Hoppa till huvudinnehållet

Bolagsverkets begränsning av skrivbordsstämmor - Ett övertramp i myndighetsutövning

Legal alert

I en tid där transparens och rättssäkerhet blir allt viktigare hörnstenar för att upprätthålla tilltron vår förvaltning, är det oroväckande att se hur Bolagsverkets åsidosätter svensk lag och fundamentala rättsprinciper i vad vi förmodar vara en missriktad satsning att stävja ekonomisk brottslighet. Resultatet innebär inte bara ökad administration och fördyringar för svenska företag utan riskerar att underminera förtroendet för svenska myndigheter och skada det svenska företagsklimatet.

Bolagsverket har nyligen (utan föregående avisering) ändrat praxis vid handläggning på ett sätt som begränsar företags möjligheter att registrera stämmobeslut tagna per capsulam (så kallade skrivbordsstämmor) även i de situationer då alla aktieägare är överens. Bolagsverkets ställningstagande påverkar företag som efter årsskiftet skickat in handlingar för registrering och fått till svar att bolaget måste hålla en ytterligare, fysisk, stämma för att kunna registrera redan aktiebolagsrättsligt antagna och giltiga beslut. Bolagsverket har meddelat att begränsningen omfattar företag med fler än tre aktieägare, men även företag med färre aktieägare om besluten tagna på stämman inte är av enkel beskaffenhet. Resultatet blir minst sagt kostsamt och problematiskt. Teamtailor är ett av de företag som kan komma att drabbas av Bolagsverkets nya rättsliga ställningstagande, och som menar att det skapar en osäkerhet kring hur bolag i framtiden kan behöva hålla bolagsstämmor, samt i övrigt hantera bolagsrättsliga beslut.

En grundläggande princip inom svensk bolagsrätt är att bolag har rätt att själva avgöra vilket förfarande som är mest lämpligt för olika beslut, förutsatt att samtliga aktieägare samtycker. Detta ger varje bolag möjlighet att hålla bolagsstämmor på det sätt som bäst passar det enskilda fallet och de rådande omständigheterna. ”Att införa nya formaliakrav som inte tidigare har varit nödvändiga riskerar att skapa betydande osäkerhet för många bolag och kan begränsa möjligheten till snabba och effektiva beslut. Den ökade administrativa bördan kan leda till förseningar och potentiella komplikationer, särskilt om beslut inte registreras på grund av nya, formalistiska krav.

Det är dessutom svårt att förutse vilka ytterligare begränsningar som kan införas ensidigt av Bolagsverket utan direkt lagstöd, vilket ytterligare understryker vikten av att värna om den flexibilitet och tydlighet som svensk bolagsrätt historiskt har erbjudit” säger Therese Schuil, Head of Legal på Teamtailor. 

I avsaknad av motivering från Bolagsverket kan bara antas att den ändrade praxisen är ett utslag av de strömningar som ligger bakom en utökad satsning på brottsbekämpning inom den bolagsrättsliga sfären, tydligast reflekterad i proposition 2024:25 Bolag och brott. Genom lagändringen har Bolagsverket bland annat fått utökade förutsättningar att stryka oriktiga uppgifter och givits en möjlighet att kräva personlig inställelse av befattningshavare. Det är i sammanhanget värt att notera att vi välkomnar flera av de förslag som genomförts.  

Bolagsverket verkar dock i sin brottsförebyggande roll även ha valt att ge sig själv ytterligare verktyg, i form av tolkningsföreträde gällande bolagsrättsliga principer och lagstiftning och har därmed i praktiken omöjliggjort användningen av per capsulam-stämmor. I vår mening strider Bolagsverkets agerade i dessa delar mot såväl aktiebolagsrättsliga principer som svensk grundlag och elementära rättsprinciper. 

Kort om per capsulam stämmor och SAS-principen
Per capsulam-förfaranden, även kallade skrivbordsstämmor, innebär att bolagsstämma genomförs utan att ett fysiskt möte hålls i enlighet med aktiebolagslagen (2005:551) (ABL). I stället cirkuleras beslutsförslagen på ett stämmoprotokoll till berörda parter för godkännande genom undertecknade.1 Utmärkande för beslutsförfarandet är dess flexibilitet och möjligheten att anpassa stämmorna efter aktieägarnas behov och intressen vilket medfört att det kommit att bli ett utbrett beslutsförfarande i bolagsrättsliga ärenden. Förfarandet omnämns i flera förarbeten som en allmänt accepterad form av beslutsfattande.2

Det som möjliggör förfarandet är principen om samtliga aktieägares samtycke, även kallad SAS-principen. Denna princip ger uttryck för den allmänna bolagsrättsliga utgångspunkten att dispositiva regler, vars syfte är att skydda aktieägare (den så kallade interna skyddskretsen), kan åsidosättas om alla aktieägare samtycker. Principen framgår inte explicit i lagtexten utan nämns endast indirekt.3 Generellt kan sägas att principen kan användas för att avvika från regler som tillkommit för att skydda aktieägarna men inte för regler som tillkommit till skydd för bolagets borgenärer (den externa skyddskretsen).4

