ESG als basis voor sterke contracten in een vernieuwde manier van bedrijfsvoering

Hoogtijd dus om verantwoorde bedrijfsvoering te prioriteren in uw contractuele relaties met externe stakeholders, zowel up- als downstream. Want zelfs als uw kmo niet onder het toepassingsgebied van deze nieuwe verplichtingen valt, maakt uw onderneming deel uit van een groter supply chain netwerk dat wel in het vizier zit. Dit met directe gevolgen op uw merkreputatie en als risico het verlies van investeerders, klanten of sponsors.

Om aan dit alles te voldoen worden bedrijven niet alleen gevraagd hun eigen gedrag onder de loep te nemen, maar minstens het gesprek aan te gaan over de nieuwe ESG-eisen met hun bestaande en nieuwe contractpartners, om deze nadien contractueel te verankeren. Dit laatste kan door het herzien, bijwerken of beëindigen van bestaande overeenkomsten, maar ook door het onderhandelen en opstellen van nieuwe contracten. Weet dat eenzijdige wijzigingen hierbij geen optie zijn.

Het zal dan ook zaak zijn om - in de verschillende bedrijfsprocessen - grip te houden op ESG: bij selectie van uw partnernetwerk, in de contractfase, tot en met de uitvoering.

Voor de selectie van contractpartijen kunt u een lijst van KPI’s hanteren. Deze is veelal industrie afhankelijk en kan verschillende eisen omvatten, gaande van bijvoorbeeld CE-normen en/of certificeringen, over EU-kwaliteitsnormen zoals privacy en security, tot transparantie over de landen binnen het productieproces van uw leverancier, of zelfs tot het eisen dat uw leveranciers beroep doen op route-optimalisatie of vervoer via e-mobility. Maak deze manier van werken ook kenbaar binnen uw onderneming, zodat medewerkers die onderhandelingen en contracten aangaan met nieuwe leveranciers of klanten deze KPI’s kunnen bewaken. Wanneer het selectieproces van uw stakeholders niet in uw handen zou liggen - gelet op grootte, afhankelijkheid of strategische slagkracht van het contractpartijen - wees dan minstens goed voorbereid op de ESG-informatievragenstroom die uw richting kan uitkomen via een weldoordachte sustainability policy. 

Veranker vervolgens het confirmeren aan ESG in uw contracten; bij voorkeur via een resultaatverbintenis. De enkele inspanning van uw contractpartner om de overeengekomen ESG-normen te behalen, volstaat immers niet in het geval van een resultaatverbintenis. Om uw onderneming maximaal te beschermen tegen de zware verplichtingen van uw partners in de supply chain, bevatten de afgesloten contracten ook best garanties (‘warranties’), beperkingen in aansprakelijkheid (‘liabilities’) alsook vrijwaringsclausules (‘indemnifications’) in uw voordeel. Denk na over het inbouwen van sanctiemogelijkheden bij tekortkomingen: wanneer kunnen deze een grond tot opschorting vormen, of in welke gevallen kan dit leiden tot schadevergoeding of mogelijk zelf beëindiging van de relatie. Ten slotte maakt u best ook afspraken over het niet-inschakelen van onderaannemers in uw partnercontracten, om zo grip te kunnen houden op de geoutsourcete diensten en de naleving van de ESG-normen.

Kortom, het ESG-bewustzijn laat zich voelen in de bedrijfsvoering van ieder type van onderneming, groot of klein. Hierdoor winnen uw afspraken en contracten meer dan ooit aan relevantie. Deze verandering kan het ideale momentum zijn om uw businessmodel en relatienetwerk mee te laten transformeren, en zo het vertrouwen van zowel interne als externe stakeholders in uw bedrijf te laten groeien.