This site uses cookies to provide you with a more responsive and personalised service. By using this site you agree to our use of cookies. Please read our cookie notice for more information on the cookies we use and how to delete or block them

Bookmark E-mailadres Print deze pagina

KMO - Help! De inspectiediensten vallen onaangekondigd binnen …

Auteur: Mathieu Bouten & Emilie Ickroth, Tax & Legal Services

Plotseling staan er onaangekondigd 3 heren voor u die zich bekend maken als controleurs van de Federale Overheidsdienst Financiën. Eén ervan blijkt zelfs een computerdeskundige te zijn. Bovendien zijn deze fiscale controleurs ook vergezeld door hun collega’s van de Sociale Inspectiediensten. U wordt overdonderd met diverse vragen. Tevens wordt verzocht om inzage in de boekhouding, loonfiches, arbeidsreglementen, arbeidsovereenkomsten, bestelbonnen van klanten, e-mails, bankrekeningen, …

Het hoeft geen betoog dat u als ondernemer niet uitkijkt naar een (onaangekondigde) controle. Vaak brengt dit extra werk en de nodige stress met zich mee. Hoe ver kan men hier in gaan? Wat kan de fiscus en wat niet? Hoe gedraagt u zich het best? Wat doet u best niet?

De fiscale en sociale wetgeving legt de ambtenaren niet op om de controle vooraf aan te kondigen. Een uitzondering hierop zijn de beroepen met een beroepsgeheim, namelijk artsen en notarissen. De controleurs hebben geen toegang tot het kantoor van de beoefenaar van een vrij beroep wanneer deze zijn beroep in de aanwezigheid van zijn cliënten uitoefent.

Beroepslokaal of particuliere woning

In de beroepslokalen (kantoor, magazijn, fabriek, enz.) hebben de controleurs vrije toegang tijdens de uren dat er ‘een werkzaamheid’ wordt uitgeoefend. Dit kan dus zelfs ’s nachts, in het weekend of op een feestdag zijn. Bovendien heeft de sociaal controleur ook op dezelfde manier toegang tot alle plaatsen die aan het toezicht van de werkgever onderworpen zijn, zonder dat hier effectieve werkzaamheden worden uitgeoefend, bv. de lokalen waar het loon wordt uitbetaald. Vraag altijd naar hun aanstellingsbewijs (= volmacht/brief getekend door de directeur van de dienst waartoe de controleur behoort) voor zover ze dit niet spontaan zouden geven. Indien dit kan worden gegeven, dan kunt u de toegang niet weigeren.

Om toegang tot een privéwoning te verkrijgen is een machtiging van de politierechter vereist. Tevens kan een dergelijk plaatsbezoek enkel plaatsvinden tussen 5 uur ’s morgens en 9u ’s avonds. Indien deze machtiging louter een visitatiebevel is, mag de inspecteur enkel de woning betreden en vaststellingen doen. Voor een actieve huiszoeking in de bewoonde lokalen dient hij steeds over een effectief huiszoekingsbevel te beschikken. Dergelijke controles vinden soms plaats om zwartwerk na te gaan, een vermoede niet-aangegeven beroepsactiviteit op te sporen, of iemand die een deel van zijn woning als bureauruimte gebruikt en daarvoor zijn werkelijke beroepskosten inbrengt, enz.

Mag men zomaar alles meenemen of kopiëren? Wat met betrekking tot computerbestanden? E-mails?

Hierover bestaat vaak heel wat onduidelijkheid in de praktijk. We merken overigens op dat de rechtspraak het op heden ook niet over alles eens is. De fiscale wetgeving bepaalt dat u, zonder verplaatsing (naar het controlekantoor), alle boeken en bescheiden moet voorleggen die noodzakelijk zijn om het bedrag van de belastbare inkomsten te bepalen. Strikt gezien mag de fiscus enkel de documenten inkijken die openlijk in het bureau liggen. Een fiscale controle is nog altijd geen ‘huiszoeking’. De controleurs mogen dus niet zelf uw gesloten kasten opentrekken, zelf lades opentrekken, zelf uw computer doorzoeken, enz.

