Hoog tijd om de door uw onderneming toegekende onkostenvergoedingen onder de loep te nemen!

In onze maart editie kwam de verruimde ficheverplichting voor kosten eigen aan de werkgever voor terugbetalingen die worden gedaan vanaf 1 januari 2022 reeds aan bod. Deze wijziging moet bijdragen tot de controle op eventueel dubbel gebruik van forfaitaire terugbetalingen en terugbetalingen op basis van bewijsstukken.

Gerichte controleacties fiscus?

Gezien de fiscus op deze manier toegang krijgt tot gedetailleerde informatie m.b.t. het onkostenbeleid van elke onderneming, valt het niet uit te sluiten dat ze deze info zal gebruiken om controleacties te voeren die specifiek gericht zijn op kosten eigen aan de werkgever.

Omdat dergelijke vergoedingen – onder voorwaarden – geen loon vormen en bovendien niet onderworpen zijn aan sociale zekerheidsbijdragen, sluiten deze acties naadloos aan bij de ambitie van de huidige regering om een geleidelijke verschuiving te organiseren van alternatieve (laag belaste of belastingvrije) verloningsvormen naar een (belaste) verloning in euro’s.

Vooral de toekenning van forfaitaire bedragen (zonder ruling), is vaak het voorwerp van discussie bij een fiscale of sociale controle. Indien deze vergoedingen betwist worden omdat ze onredelijk of onvoldoende verantwoord zijn, kan dit leiden tot een (gedeeltelijke) herkwalificatie in loon, met alle gevolgen van dien. Gezien dergelijke herkwalificatie een impact heeft op de maandelijkse netto ontvangsten van een werknemer of bedrijfsleider, kunnen de gevolgen aanzienlijk zijn. Hoog tijd dus om de door uw onderneming toegekende onkostenvergoedingen onder de loep te nemen en u zo goed als mogelijk voor te bereiden op een potentiële fiscale controle.

Wat zijn de spelregels?

Behoudens dubbel gebruik of de terugbetaling van niet-beroepsmatige kosten, zal de discussie in de praktijk meestal gaan over forfaitaire vergoedingen. Vaak wordt gekozen voor de toekenning van forfaits omwille van de administratieve last verbonden aan de terugbetaling van onkostennota’s.

Om dergelijke vergoedingen te kunnen toekennen, is het echter noodzakelijk dat deze verantwoord zijn vanuit de functie die de begunstigde bekleedt én de werkomstandigheden waarin hij/zij zich bevindt. De toegekende vergoedingen moeten dus functiegebonden en niet persoonsgebonden zijn. Dit impliceert tevens dat alle personen binnen dezelfde functiecategorie dezelfde vergoedingen moeten ontvangen, tenzij er een verantwoord onderscheid kan gemaakt worden.

Als onderneming moet u de door u toegekende kostenvergoedingen kunnen motiveren én bewijzen dat de forfaits overeenstemmen met de werkelijk gemaakte kosten. Dit zou u bijvoorbeeld steekproefsgewijs kunnen doen aan de hand van het bijhouden van bewijsstukken voor de verschillende functiecategorieën gedurende een bepaalde referentieperiode.

Voormelde vergoedingen moeten bovendien steeds onderbouwd zijn door middel van de nodige geschreven documenten. Hierbij denken we concreet aan bijlagen bij de arbeidsovereenkomst, car policy, thuiswerk policy, …

Tenslotte is het ook van belang dat de kosten in geen geval dubbel terugbetaald worden. Het gebruik van forfaits wordt enkel aanvaard mits diezelfde kosten niet nog eens op een andere manier vergoed worden (bv. via kredietkaart op naam van de werkgever, onkostennota’s, …).

Wat kan u op vandaag doen?

Met het oog op een eventuele fiscale controle raden wij u ten stelligste aan om de toegekende onkostenvergoedingen per begunstigde (werknemer of bedrijfsleider) in kaart te brengen, na te gaan wat de concrete onderbouw is, of ze al dan niet een consistent geheel vormen, of ze nog steeds overeenstemmen met de realiteit en of de nodige onderliggende documenten voorhanden zijn.

Indien het om belangrijke bedragen gaat, kunt u op fiscaal vlak overwegen om een ruling aan te vragen bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen.