Future of Workplace

Angetrieben durch eine zunehmende Vernetzung, neue Technologien sowie flexible Arbeitsmodelle wird die Art und Weise, wie, wo und wann wir arbeiten, stark verändert. Gerade die derzeitige COVID-19 Pandemie wirkt auf diese Veränderungen wie ein Brandbeschleuniger und stellt sowohl Mitarbeiter als auch Unternehmen vor die enorme Herausforderung, die gewohnten Arbeitsweisen in kürzester Zeit verändern zu müssen. Zudem müssen Unternehmen eine Strategie für ein „Next Normal“ für die Zeit nach der Pandemie entwickeln, das gilt auch und insbesondere für den Umgang mit Arbeit im Allgemeinen, mit den Arbeitsbedingungen (und damit auch dem Arbeitsort) sowie der Unternehmensorganisation. 

Obwohl die zugrundeliegende Befragung diese spezielle Situation noch nicht widerspiegelt, verdeutlicht die Befragung den Status-quo vor COVID-19 und die daraus resultierenden Herausforderungen für deutsche Unternehmen, welche durch COVID-19 offensichtlich und weiter verstärkt wurden. Zudem zeigt sie Handlungsfelder für Entscheider auf, wie sie die Veränderungen der Arbeitswelt und bisheriger Arbeitsweisen aktiv gestaltet können. Implikationen durch COVID-19 wurden bei einzelnen Erkenntnissen ergänzt, um einen aktuellen Bezug herzustellen. 

Kernergebnisse “Future of Workplace“

1. Die Zukunft der Arbeit benötigt neue Arbeitsplatzkonzepte

• Trotz großer Zufriedenheit mit dem eigenen Arbeitsplatz hielten es drei Viertel der Teilnehmer für wichtig, dass sich ihr Unternehmen mit neuen Arbeitsplatzkonzepten auseinandersetzt – insbesondere neue Technologien wie Robotik oder künstliche Intelligenz wurden als wesentliche Treiber genannt.
• 88 Prozent der Befragten verfügten noch über einen festen Büroarbeitsplatz – neue Arbeitsplatzkonzepte (z.B. Activity-Based Working) waren noch kaum verbreitet.
• 83 Prozent der Befragten wünschten sich, mobil außerhalb des Büros arbeiten zu können – die Mehrheit (51 Prozent) würde im Durchschnitt gerne zwischen ein und drei Tage pro Woche so tätig sein.
• Damit wird deutlich, dass es in deutschen Büros noch Handlungsbedarf bei der Gestaltung zukünftiger Arbeitsumgebungen gibt.
• Mögliche Implikationen durch COVID-19: Künftige Arbeitsplatzkonzepte müssen, zumindest kurz- und mittelfristig, deutlich stärker hygienische Faktoren, Reinigungsgrade und Abstandsregelungen berücksichtigen, um sowohl verschärfter Regulatorik als auch den veränderten Mitarbeiteransprüchen an das „Next Normal“ entsprechen zu können.

2. Neue Arbeitsplatzkonzepte erhöhen Nutzerzufriedenheit und Flächenauslastung

• Bei traditionellen Arbeitsplatzkonzepten mit fest zugewiesenen Arbeitsplätzen sind mehr als ein Drittel davon nicht belegt. Berücksichtigt man dabei noch Abwesenheiten bedingt durch Urlaub und Krankheit, ist das Büro im Durchschnitt nur zwischen 40 und 60 Prozent ausgelastet.
• Das Konzept des Activity-Based Working, bei dem sich die Mitarbeiter den jeweils für ihre aktuelle Tätigkeit geeignetsten Arbeitsplatz aussuchen können und sich dabei flexibel durch ihre Arbeitsumgebung bewegen, wurde in diesem Zusammenhang von der Mehrheit der Befragten positiv bewertet, insbesondere von Vertretern der Generationen Y und Z.
• Durch eine verbesserte Auslastung ergeben sich erhebliche Chancen für einen effizienteren Umgang mit immobilienbezogenen Kosten, die nach dem Personalaufwand oftmals den zweitgrößten Kostenblock darstellen.
• Gleichzeitig stellt es die interne Immobilienabteilung vor die Herausforderung, das Arbeitsplatzkonzept am flexiblen Bedarf der Nutzer auszurichten und Schwankungen in der Büroauslastung intelligent zu steuern.
• Mögliche Implikationen durch COVID-19: Der Flächenbedarf pro Arbeitsplatz wird aufgrund der neuen Abstandsregelungen voraussichtlich steigen. Der Flächenverbrauch pro Mitarbeiter wird sich dabei tendenziell verringern, da auch in einem „Next Normal“ nach COVID-19 mit einer verstärkten Nutzung von Remote Working zu rechnen ist. 

