Extension de l’obligation de mention sur fiche pour les frais propres à l’employeur à partir du 1er janvier 2022

Qu’est-ce qui change ?

Le montant total des frais propres à l’employeur remboursés à compter du 1er janvier 2022 devra être mentionné sur les fiches fiscales 281.10 (travailleurs) ou 281.20 (dirigeants d’entreprise). Cela vaut tant pour les remboursements fixes (forfaitaires) que pour les remboursements variables (sur la base de pièces justificatives).

Cette obligation existait déjà pour les frais forfaitaires, où il suffisait de noter “oui” sur la fiche si les forfaits étaient déterminés sur base de normes sérieuses. Pour les remboursements effectués sur base de pièces justificatives, cette obligation de déclaration n’existait pas encore formellement. Pour l’instant, il faudra attendre de voir comment cette extension se traduira dans la pratique, mais il ressort d’une récente circulaire que l’intention est de toujours mentionner le montant total du remboursement des dépenses.

L’extension de l’obligation de déclaration sur les fiches doit contribuer au contrôle de toute double utilisation des remboursements de frais propres à l’employeur, sur base d’un montant fixe d’une part, et sur base de pièces justificatives d’autre part. De cette manière, le législateur veut également éviter la (double) déduction injustifiée de ces coûts en tant que frais professionnels.

Sanction en cas de non-respect ?

La sanction en cas de non-respect de cette obligation dépendra du type d’intervention. Cela peut aller de la non-déductibilité des frais à l’application d’une cotisation sur commissions secrètes, en passant par l’application d’une amende administrative.

Nécessité d’une organisation administrative

Pour réduire au maximum les tâches administratives supplémentaires liées à cette modification, il est donc nécessaire d’examiner de plus près le traitement administratif des notes de frais afin de l’organiser de manière optimale. Cela peut notamment se faire via la tenue d’une comptabilité (analytique) ou via des plateformes électroniques spécifiques de gestion des frais. Cependant, si vous transmettez mensuellement les frais remboursés de tous les travailleurs au secrétariat social, les fiches seront établies automatiquement et correctement. Vous pourriez également penser à accorder des montants forfaitaires au lieu d’utiliser des notes de frais si certaines petites dépenses reviennent régulièrement et si vous estimez que la charge administrative liée au remboursement des notes de frais est trop pénible. Si vous voulez éviter toute discussion avec le fisc concernant le remboursement de tels frais, un ruling peut être demandé au Service des Décisions Anticipées.