Duurzaam samenwerken met derden

Tewerkstelling buitenlandse medewerkers   

Internationale tewerkstelling is bijzonder complex en moet vanuit verschillende invalshoeken bekeken worden:

•  Welk sociale zekerheidsstelsel is van toepassing?
• Waar dienen belastingen betaald te worden? Is er al dan niet sprake van een vaste inrichting?
•  Is een bijzondere vergunning nodig om in België te werken en/of te verblijven?
• Met welke arbeidsvoorwaarden dient rekening gehouden te worden?

Het opzetten van een internationale tewerkstelling vergt een voorafgaandelijke grondige analyse.

Aansprakelijkheid

EAfhankelijk van de sector waarin uw onderneming actief is, bent u gehouden om bepaalde verplichtingen na te leven wanneer uw onderneming beroep doet op onderaannemers wilt u aansprakelijkheid vermijden. Denk hierbij aan de controleplicht voor fiscale en sociale schulden, controle op de correcte betaling van de lonen, controle van de A1-formulieren en Limosa-melding, werfmelding en elektronische aanwezigheidsregistratie.

Een Vlaams decreet voorziet nu een verstrengde ‘zorgvuldigheidsplicht’ en verplicht de opdrachtgever om zelf na te gaan of zijn onderaannemer in regel is met de fiscale en sociale regels, door de opdrachtgever te verplichten specifieke informatie op te vragen, deze na te kijken en bij te houden. Voor de inwerkingtreding is het nog wachten op een beslissing van de Vlaamse regering, maar bij voorkeur integreert u deze werkwijze al in uw dagdagelijkse praktijk.

Zet een sterke governance structuur op met goede opvolgingssystemen, zodat de nodige informatie ten allen tijde verzameld en correct gerapporteerd wordt.  

Duurzaam ondernemen

Ongeacht de grootte van uw onderneming en sector waarin uw onderneming actief is, vereist duurzaam en sociaal-ethisch ondernemen dat elke partij waarmee u samenwerkt kritisch wordt geselecteerd.  De inspanningen die uw onderneming levert in het kader van duurzaamheid stoppen immers niet bij de eigen bedrijfsvoering, ook de inspanningen van uw onderaannemers bepalen uw ESG-beleid.

Naast het toezien op het naleven van wettelijke verplichtingen, is het cruciaal om in kaart te brengen in welke mate een contractpartij respect en aandacht heeft voor goede arbeidsomstandigheden en correcte arbeidsvoorwaarden, diversiteit en inclusie, mensenrechten, gezondheid en veiligheid op de werkplek, privacy, en betrokkenheid bij de gemeenschap. Hierover waken is niet enkel van belang voor het realiseren van uw eigen duurzaamheidstrategie, maar ook klanten kunnen vragen hebben omtrent het duurzaam handelen van uw onderaannemer.

Creëer zowel intern, als bij uw contractpartij bewustzijn rond het belang van duurzaam ondernemen en de risico’s van niet-conform handelen.

Contractuele afspraken 

Bij het aangaan van een nieuwe samenwerking is het belangrijk om vooraf in gesprek te gaan met de kandidaat onderaannemer over zijn rechten en plichten, de procedures die nageleefd dienen te worden en de bewijsstukken die voorgelegd moeten worden. Besteed ook de nodige aandacht aan de opmaak van een goede, evenwichtige samenwerkingsovereenkomst die dit alles juridisch correct vertaalt en afdwingbaar maakt.  Welke gevolgen wenst u bijvoorbeeld te koppelen aan het niet-conform handelen van uw onderaannemer?

Zorg voor een goed contractueel framework waarin de naleving van wettelijke verplichtingen en de vereiste van duurzaam handelen juridisch gewaarborgd zijn. 

Conclusie 

We kunnen dus concluderen dat duurzaam samenwerken met derden een grondige aanpak vereist  om risico's en operationele problemen te vermijden. Een sterke governance structuur, bewustwording rond duurzaamheid en duidelijke contractuele afspraken zijn essentieel om een duurzame samenwerking te waarborgen en tegemoet te komen aan de verwachtingen van klanten.