La compliance (annuelle) de votre société simple

1. Obligations annuelles de compliance

Une société simple doit établir chaque année des comptes annuels sur base de sa comptabilité. Dans de nombreux cas, ces comptes doivent être établis au cours du premier semestre de l’année civile suivant l’exercice auquel ils se rapportent. Les comptes annuels font ensuite l’objet d’une discussion en assemblée générale. De cette façon, les associés sont impliqués dans la gestion de l’entreprise et ont un aperçu des (de l’évolution des) actifs de la société. 
Par ailleurs, la tenue de la comptabilité et l’établissement des comptes annuels permettent de rapidement constater la composition et l’historique du patrimoine de la société simple, ce qui est souhaitable dans le cadre de l’organisation d’une planification patrimoniale. Ces comptes annuels ne doivent toutefois pas être déposés à la Banque Nationale de Belgique, ni publiés, de sorte que les informations sur les biens gérés par la société simple restent inconnues des tiers. 
A l’occasion de l’assemblée générale annuelle, il est également recommandé de confirmer les informations reprises dans le registre UBO. Si vous le souhaitez, cette confirmation peut être effectuée à une date fixe chaque année. La société simple est en effet tenue d’inscrire son ou ses bénéficiaires effectifs dans le registre UBO lors de sa constitution et les informations qui y sont reprises doivent faire l’objet d’une confirmation annuelle. S’il y a un changement de bénéficiaire(s) effectif(s) dans la société simple au cours de l’année, le registre UBO doit être mis à jour dans le mois suivant ce changement.

2. Points d’attention récurrents

Il est conseillé de vérifier régulièrement (au moins tous les 5 ans) si les règles contenues dans les statuts de la société simple sont toujours d’actualité et correspondent toujours aux souhaits des parties, à la situation familiale et/ou aux modifications législatives. Il est également conseillé de vérifier les statuts en cas de survenance d’un événement exceptionnel (par exemple, le décès de l’un des associés ou des administrateurs de la société). Dans ce cas, une modification des statuts peut être nécessaire/souhaitable. 
En cas de modification dans la détention des parts (retraits, apports supplémentaires, etc.), le registre des parts de la société doit être mis à jour. Grâce à ce registre, il est très facile de prouver qui sont les détenteurs des parts de la société. Si nécessaire, les informations du registre UBO et celles reprises à la Banque-Carrefour des Entreprises devront également être mises à jour. 
En respectant les obligations susmentionnées, votre société simple restera un véhicule discret et flexible qui offre une grande valeur ajoutée dans la gestion transparente et contrôlée de votre patrimoine (familial). Votre banque (et son service de compliance) appréciera(ont) certainement cette transparence.