So gelingt der Wandel: Business Transformation mit SAP S/4HANA Finance

Disruption, Wandel, Komplexität: Neue Entwicklungen erfordern neue Antworten – auch aus der Finanzfunktion. Das Potenzial ist enorm, denn mit innovativen digitalen Technologien lassen sich Prozesse aller Art automatisieren und verschlanken, von operativen Transaktionen bis hin zur Konzernsteuerung. Der Erfolg der Business Transformation steht und fällt aber mit der Qualität der verfügbaren Informationen. Die Grundlage dafür schafft jetzt die neue ERP-Generation SAP S/4HANA mit dem einheitlichen Digital Core. S/4HANA bietet dem Finanzbereich die notwendigen Tools für funktionale und finanzielle Optimierungen. Die Finance- und SAP-Experten von Deloitte helfen mit ihrem technischen und fachlichen Knowhow von Anfang an – beim gesamten Projekt. Lesen Sie hier mehr über Hintergründe, Methoden und Nutzen.

Der Aufbruch in die Digitalisierung ist in vollem Gange. Von Data Analytics über künstliche Intelligenz bis Blockchain: was vor kurzem noch utopische Vision war, formt sich jetzt Stück für Stück zu handfesten Geschäftsmodellen. Doch ohne einen verlässlichen Datenkern wird die Digital Journey zum Blindflug. Und genau das ist der Ansatzpunkt für eine Business Transformation mit SAP S/4HANA Finance, das ganz auf integrierte Dateneffizienz setzt. Ob Reporting oder Systemlandschaft: S/4HANA bringt Benefits in den verschiedensten Feldern. Der Finanzfunktion kommt bei der Gestaltung des digitalen Unternehmens eine fundamentale Rolle zu, indem sie immer bessere Informationen immer schneller bereitstellt. Deswegen sollte sich der Bereich jetzt den Herausforderungen des Umbruchs stellen und die Transformation proaktiv anstoßen. Der in vielen deutschen Unternehmen noch anstehende Umstieg auf S/4HANA bietet dafür die perfekte Gelegenheit.

Viel mehr als „nur ein Release-Wechsel“

Durch die Einführung des Digital Core bringt die jüngste Generation des Standard-ERP-Systems digitale Optimierungs-Optionen auf allen Ebenen der Organisation. Vorausgesetzt, die Umstellung wird nicht als bloßes IT-Update missverstanden, sondern in ihren tiefgreifenden transformativen Möglichkeiten genutzt. Es geht also nicht etwa nur um einen inkrementell schnelleren Release einer Software. „Schneller“ ist in Bezug auf S/4HANA in Wahrheit sowieso eine starke Untertreibung. Denn der Aufbau dieser Lösung bringt einen revolutionär neuen Ansatz: Die zugrundeliegende In-Memory-Datenbank ermöglicht eine Analyse von wesentlich mehr Daten in Realtime.

Auf der technischen Ebene wird das umgesetzt, indem die Daten quasi live im Arbeitsspeicher vorgehalten werden und nicht erst langwierig geladen werden müssen. Hier schlägt Quantität wirklich in eine neue Qualität um. Performance Management in Echtzeit wird zur Alltagsrealität. Mit dem Digital Core bekommt der Finanzbereich das Handwerkszeug, sich selbst neu aufzustellen und damit zugleich das ganze Unternehmen voranzubringen. So etwa in Form einer konsequenten Umgestaltung des Steuerungsmodells, die auf die einzelnen Geschäftseinheiten, Cash und effizienten Kapitaleinsatz fokussiert. Mit S/4HANA kann funktionale Komplexität durch Standardlösungen reduziert werden, dieser gemeinsame Kern wird durch Micro Services und Apps bedarfsgerecht erweitert.

