PEP na celowniku

Ponadto, każde państwo członkowskie ma obowiązek sporządzania oraz publikacji krajowej listy funkcji kwalifikujących się jako znaczące funkcje publiczne zgodnie z artykułem 20a ust. 1 Dyrektywy 2015/849 w brzmieniu nadanym przez Dyrektywę 2018/843. W Polsce obowiązek ten został spełniony poprzez wydanie przez Ministra Finansów Funduszy i Polityki Regionalnej Rozporządzenia z dnia 27 lipca 2021 r. w sprawie wykazu krajowych stanowisk i funkcji publicznych będących eksponowanymi stanowiskami politycznymi. Rozporządzenie to weszło w życie 31 października 2021 roku i obowiązywało, w takim brzmieniu, do 7 grudnia 2023 r. Obecnie Rozporządzenie zmieniające uchyla pkt 9 ww. dokumentu tj. stanowisko posła do Parlamentu Europejskiego oraz zmodyfikuje pkt 12, dotyczący funkcji w Trybunale Stanu, wyszczególniając w nowym brzmieniu zarówno przewodniczącego, jak również jego zastępcę i członków tego organu. Powyższe zmiany potwierdzają konieczność stałego monitoringu i identyfikacji przez instytucje obowiązane posiadania statusu PEP swoich klientów.
 

Kim jest PEP?

Według Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu („Ustawa AML”) przez piastowanie „eksponowanego stanowiska politycznego” należy rozumieć „zajmowanie znaczącego stanowiska publicznego lub pełnienie znaczącej funkcji publicznej”. W treści Ustawy znajdziemy katalog otwarty ww. stanowisk wraz z zastrzeżeniem, że powyższy termin nie uwzględnia grup stanowisk średniego i niskiego szczebla. Choć definicja może wydawać się ogólna i dawać duże pole do interpretacji, z pomocą przychodzi opublikowany 10 listopada 2023 r. unijny wykaz znaczących funkcji publicznych na poziomie krajowym, na poziomie organizacji międzynarodowych oraz na poziomie instytucji i organów Unii Europejskiej. Analiza ww. dokumentu pokazuje, że poszczególne kraje członkowskie przyjęły zróżnicowane podejścia do obowiązku wskazania stanowisk pozwalających na zakwalifikowanie danej osoby jako PEP-a. Niemniej lista ta stanowi duże ułatwienie dla procesu identyfikacji PEP, przede wszystkim ze względu na różnice w systemach politycznych w krajach UE w kwestiach takich jak nomenklatury stanowisk i przypisane im uprawnienia.

Choć sama identyfikacja i weryfikacja PEP-a stanowi znaczące wyzwanie dla instytucji obowiązanej, to należy wspomnieć o tym, że status PEP niesie również implikacje dla osób z bliskiego kręgu osób prominentnych. Otóż w związku z publicznym charakterem pełnionej funkcji, istnieje ryzyko, że w celu ukrycia potencjalnych nadużyć finansowych, PEP podejmie starania ukrycia swojej tożsamości i będzie działać za pośrednictwem innych osób, o mniejszej ekspozycji na opinię publiczną. Z takich powodów zgodnie z Ustawą AML wymóg stosowania wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego jest rozszerzony do „członków rodziny osób zajmujących eksponowane stanowisko polityczne” (np. małżonka, partnera życiowego, dzieci, rodziców) oraz osób uznanych jako „bliscy współpracownicy”. Ta druga kategoria osób odnosi się przede wszystkim do osób powiązanych gospodarczo z PEP-em poprzez posiadanie statusu beneficjenta rzeczywistego osób prawnych wspólnie z PEP-em.

Czy oświadczenie klienta o statusie PEP jest wystarczające?

Artykuł 46 ust. 1 Ustawy AML, nie wymienia działań, które można wykorzystać w celu ustalenia, czy klient lub jego beneficjent rzeczywisty jest osobą eksponowaną politycznie. Dostosowanie procedur wewnętrznych i konkretne rozwiązania pozostawiono w gestii instytucji obowiązanej. W związku z tym wewnętrzne zasady dotyczące identyfikacji PEP mogą się różnić ze względu na odmienne podejście do ryzyka instytucji obowiązanych, ich specyfikę oraz poziom zidentyfikowanego ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu.

Przepisy Ustawy AML dają instytucjom obowiązanym podstawę prawną do pozyskania od klientów oświadczenia o statusie PEP, wydanym pod rygorem odpowiedzialności karnej za podanie nieprawdziwych informacji. Instytucje mogą przyjmować takie oświadczenia zarówno w formie pisemnej (wymagane jest złożenie własnoręcznego podpisu na oświadczeniu), jak i dokumentowej (w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie). GIIF wskazuje, że do zachowania formy dokumentowej wystarcza złożenie oświadczenia w formie wiadomości e-mail, SMS lub za pośrednictwem faksu. Jednakże, zwraca również uwagę, iż otrzymanie oświadczenia PEP nie jest obligatoryjne. Należy podkreślić, że to instytucja obowiązana odpowiada za złożenie przez klienta oświadczenia PEP. Oznacza to, że podmiot najpierw musi zażądać oświadczenia od klienta, następnie pojawia się obowiązek jego złożenia. Klient nie jest zobligowany do tego, aby dostarczyć oświadczenie danej instytucji, bez uprzedniego żądania. Instytucje obowiązane nie mogą ograniczać się do otrzymania oświadczenia PEP, lecz muszą uwzględnić dodatkowe działania mające na celu identyfikację i weryfikację statusu PEP klienta w ramach swoich procedur wewnętrznych. Należy pamiętać, że trafne zidentyfikowanie statusu PEP klienta umożliwia zastosowanie wobec niego odpowiednich środków bezpieczeństwa określonych w procedurze AML instytucji obowiązanej. Odpowiedzialność za nieprawidłowe ustalenie statusu PEP zawsze spoczywa po stronie instytucji obowiązanej.

Co oznaczają wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego?

Osoby zajmujące eksponowane stanowiska polityczne reprezentują większe ryzyko prania pieniędzy ze względu na możliwość nadużywania swojej pozycji w celu osiągnięcia korzyści osobistych, poprzez takie czyny jak praktyki korupcyjne, przyjmowanie łapówek lub sprzeniewierzanie środków publicznych. Należy zauważyć, że nawiązywanie relacji biznesowych przez te osoby nie oznacza automatycznie, że relacje są nawiązywane w złych intencjach. Osoba posiadająca status PEP może korzystać z usług danej instytucji obowiązanej, jednak zostanie poddana znacznie bardziej szczegółowej weryfikacji niż pozostali klienci.

Stosownie do artykułu 46 ust. 6 Ustawy AML, w przypadku stosunków gospodarczych z osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne, członków rodziny oraz do osób uznanych jako bliscy współpracownicy, instytucje obowiązane stosują wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego oraz podejmują następujące działania:

• uzyskanie akceptacji kadry kierowniczej wyższego szczebla na nawiązanie lub kontynuację stosunków gospodarczych z PEP;
• stosowania odpowiednich środków w celu ustalenia źródła majątku klienta i źródła pochodzenia wartości majątkowych pozostających w dyspozycji klienta w ramach stosunków gospodarczych lub transakcji intensyfikacji stosowania środka bezpieczeństwa finansowego polegającego na bieżącym monitorowaniu stosunków gospodarczych klienta, w tym:
• analizę transakcji przeprowadzanych w ramach stosunków gospodarczych, w celu zapewnienia, że transakcje te są zgodne z wiedzą instytucji obowiązanej o kliencie, rodzaju i zakresie prowadzonej przez niego działalności oraz zgodne z ryzykiem prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanym z tym klientem;
• ponadto środki bezpieczeństwa obejmują zapewnienie, że posiadane dokumenty, dane lub informacje dotyczące stosunków gospodarczych są na bieżąco aktualizowane.
   

Co w przypadku utraty statusu PEP przez obecnego klienta?

Artykuł 46 ust. 5 Ustawy AML stanowi, iż w okresie od dnia zaprzestania zajmowania przez osobę eksponowanego stanowiska politycznego do dnia ustalenia, że nie wiąże się z tą osobą wyższe ryzyko, jednak nie krócej niż przez 12 miesięcy, instytucja obowiązana stosuje wobec takiej osoby środki uwzględniające to ryzyko.

Przepisy nie określają procedury postępowania, w przypadku, gdy dotychczasowemu klientowi instytucja obowiązana nadała status PEP w związku ze zmianą przez niego stanowiska. Dlatego też należy uznać, iż w takiej sytuacji należy zastosować obowiązujące przepisy dotyczące stosowania środków bezpieczeństwa finansowego oraz procedury identyfikacji i weryfikacji takich osób. Instytucje obowiązane mają ustawowy obowiązek stosowania wobec swoich klientów, środków bezpieczeństwa finansowego, z którymi utrzymują stosunki gospodarcze, w szczególności, gdy doszło do zmiany uprzednio ustalonego charakteru lub okoliczności stosunków gospodarczych bądź zmiany uprzednio ustalonych danych dotyczących klienta. Instytucja obowiązana powinna wykonywać okresową weryfikację zmiany statusu klienta na PEP-a.
 

Zabezpieczenie przed ryzykiem reputacyjnym

Skuteczne zarządzanie ryzykiem relacji z osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne jest niezmiernie ważne dla instytucji obowiązanej. Każde nadużycie czy przestępstwo finansowe popełnione przez polityka bądź urzędnika państwowego wysokiej rangi niewątpliwie zyskuje rozgłos medialny. To z kolei pociąga za sobą ryzyko reputacyjne istotne w skutkach dla instytucji, która nie zrealizowała obowiązków wynikających z Ustawy AML. Dlatego ważne jest wdrożenie odpowiednich procedur identyfikacji, które nie dopuszczą do żadnych uchybień. Przydatne może być zwrócenie uwagi między innymi na: jakość baz klientów danej instytucji (czy posiada ona aktualne informacje na temat beneficjenta rzeczywistego, niezbędne do identyfikacji potencjalnego PEP). To tylko przykłady działań, które mogą zabezpieczyć instytucję przed ryzykiem w relacji z PEP-em. W sprostaniu temu wyzwaniu może pomóc wsparcie firmy doradczej, która dysponuje odpowiednią wiedzą branżową i doświadczeniem w projektach KYC.