Il est grand temps d’examiner attentivement les remboursements de frais accordés par votre entreprise !

Notre édition du mois de mars a déjà abordé l’extension de l’obligation de déclaration sur les fiches des frais propres à l’employeur en ce qui concerne les remboursements qui ont été effectués à partir du 1er janvier 2022. Cette modification doit contribuer au contrôle de toute éventuelle double utilisation des remboursements forfaitaires et des remboursements sur base de pièces justificatives.

Opérations de contrôle ciblées du fisc ?

Étant donné que le fisc obtient de cette manière l’accès à des informations détaillées relatives à la politique de frais de chaque entreprise, il n’est pas exclu qu’il utilise ces informations pour mener des opérations de contrôle qui ciblent spécifiquement les frais propres à l’employeur.

Puisque de tels remboursements ne constituent pas – sous certaines conditions – un salaire et ne sont par ailleurs pas soumis aux cotisations de sécurité sociale, ces opérations s’inscrivent parfaitement dans l’ambition de l’actuel gouvernement d’organiser un passage progressif des formes alternatives de rémunération (à faible imposition ou exemptée d’impôt) vers une rémunération (imposée) en euros.

C’est surtout l’octroi de montants forfaitaires (sans ruling) qui fait souvent l’objet de discussions lors d’un contrôle fiscal ou social. Si ces frais sont contestés, car ils sont déraisonnablement ou insuffisamment justifiés, cela peut donner lieu à une requalification (partielle) en salaire, avec toutes les conséquences que cela implique. Étant donné qu’une telle requalification a un impact sur les revenus nets mensuels d’un travailleur ou d’un dirigeant, les conséquences peuvent être considérables. Il est donc grand temps d’examiner attentivement les remboursements de frais accordés par votre entreprise et de vous préparer du mieux possible à un éventuel contrôle fiscal.

Quelles sont les règles du jeu ?

À l’exception de la double utilisation ou du remboursement de frais non professionnels, la discussion portera généralement dans la pratique sur les frais forfaitaires. Il est souvent opté pour l’octroi de forfaits en raison de la charge administrative liée au remboursement des notes de frais.

Pour pouvoir accorder de tels remboursements, il est toutefois nécessaire de les justifier sur la base de la fonction que le bénéficiaire occupe et des conditions de travail dans lesquelles il se trouve. Les remboursements accordés doivent donc être liés à la fonction et non à la personne. Cela implique également que toutes les personnes faisant partie de la même catégorie de fonction doivent recevoir les mêmes remboursements, sauf si une distinction justifiée peut être faite.

En tant qu’entreprise, vous devez donc pouvoir motiver les remboursements de frais que vous accordez et démontrer que les forfaits correspondent aux frais réellement engagés. Vous pouvez par exemple procéder par échantillonnage en vous basant sur des pièces justificatives pour les différentes catégories de fonction pendant une certaine période de référence.

En outre, les remboursements précités doivent toujours être justifiés à l’aide des documents écrits nécessaires. Pour ce faire, nous pensons concrètement à une annexe au contrat de travail, une politique automobile, une politique en matière de télétravail…

Enfin, il est également important que les frais ne soient en aucun cas doublement remboursés. L’utilisation de forfaits est uniquement acceptée à condition que ces mêmes frais ne soient pas également remboursés d’une autre manière (par exemple via une carte de crédit au nom de l’employeur, des notes de frais…).

Que pouvez-vous faire aujourd’hui ?

En vue d’un contrôle fiscal, nous vous conseillons vivement d’identifier les remboursements de frais accordés par bénéficiaire (travailleur ou dirigeant), de vérifier quelle est la justification concrète, s’ils constituent ou non un ensemble cohérent, s’ils correspondent toujours à la réalité et si les documents sous-jacents nécessaires sont disponibles. S’il est question de montants importants, vous pouvez envisager sur le plan fiscal de demander un ruling auprès du Service des Décisions Anticipées.