Huidige tendensen bij btw-controles

Bedrijfsproces

Opdat de btw op inkomende facturen kan gerecupereerd worden is vereist dat alle verplichte vermeldingen op de factuur staan (o.a. btw-nummer van de klant). Daarnaast moet er bij een controle kunnen aangetoond worden dat de gefactureerde verrichting ook effectief heeft plaatsgevonden.

Naast de factuur moeten dus ook onderliggende documenten kunnen verstrekt worden die de echtheid van de transacties aantonen. Voor dienstprestaties kan dit door het voorleggen van ondertekende dienstverleningsovereenkomsten en een detail van de aangerekende prestaties.

Correcte facturatie

Bovendien moeten de verrichte leveringen of diensten gefactureerd zijn aan de correcte vennootschap. Indien dit toch niet het geval zou zijn (bv. bij verbonden ondernemingen) moet er een doorfacturatie gebeuren aan de vennootschap welke de effectieve genieter van de diensten of afnemer van de goederen is, en moet aan de leverancier/dienstverrichter gevraagd worden om in de toekomst te factureren aan de correcte vennootschap.

Btw-aftrek beperkingen

Het btw-wetboek voorziet in een aantal btw-aftrekbeperkingen voor gemengd gebruikte goederen (zoals gsm’s of laptops), restaurantkosten, hotelkosten, relatiegeschenken, autokosten ….

Indien aan een aantal specifieke voorwaarden is voldaan mag de btw op restaurantkosten, hotelkosten, relatiegeschenken … toch volledig in aftrek worden genomen. U moet echter steeds kunnen aantonen dat deze 100 %-aftrek gerechtvaardigd is. Zo kan de btw op op gsm-kosten slechts volledig worden gerecupereerd als de gsm’s enkel beroepsmatig worden gebruikt.Voor autokosten is de btw-aftrek wettelijk begrensd op 50 %. Indien er echter gemengd gebruik is (privé- en beroepsgebruik), wat meestal het geval is, dient de aftrek te gebeuren aan de hand van één van de drie voorgeschreven methodes om het beroepsgebruik te bepalen: rittenadministratie, semi-forfaitaire methode of algemeen forfait van 35 %.

Btw-verlegging

De btw-wetgeving voorziet in een aantal gevallen in een verplichte verlegging, waarbij de btw verschuldigd is door de medecontractant. We denken hier bv. aan de verlegginsregeling voor werken in onroerende staat of bij afname van algemene diensten van dienstverrichters gevestigd buiten België.

De niet correcte toepassing van de verlegging kan leiden tot betaling van boetes (die in bepaalde gevallen - weliswaar onder voorwaarden en na verzoek - terug kunnen kwijtgescholden worden).

Vrijstellingen bij internationale handelingen

Indien u de vrijstelling voor intracommunautaire levering voor uitvoer of andere btw-vrijstellingen in een internationale context toepast, moet u steeds kunnen bewijzen dat er voldaan is aan de voorwaarden voor de toepassing ervan.

In het geval van vrijgestelde intracommunautaire leveringen zal u onder andere moeten kunnen aantonen dat de goederen effectief vervoerd geweest zijn vanuit België naar een andere EU-lidstaat. Dit kan op basis van een aantal weerlegbare vermoedens (volgens Europees standpunt en Belgisch standpunt).

In het geval van uitvoer moet u als leverancier kunnen aantonen dat de goederen effectief de EU hebben verlaten en dat het vervoer verricht is door of voor rekening van de verkoper of de niet in België gevestigde koper. Als belangrijkste bewijs geldt hier het (afgestempeld) uitvoerdocument.

Indien u niet in het bezit bent van transportdocumenten, uitvoeraangifte … (bv. bij EXW leveringen) is het sterk aan te raden om de garantie te ontvangen van uw klant, logistieke partij … dat in geval van een controle deze documenten zeker zullen voorhanden zijn. Om hieromtrent enige zekerheid te verkrijgen kan u deze best op regelmatige basis steekproefsgewijs opvragen.