Projets réussis grâce à un projet cockpit 360°

La réalisation de projets fait partie de l’ADN d’une entreprise de construction. Mais en même temps, les projets génèrent une incertitude. Le caractère spécifique de chaque projet et les coûts croissants rendent difficile de déterminer à l’avance quelle direction prendra le projet. Le fait que les clients ne soient pas seulement de plus en plus exigeants mais également plus sensibles aux coûts ne simplifie pas la réalisation des projets. Au contraire, elle requiert le soutien des bonnes personnes, le suivi des bonnes procédures et l’utilisation des bonnes informations

Les chefs de projet et l’équipe financiere doivent aborder le projet en racontant une histoire

Un projet en cours est appréhendé sous deux angles :

• Opérationnel : L’attention du chef de projet est portée sur l’exécution opérationnelle. Qu’en est-il du planning des sous-traitants ? Les commandes sont-elles faites en temps utile ? Respecterons-nous le délai de livraison ?
• Financier : L’équipe financière suit plutôt les flux de trésorerie et vérifie si la facturation sortante des prestations a été faite correctement et en temps utile. Cette équipe évalue également le coût total et la marge du projet.

Les deux angles d’approche doivent toutefois raconter une histoire et créer une interaction positive. La combinaison du résultat comptable avec le résultat opérationnel du projet est une nécessité absolue à cet égard. L’art consiste à toujours pouvoir expliquer les variances et à les garder sous contrôle. 

Lorsque la connexion entre les deux est un fait, le rapport financier du projet sera l’unique vérité et la concertation entre le dirigeant d’entreprise, le chef de projet et l’équipe des financière conduira à la bonne gestion des projets.

Besoin d’un suivi quotidien et de résultats mensuels relatifs au projet

D’une part, il est nécessaire d’examiner certains chiffres quotidiennement. Pensez notamment au nombre d’ouvriers qui travaillent actuellement sur un projet et aux marchandises qui doivent être livrées à temps sur le site pour poursuivre le travail efficacement. D’autre part, il est également important de disposer des résultats (financiers) des projets, de préférence sur base mensuelle. Le projet doit en fait être arrêté virtuellement pour prendre une photo de la situation financière actuelle du projet. Mais pour prendre cette photo, le responsable financier doit faire face à de nombreux défis. Les projets peuvent durer plusieurs mois, tous les coûts ne sont pas intégralement imputés aux projets et la détermination des travaux en cours n’est pas un exercice simple. En optimisant l’enregistrement des données (c’est-à-dire qui introduit quelle information à quel moment via quel système ?) ainsi que les procédures de clôture financière, ces défis peuvent être relevés de manière structurelle. De cette manière, l’automatisation de plusieurs étapes manuelles peut limiter les risques d’erreur et générer des gains de temps. L’établissement d’un calendrier de clôture et d’une check-list permet de coordonner toutes les personnes concernées tout au long du processus.

Recommençons-nous ce projet demain ?

Outre les conclusions spécifiques au projet, la direction souhaite surtout avoir un aperçu des « leçons apprises ».

• Comment varie la rentabilité des projets selon le type de projet ?
• Les marges du projet sont-elles suffisantes pour couvrir les coûts fixes ?
• Quelle est la productivité de mes travailleurs et des sous-traitants ?

Ces informations sont données en examinant les différents paramètres du projet tout au long de celui-ci. Une bonne gestion financière dans un environnement de projet s’appuie sur un bon reporting dans un outil évolutif convivial et dynamique : un projet cockpit 360°. Celui-ci comprend un tableau de bord spécifique avec des possibilités d’analyse par projet, par phase du projet et par composante du budget. Des signaux d’alerte sont constatés anticipativement grâce à un rapport d’exception global, ce qui permet de prendre les mesures nécessaires en temps utile. Les différents angles d’approche doivent raconter une histoire complète et veiller à ce que tous les regards au sein de l’organisation soient tournés dans la même direction.