Zatory płatnicze - jak zautomatyzować ten proces?

Zwiększająca się liczba kontroli

W krótkim czasie obowiązywania znowelizowanej Ustawy Prezes UOKIK wszczął postępowania wobec około 50 podmiotów. Zgodnie z zapowiedziami, liczba wszczętych kontroli ma zostać podwojona do końca tego roku. Co więcej, można się spodziewać, że w kolejnych latach liczba podmiotów objętych kontrolą będzie rosnąć. W pierwszej kolejności będzie to związane ze zmianą, jaka ma nastąpić od początku od 2022 r., która sprawi, że znacznie łatwiej będzie można popaść w nadmierne opóźnianie w płatnościach, a przez to znaleźć się w obszarze zainteresowania Prezesa UOKiK. Otóż, sankcjonowane przez Ustawę nadmierne opóźnianie będzie występować już, gdy suma zaległych świadczeń pieniężnych przedsiębiorcy w ciągu trzech kolejnych miesięcy wyniesie co najmniej 2 mln zł, a nie 5 mln zł jak dotychczas.

Innym zjawiskiem, które intensyfikuje działania Prezesa UOKiK jest zwiększająca się liczba zgłoszeń od przedsiębiorców, którzy ucierpieli w wyniku zatorów płatniczych generowanych przez ich kontrahentów. Pomimo, że postępowanie w sprawie zatorów płatniczych nie jest wnioskowe, takie zgłoszenia powodują, że Prezes UOKIK może szybciej identyfikować podmioty, które potencjalnie mają problemy z płynnością finansową i może wobec nich wszcząć postępowanie z urzędu.

Nowa technologia wsparciem dla Prezesa UOKiK

Pod znakiem zapytania pozostają możliwości operacyjne Prezesa UOKIK w zakresie obsługi tak dużej liczby postępowań. Dotychczas Prezes UOKIK przed wszczęciem postępowania dokonywał analizy danych uzyskanych z Krajowej Administracji Skarbowej, zaś w toku samej kontroli poza danymi z systemów podatkowych, bazował na dokumentach uzyskanych od przedsiębiorcy. Cały proces kontroli był bez wątpienia bardzo czasochłonny. W tym zakresie zapowiedziano wdrożenie nowego rozwiązania IT, które ma w sposób zautomatyzowany wykorzystywać dane pochodzące nie tylko z systemu podatkowego i bankowego, lecz także z systemu finansowo-księgowego przedsiębiorcy. To bez wątpienia spowoduje, że możliwości organizacyjne Urzędu się zwiększą, a tym samym liczba obsłuchiwanych postępowań będzie mogła ulec zwiększeniu.

O co szczególnie zadbać, by uniknąć problemów?

Biorąc pod uwagę powyższe, każdy przedsiębiorca narażony na wszczęcie wobec niego postępowania przez Prezesa UOKIK, powinien podjąć adekwatne działania mające na celu zapewnienie zgodności z Ustawą. Wydaje się, że wypełnienie obowiązków wynikających z Ustawy może być problematyczne i pracochłonne, jednak przy odpowiednim planie działania można sprawnie zautomatyzować ten specyficzny proces.

– mówi Marta Gocał, Radca Prawny w Deloitte Legal.

W pierwszej kolejności należy prawidłowo zidentyfikować kontrahentów i zweryfikować czy ustalone z nimi terminy płatności dozwolone na gruncie Ustawy. W razie potrzeby będzie trzeba wprowadzić odpowiednie zmiany do zawartych umów. W dalszej kolejności warto rozważyć zaimplementowanie systemu, który pozwalałby na wykorzystywanie odpowiednio dobranych i zweryfikowanych pod kątem wymogów Ustawy danych z programu księgowego przedsiębiorcy celem monitorowania przestrzegania terminów płatności. Bieżący wgląd w takie dane, daje niebywałą przewagę przedsiębiorcy, bowiem dzięki temu może on odpowiednio strukturyzować swoje płatności, tak aby uniknąć zarzutu naruszenia przepisów Ustawy.

Przy tym nie należy również zapominać o obowiązku złożenia sprawozdania o stosowanych w poprzednim roku kalendarzowym terminach zapłaty w transakcjach handlowych, które należy przygotować do 31 stycznia każdego roku. Raz zautomatyzowany proces kontroli płatności powinien też wesprzeć sprawne sporządzenie takiego sprawozdania.

Nowa technologia odpowiedzią na problemy z zatorami płatniczymi

Wydaje się, że naturalną odpowiedzią na automatyzację kontroli zatorów płatniczych, którą planuje UOKiK jest automatyzacja po stronie przedsiębiorców. W zasadzie już można zaobserwować na rynku poszukiwanie i wdrażanie systemów informatycznych, które dopilnują za nas, aby ustawowe pułapy nie zostały przekroczone w żadnym z trzymiesięcznych okresów.

Oczywiście poszczególne rozwiązania mają swoją własną specyfikę. Tytułem przykładu, tego rodzaju narzędzie proponowane przez nas pozwala na zaciągnięcie wyselekcjonowanych danych z systemu księgowego i automatycznie przeprowadza kalkulacje niezbędne do pełnej kontroli potencjalnych opóźnień w transakcjach handlowych. Przede wszystkim, daje możliwość przejrzystego monitorowania przestrzeganych terminów płatności i notyfikowania o zbliżających się zaległościach. Co więcej, narzędzie to pozwala na wygenerowanie sprawozdania o stosowanych terminach zapłaty. Tym samym, wykonanie obowiązków wynikających z Ustawy, może ograniczyć się do implementacji naszego narzędzia, które od tej pory będzie zawczasu ostrzegało, kiedy narażamy się na brak zgodności z Ustawą.

– mówi Agnieszka Ziółek, Radca Prawny i Partner w Deloitte Legal.

Wejście w życie Ustawy wzbudziło w wielu przedsiębiorcach obawy co do konsekwencji z nią związanych. W praktyce, przy zastosowaniu odpowiedniego podejścia, można zapewnić sobie zgodność z Ustawą poprzez weryfikację dotychczas zawartych umów i wprowadzenie odpowiednich mechanizmów monitorujących. Nie warto jednak z tym zwlekać do stycznia 2021 r., kiedy pojawi się obowiązek sprawozdawczy - wtedy może być już za późno, a my sami będziemy musieli zaraportować o swoich naruszeniach i tym samym narazić się na kary nakładane przez Prezesa UOKiK.