Voorraadopname en -waardering: een uitdaging?

Iedere vennootschap moet op basis van de bepalingen van het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen (WVV) op de afsluitdatum van het boekjaar een ‘inventaris’ opmaken. Deze omvat naast de voorraden onder meer ook alle andere bezittingen en vorderingen (actief) en alle schulden en verplichtingen (passief). Uit deze jaarlijkse oefening vloeit uiteindelijk de jaarrekening voort.

Voorraadopname

Betekent dit dat u effectief een fysieke voorraadtelling moet uitvoeren op balansdatum? Dit kan immers in de praktijk moeilijk of niet realiseerbaar zijn wanneer u uw productieproces niet kan stilleggen, of het tijdelijk sluiten van uw verkooppunten vanuit commercieel oogpunt geen optie is. Heel wat ondernemingen die beschikken over een permanent voorraadsysteem gaan daarom over tot systematische periodieke controles van een gedeelte van de voorraad, waarbij eventuele fouten onmiddellijk worden gecorrigeerd. Op die manier zou de afwijking tussen de gerapporteerde en de reële aanwezige voorraad op de afsluitdatum van het boekjaar beperkt moeten zijn. Het valt echter aan te bevelen om dit via steekproeven bevestigd te zien en eveneens een vergelijking met de vorig jaar aanwezige aantallen uit te voeren om zo eventuele anomalieën te detecteren.

Waardering

Het is evident dat naast het kwantitatieve aspect ook een correcte waardering cruciaal is. Als basisprincipe is in het Koninklijk Besluit tot uitvoering van het WVV (KB/WVV) de waardering tegen aanschaffingswaarde opgenomen. Hierbij is voor grondstoffen en handelsgoederen de aankoopprijs (inclusief de bijkomende kosten) bepalend. U kan daarbij gebruik maken van één van de 4 gekende methodes (individualisering van de prijs, gewogen gemiddelde, FIFO of LIFO). Voor goederen in bewerking, gereed product en bestellingen in uitvoering moet de vervaardigingsprijs worden gehanteerd. Het KB/WVV voorziet in de mogelijkheid om de onrechtstreekse productiekosten al dan niet in de vervaardigingsprijs op te nemen.

Gebaseerd op het voorzichtigheidsprincipe, schrijft het KB/WVV voor dat u voor de waardering van uw voorraden de marktwaarde moet hanteren indien deze lager is dan de aanschaffingswaarde. Voor wat betreft de aanwezige voorraad handelsgoederen of zelf geproduceerde artikelen betekent dit bijvoorbeeld dat u moet oordelen of de haalbare verkoopprijs ervan niet lager ligt dan de initiële aankoop- resp. vervaardigingsprijs.

Wellicht is het mogelijk om een inschatting hiervan te maken op basis van de rotatiesnelheid van de individuele producten: bij modegevoelige, beperkt houdbare of minder goed verkopende producten is de kans immers reëel dat u een deel ervan uiteindelijk onder de aanschaffingswaarde zal moeten verkopen. Een onderbouwde afwaardering is daarom in dergelijke gevallen noodzakelijk.

Bij de waardering van bestellingen in uitvoering (bijv. bij aannemingsopdrachten) moet er dan weer gekozen worden tussen de ‘completed contract’ methode (waarbij de winst op de bestelling pas uitgedrukt wordt bij de levering) en de ‘percentage of completion’ methode (die leidt tot een inresultaatname van de verwachte winst op basis van de vordering van de werken). Maak deze keuze doordacht want de impact op uw resultaat en balans kan groot zijn.

Fiscaal

Weet dat in de fiscale wetgeving geen afwijkende regels worden vastgelegd omtrent het bepalen van de waarde van de voorraad; er wordt hiervoor simpelweg gerefereerd naar het KB/WVV. Het belang van het documenteren van de gemaakte keuzes (lees: het vastleggen ervan in de waarderingsregels van de vennootschap en het opnemen van een correcte samenvatting ervan in de toelichting bij de jaarrekening) kan dan ook niet genoeg beklemtoond worden.