto de: 

• O processo de aprovação
• Os requisitos de retenção e relatório da folha de pagamento
• O gerenciamento de solicitações de exceção
• As consequências da não conformidade
• Suas interações com outras políticas, bem como muitas outras considerações sobre bem-estar, seguros, incluindo assistência médica, gerenciamento de despesas, estrutura de remuneração e assim por diante.

O principal desafio para a capacitação citado pelos entrevistados da pesquisa foi a política e a regulamentação (46%). Nossa experiência sugere que as organizações estão lutando para entender as regulamentações relevantes e como definir estruturas de governança adequadas para suas políticas que reflitam o nível de controle que desejam obter sobre seus riscos.

Uma das principais barreiras de capacitação para muitas organizações tem sido identificar onde o trabalho remoto é governado dentro da organização, pois o trabalho remoto não se encaixa naturalmente em uma função específica devido à combinação de talentos e implicações de conformidade. Os resultados da nossa pesquisa indicam que mais de 90% das organizações pesquisadas já identificaram um proprietário de programa de trabalho remoto e uma rota de aprovação para solicitações de trabalho remoto. Cerca de três quartos das organizações pesquisadas indicaram que o RH é o principal ou um dos principais proprietários da política de trabalho remoto e que o gerente de linha/líder da unidade de negócios é o principal aprovador das solicitações. A abordagem foi amplamente consistente em todos os setores, regiões e tamanhos de empresa.

A conformidade fiscal e regulatória é uma questão complexa, principalmente para as organizações que desejam permitir o trabalho remoto internacional. Isso pode se tornar ainda mais desafiador quando se consideram as interações entre a nova política de trabalho remoto e outras políticas e processos existentes já em vigor em uma organização. Nossa experiência sugere que políticas bem elaboradas, com objetivos claramente definidos, critérios de elegibilidade, diretrizes de risco de conformidade, processo de governança, recompensas e benefícios para os funcionários e funções/responsabilidades são mais bem-sucedidas.

4. Determinar a melhor forma de rastrear e controlar sua população remota

Muitas organizações estão interessadas em aumentar a conformidade e reduzir o risco de suas políticas de trabalho remoto, mas nossa pesquisa sugere que há uma lacuna na capacidade de algumas organizações de gerenciar e aplicar as proteções que implementaram.

O rastreamento pode ser crucial para a mitigação do risco do trabalho remoto de uma organização, pois permite que ela saiba onde seus funcionários estão trabalhando fisicamente. Sem o rastreamento adequado, o trabalho remoto internacional pode resultar em exposição a impostos trabalhistas e corporativos, bem como em riscos legais mais amplos. Embora existam oportunidades para rastrear os funcionários (por exemplo, rastreando o acesso à VPN), muitas empresas hesitam em implementar o rastreamento de funcionários por meios involuntários devido à percepção de violações de privacidade ou ao receio de minar a confiança dos funcionários. As lacunas nos recursos e na utilização da tecnologia também podem desempenhar um papel importante.

Com o aumento da dispersão dos profissionais, aumenta a responsabilidade do empregador. Existem várias tecnologias e ferramentas de rastreamento que podem ajudar a proporcionar maior visibilidade das solicitações de trabalho remoto, da atividade e da localização dos funcionários. Melhores tecnologias e ferramentas podem fornecer melhores percepções e análises, o que leva a programas mais eficientes, melhor capacitação e melhor dever de cuidado do empregador, melhores experiências para os funcionários e conformidade fiscal e regulatória mais robusta. A tecnologia também é fundamental para garantir que as informações relevantes sejam repassadas às funções de folha de pagamento, jurídica, auditoria interna e impostos corporativos.  

O foco em ter as soluções digitais certas para ajudar a gerenciar as preocupações com a conformidade fiscal pode ajudar a identificar onde as pessoas estão trabalhando e permitir a triagem e a tomada de decisões informadas. Além disso, a tecnologia e as ferramentas que rastreiam e analisam as localizações dos profissionais remotos e orientam as partes interessadas sobre as ações para reduzir os riscos podem ajudar as organizações a manter uma estratégia de trabalho remoto bem-sucedida. 

5. Manter-se conectado à estratégia de talentos de longo prazo

Reserve um tempo para revalidar se as políticas de trabalho remoto de sua organização ainda estão enraizadas na experiência do funcionário e na estratégia de talentos. Esse é, para a maioria, o principal motivador da implementação do trabalho remoto. De fato, quando perguntados por que estavam implementando o trabalho remoto, algumas das respostas mais frequentes da pesquisa incluíam melhorar a experiência do funcionário (84%), expandir o pool de talentos (59%), promover a diversidade e a inclusão (39%) e possibilitar uma carreira alternativa para os funcionários (10%).

Esses dados reforçam que o trabalho remoto veio para ficar como uma importante estratégia de talentos. Também sugerem que as organizações estão analisando as tendências da força de trabalho pós-pandemia para garantir que sejam competitivas em relação a seus pares e alinhadas com seus objetivos de expandir o pool de talentos, apoiar a diversidade e impulsionar as metas de sustentabilidade.

Como o trabalho remoto se relaciona com o talento? No mercado atual, todos os caminhos apontam para a reimaginação do trabalho com uma abordagem customizada. Embora as forças possam ser semelhantes em todos os setores, o impacto sobre as pessoas, seu objetivo, o trabalho que realizam e onde e como o fazem será muito diferente em cada setor, empresa e função. Para liberar o potencial contínuo, é hora de os líderes mudarem sua forma de pensar sobre os talentos e a própria natureza do trabalho.

Sobre a pesquisa

A pesquisa da Deloitte esteve em campo de 11 a 31 de agosto de 2022 e obteve respostas de 822 participantes, representando uma ampla variedade de regiões, setores, tamanhos de empresas e especialidades funcionais. Em setembro de 2022, a Deloitte também realizou uma série de entrevistas individuais aprofundadas com líderes de RH, mobilidade e impostos para obter mais informações.

Respondentes da pesquisa (% dos respondentes; n = 822) em 45 países

Modelo organizacional

• 67% Organizações globais
• 12% Um país, vários locais
• 11% Regionalmente, em vários países
• 10% Localmente - em um país com geografia limitada