Points d’attention sur la TVA en cas d’activités à l’ international

Compte tenu de la matière complexe – qui peut en outre être interprétée différemment d’un État membre à l’autre – il est important de répertorier vos transactions,de prévoir une procédure interne de contrôle et des processus de suivi relatifs aux documents  probants à l’initiative de la transaction.

Répertoriez vos transactions

Pour traiter correctement les transactions internationales (achats et ventes) sur le plan technique et de la TVA, il est important que vous identifiiez clairement différents aspects :

• Comment qualifier l’opération qui est facturée ? S’agit-il d’une livraison d’une marchandise ou d’un service, d’une importation de marchandises, d’une livraison avec installation ou d’une vente intracommunautaire… ?
• Qui est votre acheteur : un assujetti, un particulier ou une autorité publique ?
• Les marchandises achetées auprès de votre fournisseur sont-elles directement livrées chez votre client (livraisons directes) ?
• Disposez-vous d'un local de stockage dans un autre État membre, à partir duquel les marchandises sont livrées à vos clients ?
• Vendez-vous vos marchandises via une boutique en ligne ?
• De quel incoterm avez-vous convenu avec votre fournisseur/client ? En d’autres termes, quelle partie sera responsable du transport des marchandises ?
• Quelle partie intervient-elle en tant qu’importateur/exportateur des marchandises ? Quelles sont les conséquences en matière de TVA dans les pays où ces transactions ont lieu ?
• …

Toute modification dans la chaîne d’approvisionnement peut avoir un impact important sur le traitement correct de la transaction en matière  TVA et peut – dans le pire des cas – entraîner une obligation d’enregistrement à la TVA dans un autre État membre. Une modification en dernière minute du transport, décidée par le service logistique, peut ainsi avoir un impact considérable sur le traitement correct des transactions de vente en matière  TVA (par ex. une livraison directe d’un fournisseur étranger au lieu d'une livraison depuis l’entrepôt en Belgique). Une communication transparente et claire entre les différents services (commercial - logistique - financier) est donc essentielle. Si vous êtes actif sur le plan international, en tant qu’entreprise, des connaissances de base en matière de TVA sont dès lors indispensables au sein de vos différents services.

Focus sur la procédure – documents probants

Dans la pratique, nous constatons que l’administration de la TVA ne se limite plus à une vérification des journaux et factures en cas de contrôle TVA. En général, et certainement en cas d’exonérations internationales de la TVA, le contrôleur demandera également les documents intrinsèques de la transaction (contrat, mails, document de transports, ..). En tant qu’assujetti, vous devez effectivement pouvoir démontrer toute piste d’audit fiable – qui établit un lien clair entre la livraison ou le service d’une part et la facture d’autre part – pour toute opération entrante et sortante.

Ces documents inhérents à la transaction constituent également un élément important dans l’application des exonérations de la TVA dans un contexte international. Si des transactions internationales sont facturées sans application de la TVA belge, le fournisseur doit toujours pouvoir démontrer qu’il a été satisfait aux conditions d’application de l’exonération de la TVA (par ex. exonération pour livraison intracommunautaire, exportation…) ou le fournisseur devra pouvoir démontrer qu’une opération technique-TVA n’a pas lieu en Belgique (par ex. livraison avec installation d’une machine à l’étranger).

La pratique montre à chaque fois à quel point il est important, en tant qu’entreprise, de disposer des bons documents, et ce pour démontrer tant l’authenticité d’une transaction que l’application correcte d’une exonération de la TVA. Nous recommandons dès lors de documenter largement vos procédures internes (par ex. pour l’approbation de commandes ou la conservation des documents de transport requis). Un processus de contrôle interne bien documenté peut en outre être utile en interne pour détecter par exemple des erreurs liées à la TVA ou pour aider les nouveaux collaborateurs à démarrer dans l’entreprise.