Verruimde ficheverplichting voor kosten eigen aan de werkgever vanaf 1 januari 2022

Wat verandert er?

Voor de vanaf 1 januari 2022 gedane terugbetalingen zal het totale bedrag aan toegekende kosten eigen aan de werkgever moeten vermeld worden op de fiscale fiches 281.10 (werknemers) of 281.20 (bedrijfsleiders). Dit geldt zowel voor de vaste (forfaitaire) als voor de variabele vergoedingen op basis van bewijsstukken.

Deze verplichting bestond al voor de forfaitaire vergoedingen, waarbij het volstond om de vermelding ‘ja’ op de fiche te noteren als de vergoedingen bepaald werden conform ernstige normen. Voor de terugbetalingen op basis van bewijsstukken bestond deze rapporteringsverplichting strikt genomen nog niet. Voorlopig is het nog even wachten op de praktische uitwerking van deze verruiming, maar uit een recente circulaire blijkt dat het de bedoeling is om telkens het totale bedrag van de onkostenvergoeding te vermelden.

De verruimde ficheverplichting moet bijdragen tot de controle op eventueel dubbel gebruik van terugbetalingen van kosten eigen aan de werkgever op basis van een forfait enerzijds en op basis van bewijsstukken anderzijds. De wetgever wil zo ook de onterechte (dubbele) aftrek als beroepskost van die kosten vermijden.

Sanctie in geval van niet-naleving?

De sanctie van de niet-naleving is afhankelijk van het soort tussenkomst. Dit kan gaan van de niet-aftrekbaarheid van de vergoedingen, over de toepassing van de aanslag geheime commissielonen tot het opleggen van een administratieve boete. 

Noodzaak tot administratieve organisatie 

Om de extra administratie die deze wijziging met zich meebrengt tot een minimum te herleiden, is het dus noodzaak om de administratieve organisatie van de onkostennota’s nader te bekijken teneinde deze optimaal te organiseren. Dit kan onder andere via het voeren van een (analytische) boekhouding of via specifieke elektronische platformen voor onkostenbeheer. Indien u echter de terugbetaalde onkosten van alle werknemers maandelijks doorgeeft aan het sociaal secretariaat zullen de fiches automatisch op een correcte manier opgemaakt worden. Tevens zou u kunnen denken aan de toekenning van forfaitaire bedragen in plaats van onkostennota’s als bepaalde kleine uitgaven regelmatig terugkeren én u de administratieve last verbonden aan de terugbetaling van onkostennota’s te zwaar vindt. Indien u discussies met de fiscus over de terugbetaling van dergelijke kosten wenst te vermijden, kan een ruling aangevraagd worden bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen.