Case study: negocjacje kontraktu na oprogramowanie wiodącego światowego producenta

Kluczową rolę w procesie planowania, zarządzania oraz optymalizacji kosztów IT odgrywa obszar IT Asset Management (ITAM). ITAM pozwala organizacjom na lepsze zrozumienie i skuteczne zarządzanie licencjami oraz zasobami informatycznymi, co przekłada się na znaczące obniżenie kosztów utrzymania działów IT przy jednoczesnej poprawie efektywności ich działania. Jako podmioty operujące na rynku wysoce regulowanym, przedsiębiorstwa sektora finansowego podchodzą do wyboru rozwiązań technologicznych ze szczególną starannością. Wynika to w dużej mierze z kwestii bezpieczeństwa przepływu i przechowywania danych, a także skalowalności systemów i infrastruktury wynikającej z dynamicznego wzrostu skali działalności.

Jednocześnie instytucje sektora finansowego są liderami w kontekście ilości wykorzystywanego oprogramowania. W konsekwencji, różnorodność licencji oraz złożonych modeli licencjonowania generują szczególne wyzwania w obszarze zarządzania tymi zasobami dla tego typu przedsiębiorstw. Nieefektywne zarządzenie tym obszarem może prowadzić do zakupu oprogramowania, które nie jest wykorzystywane, lub którego funkcje duplikują się z innym rozwiązaniem zastosowanym w organizacji.
W niniejszym artykule przedstawimy Państwu case study oparte na jednym z naszych projektów. Jednym z sukcesów, którym chcemy się podzielić, było wsparcie Deloitte przy negocjacjach kontraktu zawieranego pomiędzy jedną z największych instytucji finansowych w Polsce a z jednym z największych światowych producentów oprogramowania.

Etapy projektu

Pierwszym etapem współpracy było zapoznanie się ze środowiskiem informatycznym Klienta, inwentaryzacja posiadanych licencji oraz obliczenie poziomu wykorzystywanych licencji oprogramowania. Eksperci Deloitte przeprowadzili przegląd zgodności licencyjnej i przygotowali raport, pokazujący wykorzystanie produktów.

Środowisko klienckie okazało się być niemałym wyzwaniem ze względu na złożoność infrastruktury, która składała się z dwóch niezależnych od siebie środowisk opartych o dwie zupełnie różne architektury. Na bazie pogłębionej analizy, Klientowi zostały przedstawione trzy scenariusze wykorzystania licencyjnego:

• Pierwszym z nich było zobrazowanie zużycia produktów w momencie przeprowadzenia badania.
• Drugi scenariusz pokazywał wykorzystanie oprogramowania po optymalizacji licencyjnej, m.in. zrezygnowaniu z oprogramowania, które nie jest używane, czy którego funkcje duplikują się z innymi produktami.
• Trzeci scenariusz dotyczył zużycia oprogramowania z uwzględnieniem przyszłych potrzeb przedsiębiorstwa (np. planowane wycofanie wybranych rozwiązań, czy też rozszerzenie funkcjonowania określonych działów korzystających z konkretnych produktów, itd.).

W kolejnym etapie Deloitte wsparł klienta w przygotowaniu SIWZ (Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia) będącego częścią publikowanego przez Klienta postępowania na zakup oprogramowania. Na tym etapie kluczowe było sformułowanie wymagań w ten sposób, aby oferta dostawcy była jak najbardziej przejrzysta oraz szczegółowa, co w konsekwencji usprawniło późniejszy proces negocjacji.

Trzecim etapem współpracy było bieżące wsparcie klienta w procesie negocjacyjnym, obejmujące dwa aspekty:

• Pierwszym z nich była ocena kolejnych ofert producenta z licencyjnego punktu widzenia (np. analiza alternatywnych propozycji licencjonowania dla tych samych produktów).
• Drugim była ocena kolejnych zmian w kontrakcie – zarówno tych merytorycznych, odnoszących się do sposobu wykorzystania oprogramowania jak i tych o aspekcie prawnym.

Zespół projektowy

Po stronie Deloitte zaangażowani byli eksperci licencjonowania produktów dostawcy, którzy opracowali raporty i poziom zużycia oprogramowania oraz eksperci w obszarze prawnym, którzy wspierali klienta w procesie analizy kontraktu. Tak skomponowany zespół pozwolił na maksymalizację korzyści wynikających z całego procesu przygotowania do negocjacji kontraktu, jak i z samego procesu ich negocjacji.

Wartość dodana

Podczas projektu Klient otrzymał również wsparcie merytoryczne w postaci szkolenia z licencjonowania produktów producenta, które pomogło zespołowi licencyjnemu klienta na zrozumienie warunków licencjonowania i monitorowanie wykorzystania oprogramowania. W rezultacie szkolenie wsparło proces zarządzania licencjami producenta po skończonym projekcie.

Wyzwania

Głównym wyzwaniem projektowym okazała się presja czasu. Złożoność infrastruktury informatycznej wymagała zebrania ogromnej ilości danych i potrzebnych zasobów do przygotowania analiz. W przypadku wybranych produktów potrzebne było uwzględnienie szczególnej ostrożności i spełnienia określonych wymogów klienta odnośnie do przechowywania oraz transferu danych. Pojawiły się również wyzwania na poziomie zarządzania projektem po stronie klienta wynikające z konieczności angażowania w proces wielu obszarów biznesu. Ustalenie optymalnego dla każdej ze stron rozwiązania okazało się być wymagającym i czasochłonnym zadaniem. Zrozumienie i transparentność w rozmowie, jak i wysoka dostępność oraz responsywność konsultantów Deloitte okazały się kluczowe dla przezwyciężenia tych wyzwań oraz osiągnięcia wyznaczonych celów.

Sukces

O sukcesie współpracy świadczy przede wszystkim uzyskanie oszczędności stanowiącej powyżej 17% pierwotnej oferty producenta. Niemniej ważny jest również szereg korzyści płynący z wynegocjowanych warunków umowy. Dodatkowo, dzięki wysiłkom zespołu projektowego oraz wsparciu zespołu Klienta, udało się zoptymalizować zapotrzebowanie licencyjne przedsiębiorstwa dla blisko 40% wykorzystywanych produktów. Skuteczna analiza przyszłych potrzeb licencyjnych pozwoliła z kolei zracjonalizować poziom utrzymywanego wsparcia dla ponad 30% produktów i tym samym powiększyła wygenerowane oszczędności.