Projectrapportering als bouwsteen van strategische besluitvorming

Traditionele rapporteringsmethodes zijn arbeidsintensief, tijdrovend en vatbaar voor menselijke fouten. Vaak betreft het papieren documenten en/of Excelspreadsheets die handmatig worden ingevuld of overgenomen. Een rapportagetool kan het verzamelen, bewerken en visualiseren van gegevens uit verschillende systemen vergemakkelijken, zodat er meer tijd vrijkomt voor analyse. Tools zoals Microsoft Power BI kunnen u helpen deze uitdagingen te overwinnen in de volgende digitaliseringsstap van uw bedrijf.

Het belang van projectrapportering in de bouw

In een wereld waar bouwprojecten steeds complexer worden, is het voor bedrijven essentieel om grip te houden op de winstgevendheid van die bouwprojecten. Projectrapportering speelt hierin een cruciale rol. Door systematisch verkoopfacturen, inkoopfacturen van leveranciers en onderaannemers, tijdsregistraties, werkstaten, etc. te verzamelen en analyseren, kunt u uw projectmarges, efficiëntie en algehele prestaties optimaliseren. Een fundamenteel goed opgezette rapportering brengt dan ook enkele voordelen met zich mee:

• Één van de belangrijkste voordelen van projectrapportering is het verkrijgen van een gedetailleerd beeld van uw projectmarges. Dit kan worden bekeken vanuit verschillende analytische dimensies, zoals projectstatus, werfleider en regio. Door deze inzichten kunt u sneller inspelen op trends en patronen die uw winstgevendheid beïnvloeden.
• Projectrapportering biedt dynamische inzichten die u helpen uw strategieën bij te sturen. Door regelmatig bouwprojecten te analyseren, kunt u beslissingen nemen op basis van feiten in plaats van buikgevoel. Dit verhoogt niet alleen de nauwkeurigheid van uw strategische keuzes, maar ook de effectiviteit van uw bedrijfsvoering.
• Elk project brengt risico’s met zich mee. Denk bijvoorbeeld aan vertragingen bij onderaannemers, kapotte materialen, weersomstandigheden, etc. Door middel van projectrapportering worden dergelijke knelpunten vroegtijdig gesignaleerd, waardoor u tijdig corrigerende maatregelen kunt nemen. Dit voorkomt onvoorziene kosten en helpt om projecten op schema en binnen budget te houden
• Naast het verbeteren van marges en besluitvorming, draagt projectrapportering ook bij aan een efficiëntere werkwijze. Door werk- en registratieprocessen te stroomlijnen en informatie transparant te maken binnen uw bedrijf, kunnen teams beter samenwerken en wordt dubbel werk voorkomen. Dit leidt tot een verhoogde productiviteit en een effectievere inzet van middelen. Denk bijvoorbeeld aan de verplichte controles met betrekking tot check-in at work.

De kracht van business intelligence in projectrapportering

Hoewel Robaws, KPD, Business Central, Exact Online en andere ERP-systemen fungeren als datacaptatietool, ontluikt de echte kracht van data zich wanneer het als geheel samenkomt. Nadien kunt u deze data analyseren en visualiseren met als doel er overkoepelende inzichten uit te halen om strategisch bij te sturen. Een BI-tool, zoals Power BI, kan hierin een structurele rol spelen en biedt enkele cruciale voordelen:

• Één  van de grootste voordelen van een BI-tool - zoals Power BI - is dat het kan leiden tot de implementatie van “één versie van de waarheid” in uw organisatie. Dit betekent dat er één betrouwbare gegevensbron is die door alle belanghebbenden van uw organisatie wordt gebruikt. Microsoft Power BI kan gegevens verzamelen uit verschillende gegevensbronnen, waaronder ERP-systemen, tijdregistratiesystemen, projectmanagementsoftware en andere ondersteunende spreadsheets. Dit maakt het mogelijk om op één locatie efficiënt gegevens te verzamelen over verschillende afdelingen, waaronder inkoop, planning, financiën en projectmanagement.
• Een tweede voordeel van een BI-tool als Power BI is de mogelijkheid om gegevens op een gebruiksvriendelijke manier te analyseren en te visualiseren. Vanuit een management dashboard kan voor kritieke projecten doorgeklikt worden naar de projectfiche en de bijhorende documenten. Dashboards kunnen worden aangepast aan de behoeften van uw organisatie en kunnen worden gedeeld met belanghebbenden binnen en buiten uw bedrijf. Deze visualisaties kunnen ook worden gepersonaliseerd om te voldoen aan de specifieke behoeften van uw organisatie om een beter inzicht te krijgen in de prestaties van het project.
• Doordat cruciale gegevens in realtime kunnen worden opgevraagd en vernieuwd, hebben gebruikers op elk moment toegang tot de meest actuele informatie. Dit betekent dat bouwbedrijven  snel kunnen reageren op veranderingen in het project en deze kunnen bijsturen om onvoorziene kosten en vertragingen te voorkomen. Uiteindelijk zal uw bedrijf als geheel beter presteren.

Projectrapportering is geen overbodige luxe, maar een onmisbaar instrument voor bouwbedrijven die succesvol willen opereren in een competitieve markt. Het biedt waardevolle inzichten, helpt risico’s te minimaliseren en verbetert de algehele efficiëntie. Door te investeren in een solide rapportagesysteem, kunt u niet alleen uw bouwprojecten beter beheren, maar ook uw strategische groeidoelen effectiever realiseren.

Door gebruik te maken van een krachtige rapporteringstool zoals Power BI kunt u informatie uit verschillende bronsystemen aanspreken en combineren om zo diepgaande inzichten te genereren als fundering voor onderbouwde beslissingen. Wenst u meer te weten over hoe projectrapportering en Power BI uw organisatie kunnen ondersteunen? Dan gaan we graag met u in gesprek!