Der einheitliche Ansatz von S/4HANA ermöglicht dabei eine umfassende Harmonisierung, auch auf der Ebene der Transaktionen. Die Bereiche kommen schneller an relevante Daten. Kundenorientiertere Erfolgsmessung verbessert das Ergebnis. Der Rückgriff auf Best Practice Standards für Kernprozesse sorgt für Vereinfachung und mehr Effizienz. Robotics und künstliche Intelligenz helfen zunehmend dabei, bislang manuell umgesetzte Prozesse zu automatisieren, mit höherer Qualität und schneller durchzuführen. S/4HANA schafft somit eine Grundlage für digitale Innovation in allen Dimensionen.

SAP S/4HANA: Plattform für Innovation, Treiber für Shareholder Value

Eine Umstellung auf eine komplett neue ERP-Software – nicht alle Führungskräfte sind sofort begeistert bei diesem Gedanken. Natürlich sind beträchtliche Kosten und großer Aufwand damit verbunden. Doch die Investition lohnt sich, da sie den Weg für erhebliche Einsparungen bahnt. Was sich zunächst vielleicht abstrakt anhört, ergibt ganz konkrete Kostenreduktionen und steigert den Shareholder Value. Auf der Grundlage des Deloitte Capability Assessments lässt sich das typische Potenzial der Optimierungstreiber gegenüber den bestehenden Prozessen von Kunden beziffern. Erfahrungswerte zeigen, dass Cost Performance Analyse, verbessertes Cash Management und Integration von Kapitalmarktdaten beispielsweise jeweils zu 10 – 20 % Einsparungen führen können. Die Marge wird um 5 – 20% gesteigert. Auch die Vereinfachung von Asset Accounting und Abschreibungsprozessen erzielen je 10 – 20 % Reduktion. Und die Liste ließe sich noch mit vielen weiteren Posten fortsetzen.

Aber einmal ganz abgesehen von den entscheidenden funktionalen und finanziellen Vorteilen im Hinblick auf Business Transformation und Kostensituation: Die Umstellung aus S/4HANA ist sowieso früher oder später unumgänglich. Denn der Support für die vorherige Version ECC 6.0 wird 2027 seitens SAP eingestellt bzw. unverhältnismäßig teuer. Und es ist dabei ziemlich naheliegend, mit dem aufwendigen Wechsel nicht bis zur letzten Minute zu warten. Da das SAP-System in Deutschland den ERP-Markt weitgehend dominiert, ist dies ein Thema für die überwältigende Mehrheit aller deutschen Unternehmen. Bereits ein Viertel von ihnen haben mit der Umstellung auf S/4HANA begonnen. Welche Benefits sind dabei für eine erfolgreiche Business Transformation besonders wichtig?

Rund um den Digital Core – die vielseitigen Benefits

Die verfügbaren Funktionalitäten von SAP S/4HANA Finance eröffnen Unternehmen schon heute weitreichende und signifikante Vorteile. Ausgehend vom integrierten Datenmodell lassen sich die Benefits in vier breite Themenfelder um den Digital Core aufgliedern.