3. Ohne eine gezielte Begleitung des Veränderungsprozesses scheitern neue Arbeitsplatzkonzepte

• Nur jeder zweite Befragte wurde bei der Gestaltung des aktuellen Arbeitsplatzes und des gesamten Arbeitsplatzkonzeptes aktiv eingebunden – dabei ist die fehlende Einbeziehung einer der am häufigsten genannten Gründe dafür, dass die Befragten unzufrieden mit ihrem aktuellen Arbeitsplatz waren. 
• Gleichzeitig lässt sich feststellen, dass sich eine Mitwirkung bei der Erstellung des Konzepts positiv auf die Zufriedenheit mit dem Arbeitsplatz auswirkt.
• Entscheidend ist daher nicht nur, dass sich die Unternehmen mit neuen Arbeitsplatzkonzepten beschäftigen, sondern dabei auch die Mitarbeiter als wesentliche Nutzer in den Mittelpunkt stellen. 
• Mögliche Implikationen durch COVID-19: Aufgrund der veränderten Anforderungen an den Büroarbeitsplatz durch COVID-19 wird die zukünftige Bedeutung und der Zweck der Bürofläche strategisch hinterfragt werden. Auch dabei sollten die Mitarbeiter als Nutzer in den Mittelpunkt gestellt und in den Entstehungsprozess eines neuen Arbeitsplatzkonzepts miteingebunden werden.

4. Veraltete Arbeitsmodelle und Führungskultur arbeiten gegen die eigenen Mitarbeiter 

• Während sich flexible Arbeitszeiten bereits weitestgehend durchgesetzt haben, fehlte bei der Mehrheit der Befragten (63 Prozent) eine entsprechende Regelung für flexible Arbeitsorte bzw. mobiles Arbeiten. 
• Obwohl mobiles Arbeiten als positiv für die eigene Produktivität empfunden wird, reflektieren die Unternehmens- und Führungskultur dies noch nicht: Flexibles Arbeiten wird nicht vollumfänglich von den Vorgesetzten unterstützt und teilweise sogar als negativ für die eigene Leistungsbeurteilung und Karrierechancen empfunden. 
• Es bedarf daher sowohl transparenter Regelungen für flexible Arbeitsmodelle und Arbeitsumgebungen als auch einer Veränderung in der Unternehmens- und Führungskultur, um die richtigen Arbeitsbedingungen für zunehmend flexible Arbeitsweisen in der Zukunft zu schaffen.
• Mögliche Implikationen durch COVID-19: Während vor COVID-19 bei der Mehrheit der Befragten noch eine entsprechende Regelung für flexible Arbeitsorte bzw. mobiles Arbeiten fehlte, könnten die Erfahrungen, die Führungskräfte in der aktuellen Situation um COVID-19 machen, hier ein Umdenkenden bewirken und als Katalysator dieses Veränderungsprozesses wirken.

5. Unzureichende technische Ausstattung ist ein Bremsklotz für neue, flexiblere Arbeitsplatzkonzepte 

• Lediglich 14 Prozent aller Befragten verfügten über die notwendige technische Ausstattung, um vollkommen mobil arbeiten zu können – mehr als die Hälfte der Befragten hatte keinen Laptop. 
• Auffällig ist dabei, dass sich die digitale Infrastruktur für mobiles Arbeiten mit zunehmender Unternehmensgröße sowie steigendem Gehalt verbessert – damit herrscht insbesondere bei den zahlreichen kleinen und mittelständischen Unternehmen in Deutschland Handlungsbedarf. 
• Mögliche Implikationen durch COVID-19: Während Mitarbeiter vor COVID-19 noch durch eine unzureichende technische Ausstattung gebremst wurden, sind Unternehmen aktuell gezwungen, die bestehenden Hürden für flexibles Arbeiten in kürzester Zeit abzubauen. Daher ist zu erwarten, dass mittelfristig ein Großteil der Mitarbeiter technisch nachhaltig in der Lage sein wird, vollkommen flexibel arbeiten zu können. Erste Entwicklungen sind bereits heute zu erkennen.

Wie Sie den Wandel aktiv mitgestalten können

Denken Sie strategisch

Einerseits ergibt die vorliegende Untersuchung, dass es einen großen Bedarf in deutschen Unternehmen gibt, sich mit neuen, flexibleren Arbeitsmodellen und Arbeitsplatzkonzepten auseinanderzusetzen, um den Veränderungen der Future of Work sowie den Anforderungen junger Generationen zu begegnen. Andererseits zeigt unsere Erfahrung, dass es dabei keine allgemeingültige Patentlösung gibt. Vielmehr bedarf es einer strategischen Auseinandersetzung mit den Themen auf Management-Ebene, um eine Immobilien- und Arbeitsplatzstrategie zu definieren, welche die Unternehmensstrategie sowie aktuelle und zukünftig geplante Geschäftsmodelle optimal unterstützt. So können beispielsweise moderne Arbeitsplatzkonzepte wie Activity-Based Working in ihrer Ausprägung innerhalb des Unternehmens variieren, um die unterschiedlichen Arbeitsweisen, aber auch Veränderungsgeschwindigkeiten zwischen verschiedenen Bereichen zu berücksichtigen. Darüber hinaus werden die Erfahrungen, welche Unternehmen während COVID-19 mit Remote Working machen, zu einer veränderten Sicht auf die Arbeitsumgebung führen: welchen Zweck sollen die eigenen Büroflächen zukünftig erfüllen, wenn ein Großteil der Arbeit auch außerhalb des Büros erfolgen kann?  

