Tal como qualquer transição, a externalização e outras transformações do modelo operacional devem ter um âmbito e uma compreensão claramente definidos do processo e do calendário. Começando com o mapeamento do processo atual e futuro, o planeamento deve ser muito granular nesta fase para limitar o risco de as tarefas ficarem pelo caminho.

Depois de se reunir com todas as equipas afetadas para documentar processos e responsabilidades, deverá categorizar o que as pessoas fazem no dia a dia e criar uma lista abrangente e detalhada de funções e responsabilidades. Também é fundamental que o seu calendário de arquivo e o seu manual de políticas e procedimentos fiscais estejam atualizados, completos e bem documentados. Estas ferramentas irão informar o seu processo de decisão para determinar quais as responsabilidades que podem ou devem ser cumpridas na sua organização e quais as tarefas que podem recorrer a outsourcing.

Para as funções que decidir subcontratar, pode atenuar os desafios da transferência de conhecimentos "rebadging" as pessoas - transferindo os membros da sua equipa para o prestador de serviços e preservando o conhecimento institucional e a familiaridade com os sistemas e a cultura.

Depois de selecionar o seu futuro modelo operacional, muitos fornecedores de serviços podem também fornecer pessoal contratado ou recursos de acompanhamento que podem trabalhar na sua organização. Estes indivíduos podem fornecer reforços durante o período de transição, ao mesmo tempo que ganham experiência significativa com os seus problemas e sistemas que podem ser aproveitados após a transação. Do mesmo modo, a execução de cálculos-piloto ou de testes em áreas de processos de maior risco pode ajudar a reduzir o risco no momento da entrega efetiva.

Uma vez que o âmbito e o calendário estejam bem estabelecidos e documentados, um gabinete de gestão de projetos (PMO) eficaz é essencial para conduzir uma transição suave e bem sucedida com risco limitado. O PMO pode fazer parte da equipa da sua organização ou ser um recurso externo, mas deve estar muito familiarizado com as suas prioridades e ser capaz de ajudar a identificar, criar e implementar os principais fluxos de trabalho de transição. O talento, a tecnologia e a análise técnica são fluxos de trabalho comuns que provavelmente beneficiarão da supervisão do PMO sob a forma de definição de datas de vencimento, atribuição de responsabilidades e agendamento de controlos para garantir que as tarefas estão no bom caminho, que os problemas são identificados e resolvidos atempadamente e que a transição geral está a progredir como esperado.

Em particular, uma transformação mais ampla (outsourcing total das operações fiscais para outro prestador, por exemplo) pode exigir a coordenação com as equipas homólogas do prestador de serviços numa vasta gama de questões jurídicas, de independência, tecnológicas e de transição relacionadas com os RH. O PMO desempenha um papel fundamental na garantia de uma colaboração eficaz entre as respetivas equipas: Por exemplo, as equipas de RH estão a trabalhar com os seus homólogos para coordenar as transferências de talentos, as equipas jurídicas estão a concentrar-se conjuntamente nos contratos e as equipas de instalações estão a coordenar as mudanças físicas.

Para além das frequentes reuniões de equipa, uma estrutura de governance robusta é crucial para mitigar o risco de transição, promovendo uma comunicação eficaz, transparência e responsabilidade. A estrutura e a cadência de reuniões da governação são especialmente importantes; os comités devem ser constituídos por níveis cada vez mais elevados do seu pessoal e do prestador de serviços, que se reúnem regularmente para discutir uma série de itens, incluindo o escalonamento e a resolução de problemas, preocupações com o agendamento e a conclusão, alterações no âmbito do compromisso, acesso à tecnologia e fluxos de dados e alterações à lei fiscal. O governance exigirá (e ajudará a garantir) que as pessoas certas estejam envolvidas e informadas e que a comunicação seja fluida, desde o planeamento até ao arranque e às operações suaves no novo modelo.

Investir e colher os frutos de um modelo de governação eficaz pode aumentar a confiança entre si e o seu fornecedor de serviços, um fator crítico para um compromisso bem sucedido a longo prazo.

Como parte da transformação do modelo operacional, as suas opções clássicas de tecnologia "construir ou comprar" incluem a utilização da tecnologia do seu fornecedor de serviços de outsourcing. Quando as organizações transferem o pessoal do departamento fiscal para a Deloitte, por exemplo, têm acesso imediato a uma plataforma tecnológica fiscal com o poder da automatização, das ferramentas digitais e da análise. Isto pode reduzir o trabalho manual, aumentar a eficiência e oferecer aos profissionais os conhecimentos e o tempo para pensarem de forma mais estratégica sobre o seu trabalho. Para muitas equipas de profissionais fiscalistas esta pode ser uma opção mais viável do que desenvolver estas capacidades digitais e geri-las internamente.

Fazer outsourcing da sua plataforma tecnológica fiscal atenua os riscos significativos, mas deve certificar-se de que existem determinadas salvaguardas; por exemplo:

• Faça um mergulho profundo no início para compreender totalmente os pontos problemáticos da tecnologia existente, uma vez que diferentes sectores, sub-registos e combinações de negócios apresentam desafios únicos que precisam de ser resolvidos.
• Certifique-se de que continua a ter capacidade para gerir os fluxos de dados e manter o acesso e a disponibilidade contínuos dos dados, incluindo dados de funções fora de Tax e de quaisquer terceiros com quem possa trabalhar.
• Analise e documente exaustivamente todos os riscos de cibersegurança e confidencialidade entre o seu departamento de TI e a equipa do prestador de serviços.
• Discuta a funcionalidade de relatórios do painel de controlo que lhe proporciona uma visão rápida e fácil das suas operações subcontratadas, incluindo dados de funções fora da área fiscal e de quaisquer terceiros com os quais possamos trabalhar.

Com todos os elementos de risco de transição, abordar com sucesso o talento é um fator crítico de mitigação no planeamento da transição fiscal. Os profissionais de Tax com conhecimentos técnicos e práticos e experiência com a sua empresa e partes interessadas desempenharão um papel importante na determinação do resultado da sua transição. Vai querer mantê-los juntos, assegurando que estão motivados, bem formados e com uma carreira gratificante, independentemente de serem transferidos ou permanecerem na empresa. O nosso próximo artigo sobre considerações relativas ao talento e à cultura centra-se mais detalhadamente nestes aspetos pessoais da transformação das operações fiscais.