1. Integriertes Datenmodell / End-to-End-Ansatz
   Eine fundamentale Innovation: das Universal Journal in S/4HANA. Diese einheitliche Tabelle für sämtliche Geschäftsdaten des Unternehmens bringt erhebliche Vorteile. Ein Hauptelement besteht in der Zusammenführung von Controlling und Buchhaltung – gegenüber dem Vorgänger ein echter Umbruch. Alle Belege werden im Universal Journal zentral abgelegt: Daten, die bislang an divergenten Speicherorten vorliegen, werden somit an einem einzigen Ort integriert. Das Universal Journal fungiert als sogenannte „single source of truth“. Weil jeder Datensatz nur einmal vorhanden ist, können Doppelungen eliminiert werden. Das führt zu einer Vereinfachung und Beschleunigung der Struktur. Die Verarbeitungszeit sinkt, da weniger Rechenleistung und Datenbandbreite notwendig ist. Eine weitere Neuerung in S/4HANA ist darüber hinaus das Konzept des Business Partners. Sämtliche unterschiedlichen Rollen werden darin zusammengefasst, ob Geschäftspartner, Lieferant oder Kunde. Außerdem wird das wichtige Thema Financial Supply Chain Management in S/4HANA voll integriert. Damit stehen verschiedene Komponenten zur Verfügung, mit denen alle relevanten Aspekte von Treasury und Risk bis zum Liquiditätsmanagement gemanagt werden können.
2. Nachhaltige Systemlandschaft
   Individuelle Optionen: Für die Einführung von S/4HANA und die Umsetzung der Transformation stehen mehrere Modelle zur Verfügung, unter denen ein Unternehmen das passende auswählen kann – Konversion des existierenden Systems („Brownfield“), Implementierung eines neuen Systems mit Datenmigration („Greenfield“) oder der Deloitte-Hybrid-Ansatz, der die Vorteile von Brownfield und Greenfield verbindet. Je nach Kontext und Unternehmensgröße des Kunden kann außerdem zwischen einer günstigeren, ressourcenschonenden Cloud-Lösung und einer aufwendigeren, dafür aber individuell operativ steuerbaren Vor-Ort-Installation gewählt werden. Eine Private Cloud bzw. eine hybride Lösung sind ebenso möglich. Mit SAP Central Finance können im Bedarfsfall auch externe Nicht-SAP-Datenquellen integriert werden. Moderne Anwendungen für Prozessautomatisierung wie z.B. Robotic Process Automation sind in S/4HANA problemlos integrierbar. Generell bietet die Plattform eine deutlich verbesserte, vereinheitlichte und rollenspezifische User Experience dank dem SAP Fiori App Interface, dem neuen Designkonzept für SAP-Anwendungen.
3. Flexibles Echtzeit-Reporting
   Berichte in Echtzeit: Der Realtime-Ansatz zahlt sich auch beim Reporting aus. Es wird maximal schnell, präzise und relevant, und weite Bereiche können optimiert und automatisiert werden. Informationen werden passend zum Zweck der jeweiligen Kommunikation und zu den Adressaten aufbereitet. Durch NLG Lösungen (Natural Language Generation) erfolgt die Ausgabe der datengetriebenen Insights in gut lesbarer natürlicher Sprache. S/4HANA bietet darüber hinaus eine volle Integration von konsolidierten und transaktionalen Daten. Analysen sind jederzeit beliebig granular durchführbar, bis hinab auf Belegebene. Das neu gestaltete Group Reporting vereinfacht Abschlüsse und verbessert die Qualität der Daten sowie die Geschwindigkeit und die Transparenz der Erstellung.
4. Integrierte Planung
   Richtungsweisende Planungsarchitektur: Mit SAP Analytics Cloud lässt sich Performance Monitoring als Software-as-a-Service (SaaS) in S/4HANA integrieren. Das ermöglicht eine ganze Palette neuer Funktionalitäten auf Dashboard-Basis, von Self Service Reporting bis zu What-if Simulationen. Es sind auch Hybrid-Lösungen darstellbar, bei denen SaaS Analytics mit vor Ort installierten Diensten (SAP Business Planning und Consolidation) verbunden werden.

Zielführende Unterstützung: Deloitte begleitet auf dem Weg durch die Transformation

Als global aufgestelltes Netzwerk bewegt sich Deloitte seit langem an der dynamischen Schnittstelle von Business und Technologie. Tiefe Businessexpertise und fundiertes Tech-Knowhow zeichnen auch die Deloitte-Fachleute für die Business Transformation mit SAP S/4HANA Finance aus. Sie wurden für ihre Kenntnisse vielfach ausgezeichnet und von SAP für Partnerprogramme ausgewählt. Deloitte verfügt über große Erfahrung im Bereich von S/4HANA, die in derzeit über 90 Projekten weltweit in den unterschiedlichsten Branchen zur Anwendung kommt. Außerdem besitzt Deloitte umfassende Kompetenz im Finanzbereich und ist ein führender Partner für Finance und Business Transformationen – mit zahlreichen Einzelangeboten vom Financial Health Check bis zum Deloitte CFO Program.