Wanneer we er de wet op nalezen mogen schriftelijke documenten in principe niet gekopieerd worden. In de praktijk staan de meeste belastingplichtigen dit wel toe. Het is altijd beter om ‘mee te werken’. Het afstaan van een kopie primeert vaak ook op de aanwezigheid van de controleur(s) gedurende meerdere dagen.

Wanneer een beroep wordt gedaan op een computersysteem (wat meestal het geval is op heden) dan is de ondernemer verplicht om in het bijzijn van de controleurs, op hun verzoek, een kopie te maken van de gegevens of van een deel ervan. Indien verzocht wordt om bepaalde informatiebewerkingen te verrichten dan is men verplicht om hieraan mee te werken. In de wet staat echter nergens te lezen dat de controleur in kwestie zelf op uw computer(s) de nodige handelingen kan verrichten.

Tevens stellen we vast dat er ook meer en meer inzage gevraagd wordt in het e-mail verkeer. Aangezien ook hierover heel wat discussie bestaat in de rechtsleer en rechtspraak (bijvoorbeeld al dan niet schending van de privacy) adviseren we om, bij de afgifte van een kopie, duidelijk neer te schrijven in het proces verbaal dat men niet akkoord gaat met deze afgifte.

De sociale wetgeving voorziet iets andere spelregels met betrekking tot inzage in en kopiëren van documenten. De rechten van een inspecteur met betrekking tot de gegevens die hij controleert, vallen uiteen in een “passieve” en “actieve” rechten, die van toepassing zijn afhankelijk van het soort documenten die de sociaal inspecteur wenst te controleren.

Met betrekking tot de sociale documenten (zoals arbeidsreglement, arbeidsovereenkomsten, individuele rekeningen,…) alsook de wettelijk verplicht bij te houden gegevens (boekhoudkundige stukken ed.) hebben de sociale inspecteurs de meeste verregaande bevoegdheden. Deze documenten mag de inspecteur opvragen (passief), maar ook zelf gaan opsporen als de werkgever deze zelf niet (spontaan) afgeeft (actief). Bovendien mag de controleur deze documenten ook kopiëren (passief) alsook deze in beslag nemen als dit nodig is in het kader van het onderzoek.

Voor wat betreft nuttige gegevens, heeft de inspecteur enkel passieve rechten. Hij kan louter vragen deze gegevens over te maken en, indien hij ze door de werkgever overhandigd krijgt, mag hij deze documenten enkel kopiëren. De inspecteur mag deze documenten nooit zelf opsporen en indien de werkgever deze gegevens niet overmaakt kan dit ook niet beschouwd worden als een verhindering van toezicht. Onder andere e-mails (zowel intern als extern), nota’s van vergaderingen, agenda’s en dergelijke worden beschouwd als nuttige gegevens.

De sociale inspecteur heeft dus, in tegenstelling tot zijn fiscale collega, wel de bevoegdheid om voor bepaalde soorten documenten de kasten te openen, de kaften er uit te halen alsook om op computers zelf naar de documenten op zoek te gaan.

Mondelinge vragen

Ten slotte geven we nog mee dat de controleur zijn vragen enkel mag richten aan de belastingplichtige zelf. Personeelsleden hoeven dus in principe niet te antwoorden op de vragen van de controleur. De sociale inspecteur is daarentegen vrij om iedere persoon die relevant is in het kader van de controle te ondervragen over elk nuttig feit. Hij mag dus ook de werknemers ondervragen. De werkgever mag vragen om het verhoor van zijn werknemer bij te wonen maar kan dit nooit eisen als de werknemer zich tegen diens aanwezigheid verzet.

Als belastingplichtige werkt u het best mee tijdens een onaangekondigde controle. Respect - van beide kanten - levert doorgaans de beste resultaten. Tot op heden voorziet de wetgeving nog altijd niet in een ‘actief huiszoekingsrecht’. De bevoegdheden van de sociale inspecteur gaan zoals hierboven uiteengezet hier wel verder met betrekking tot bepaalde informatie. U hebt altijd het recht om u te laten bijstaan door uw accountant.


Gepubliceerd op 01/10/2013.

Material on this website is © 2014 Deloitte Global Services Limited, or a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, or one of their affiliates. See Legal for copyright and other legal information.

Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see www.deloitte.com/about for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms.

Get connected

 

More on Deloitte
Learn about our site