Erzeugen Sie Erlebnisse

Die Arbeitsumgebung sollte von Unternehmen als Chance im zunehmenden Wettbewerb um Fachkräfte und junge Talente gesehen werden und nicht als reiner Kostenträger, den es zu minimieren gilt. Dabei wird es in Zukunft wichtiger werden, ein reibungsloses und umfangreiches Erlebnis für die Büronutzer und Gäste zu erzeugen, um so die eigene „Employee Experience“ und „Visitors Experience“ zu steigern. Dies kann beispielsweise durch die Einführung von Services und Annehmlichkeiten innerhalb des Büros (Concierge-Services, kostenloses Obst und Getränke etc.), aber auch schon außerhalb des Büros (z.B. Mobilitätskonzept zur Verbesserung der Erreichbarkeit) erreicht werden. Die Einführung flexibler Arbeitsmodelle und die Schaffung der notwendigen IT-Infrastruktur erweitern die Arbeitsumgebung des Büros um alternative Arbeitsorte und bieten dem Mitarbeiter dadurch mehr Flexibilität und Entscheidungsfreiheit. Darüber hinaus kann über intelligentere Gebäude und digitale Lösungen wie eine Büro-App zur Raumbuchung und Indoor-Navigation ein reibungsloses, benutzerfreundliches Erlebnis kreiert werden, um das eigene Büro als Wettbewerbsvorteil zu nutzen, indem es dank flexibler und Mobile-Working-Konzepte als attraktive Arbeitsumgebung für Fachkräfte und junge Talente gestaltet wird. COVID-19 wird diesen Trend weiter verstärken. Dabei wird der Fokus zukünftig verstärkt auf Gesundheits- und Sicherheitsaspekten liegen.

Denken Sie digital – denken Sie an die IT 

Die Umsetzung flexiblerer Arbeitsmodelle und Arbeitsorte erfordert gewisse Voraussetzungen hinsichtlich der IT-Infrastruktur (z.B. sicherer, mobiler Zugriff auf Unternehmensdaten, Ausstattung mit mobilen Endgeräten). Gleichzeitig ermöglichen digitale Services wie Raumbuchung oder digitale Assistenten ein besseres Erlebnis für die Mitarbeiter. Die Einbindung der IT und die enge Verknüpfung mit der IT-Strategie sind daher zwingende Voraussetzungen bei der Entwicklung von zukunftsgerichteten Immobilien- und Arbeitsplatzstrategien. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit, den richtigen Fokus bei der Gestaltung der physischen Arbeitsumgebung zu setzen (z.B. Interaktion mit Kollegen, Projektarbeit) und diese bestmöglich mit den Optionen eines digitalen Arbeitsplatzes zu ergänzen. COVID-19 zeigt bereits, dass die technische Ausstattung und IT-Infrastruktur einen noch stärkeren Stellenwert bekommen. Dabei wird die digitale/technische Integration zukünftig wichtiger werden, um beispielsweise bei einem Verdachtsfall Kontaktpunkte schnell zu identifizieren und Mitarbeiter zu informieren; digitale Erfassung, ob und wann Arbeitsplätze gereinigt wurden und für den nächsten Mitarbeiter zur Verfügung stehen.

Vergessen Sie niemanden 

Eine erfolgreiche Immobilien- und Arbeitsplatzstrategie muss ganzheitlich betrachtet werden und sie muss die oftmals voneinander getrennten Silos „Mitarbeiter“, „Technologie“, „(Arbeits-)Ort“ und „(Arbeits-)Fläche“ miteinander kombinieren. Wie unsere Befragung zeigt, benötigen moderne und flexiblere Flächenkonzepte wie Activity-Based Working auch die dazu passenden Regelungen und Führungsprinzipien aus dem HR-Bereich, etwa eine Mobile-Working-Regelung, sowie die notwendige IT-Infrastruktur. Es darf nicht vergessen werden, die Mitarbeiter – dazu gehören auch die Führungskräfte – auf die Veränderung vorzubereiten und während der Transformation einzubeziehen. Eine Mobile-Working-Regelung ist beispielsweise ohne das Coaching von Mitarbeitern und Führungskräften nicht umsetzbar. Bei größeren Unternehmen ist zudem auch der Betriebsrat als notwendige Instanz frühzeitig und zwingend in die Veränderungsreise mit einzubinden. Dies ist in Zeiten von COVID-19 und danach umso wichtiger.

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Autoren

Steffen Skopp
Senior Manager | Real Estate Consulting
sskopp@deloitte.de

Tobias Linzmaier
Manager | Real Estate Consulting
tlinzmaier@deloitte.de

Ben Martins
Consultant | Real Estate Consulting
benmartins@deloitte.de