Hinter dem Erfolg unserer S/4HANA Finance-Projekte steckt die durchdachte, ausgefeilte Methodologie von Deloitte. Spezifisch auf den Kunden ausgerichtete Cross Capability Teams begleiten das Unternehmen von Anfang an und vermitteln zwischen den unterschiedlichen betroffenen Bereichen wie IT und Finance. Deren durchgängige Zusammenarbeit ist schließlich ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Transformation. Deloitte unterstützt auch schon mit einem Maturity Assessment, beim Scoping und bei den grundlegenden strategischen Weichenstellungen, die für den weiteren Projektverlauf so kritisch sind. Dabei werden je nach Phase traditionelle Ansätze und agile Methoden kombiniert. Klassische Wasserfall-Modelle sind zum Beginn eines Projekts in der Planungsphase relevant sowie in der letzten Stufe ¬– beim „Live-Schalten“. Die weiteren Phasen der Umsetzung, etwa das detaillierte Design der Prozess- und IT-Landschaft, finden wiederum in agilen Sprints statt.

Neben der fachlichen und technologischen Expertise kommt bei der Realisierung solcher Projekte noch eine weitere Kernkompetenz von Deloitte zum Tragen: die Unterstützung des Unternehmens beim Change Management. Bei einem so tiefgreifenden Eingriff wie einer Business Transformation mit S/4HANA Finance werden sich in vielen Bereichen sowohl Prozesse als auch Zuständigkeiten deutlich verändern. Deswegen ist es entscheidend, die Organisation möglichst frühzeitig einzubeziehen. Umfassende Informationen und User-orientiertes Training gewährleisten eine effektive Vorbereitung. Bei manchen Betroffenen werden Ängste vor Veränderungen im Job geweckt. Um diese auszuräumen, müssen die Mitarbeiter von Beginn an mitgenommen werden. Denn sie werden es auch sein, die den Transformationsprozess im Alltagsbetrieb umsetzen.

Erste Schritte: Das Deloitte SAP S/4HANA Finance Lab

Finance Business Transformation mit SAP S/4HANA – ein chancenreiches, aber natürlich auch ein weites Feld. Für alle Unternehmen, die einen niedrigschwelligen Einstieg in diesen komplexen Bereich suchen, hat Deloitte das SAP S/4HANA Finance Lab entwickelt. Bei dieser eintägigen Workshop-Experience können prospektive User die Möglichkeiten der Plattform erkunden und konkreten Mehrwehrt mitnehmen. Teilnehmer berichten regelmäßig von dem großen Nutzen, den ihnen dieses kompakte, dichte Format gebracht hat. Im ersten Schritt wird dabei das Potenzial von S/4HANA Finance mit den Herausforderungen des konkreten Unternehmens abgeglichen. Gemeinsam werden mögliche Leitlinien der Transformation gestaltet. Der Teilnehmer entwickelt eine Vision für das gewünschte Zielmodell. Indem er dann im zweiten Schritt die Potenziale mit Live-Demonstrationen und Fallstudien aus erster Hand erlebt, können Szenarien und Einsatzmöglichkeiten für den eigenen Kontext entwickelt werden. Auch die typischerweise zu erwartenden Hindernisse beim Einsatz werden thematisiert. Die gewonnenen Erkenntnisse fließen schließlich im dritten Schritt in eine Roadmap und Next Steps für die Umsetzung ein, mit denen das Lab zum Abschluss kommt. Mit Akzenten auf disruptiven Denkansätzen, dem Explorieren von Möglichkeiten jenseits des Gewohnten und einem Fokus auf produktiver Mobilisierung eröffnet das S/4HANA Finance Lab einen empfehlenswerten unkomplizierten Zugang zu diesem zukunftsweisenden Transformationsthema für die Finanzfunktion. Für weiterführende Informationen zum Lab stehen die Experten von Deloitte direkt zu Ihrer Verfügung.