SAS-principen ger aktiebolagslagen den flexibilitet som krävs när en och samma lag täcker alla typer av aktiebolag, stora som små, utan att lagen blir för betungande att tillämpa i mindre bolag med en bestämd ägandekrets.  För majoriteten av de verksamma bolagen i Sverige kan den formalistiska och relativt detaljerade reglering som finns i ABL tyckas främmande eller överflödig, särskilt för bolag med få aktieägare. I praktiken brukar de beslut som tas på bolagstämman i sådana bolag oftast förhandlats klart innan en eventuell stämma hålls och protokollet är i dessa fall snarare formell bekräftelse på vad som ska genomföras. SAS-principen används därmed flitigt för att förenkla beslutprocesserna och slippa den administrativa börda som fysiska bolagsstämmor  annars innebär. Utöver själva mötesformen (fysiskt eller vid ”skrivbordet”) så tillämpas SAS-principen även för regler som avser bland annat kallelsetider och publicering av kallelse. Det vore till exempel orimligt om ett bolag med fem aktiva ägare som alla är överens om att tillskjuta mer kapital skulle vara tvungna att utfärda en kallelse till alla dessa ägare och sedan vänta åtminstone två veckor innan de formellt kan fatta de beslut de redan är överens om.

Finns det legalt stöd för Bolagsverkets nya krav?
Bolagsverket har en central roll när det kommer till att genomföra bolagsrättsliga åtgärder som beslutas av aktieägare eller styrelse i de fall beslut om förändringar i bolagets organisation eller struktur måste registreras hos myndigheten för att få effekt. Detta gäller för flera olika typer av ärenden så som till exempel styrelseändringar, fusioner, likvidationer och nyemissioner.

Som beskrivet ovan kan skrivbordsstämmor endast hållas under förutsättning att alla aktieägare samtycker till detta i enlighet med SAS-principen. Bolagsverkets nya praxis adderar nu två ytterligare rekvisit för dess tillämpning, nämligen att bolaget har tre eller färre aktieägare och att besluten som tas av stämman är av så kallad enkel beskaffenhet (i sammanhanget kan noteras att Bolagsverket inte lämnat någon vägledning till vad ett beslut av ”enkel beskaffenhet” anses vara). Myndighetens nya praxis gällande per capsulam förfaranden och i förlängningen SAS-principen får därmed långtgående konsekvenser för både små och stora bolag när de tvingas till fysiska, eller om bolagsordningen tillåter, digitala stämmor. 

Bolagsverket har som stöd för sin uppfattning gällande begräsningarna av per capsulam förfaranden hänvisat till förarbetena som legat till grund för införandet av digitala stämmor i ABL. Utifrån detta, mycket begränsade material, verkar myndigheten ha grundat sin tolkning på följande uttalande: 

”En bolags- eller föreningsstämma kan i och för sig hållas som en skrivbordsstämma (”per capsulam”). Det förutsätter att samtliga aktieägare eller medlemmar samtyckt till det och innebär att besluten på stämman fattas utan att aktieägarna eller medlemmarna träffas fysiskt vid ett sammanträde. Besluten dokumenteras som vanligt i ett stämmoprotokoll. Av förklarliga skäl lämpar sig detta bäst för enkla och enhälliga beslut i mindre bolag och föreningar. Det är inte ett tillgängligt alternativ för större bolag och föreningar.” 5

Det får sägas vara minst sagt oklart var i ovanstående citat Bolagsverket hittar stöd för att begränsa ett bolags möjlighet att använda per capsulam förfaranden när aktieägarna är överens. Med en rimlig läsning kan citatet inte förstås på annat sätt än att lagstiftaren ger uttryck för att vissa bolag inte har den praktiska möjligheten att hålla stämmor per capsulam, då aktivt deltagande från alla aktieägare i större bolag kan vara svårt att uppnå. Det är snarare så att citatet bekräftar att en bolagsstämma kan hållas som en skrivbordsstämma. 

Vidare råder i såväl praxis som den juridiska litteraturen  samsyn kring att per capsulam stämmor är likvärdiga fysiska stämmor så länge samtliga aktieägare samtyckt.6 Denna uppfattning framgår även uttryckligen i förarbeten där beslutsordningen beskrivits som ”likvärdigt med ett i formellt oantastlig ordning tillkommet bolagsstämmobeslut”.7 Aktieägarnas intressen har i detta förfarande ansetts tillräckligt tillgodosedda genom att varje aktieägare kan vägra att medverka till en sådan överenskommelse och därmed tvinga fram att en fysisk bolagsstämma hålls.8 Aktiebolagslagen har även en inbyggd skyddsmekanism mot beslut som tillkommit under tvivelaktiga former då aktieägarna ges möjlighet att klandra beslut som tagits i obehörig ordning.9

Aktiebolagsrättsligt råder således ingen tveksamhet att stämmobeslut fattade per capsulam i alla aspekter är likvärdiga beslut som fattats på fysiska stämmor och att sådana beslut är giltiga oavsett bolagets ägarförhållanden eller vilka ärenden som avhandlats på stämman i fråga. 

Är Bolagsverkets agerande i strid med svensk lag? 
I förvaltningslagen regleras att en myndighet ska bedriva sin verksamhet i enlighet med grunderna för god förvaltning.10 Enligt förvaltningslagen rubriceras dessa under legalitet, objektivitet och proportionalitet – fundament för ett öppet och demokratiskt samhälle. En av de mest elementära principerna som myndigheter måste följa är legalitetsprincipen vilken innebär att en myndighet endast får vidta åtgärder som har stöd i rättsordningen. En annan central princip är objektivitets- och saklighetsprincipen, vilken innebär att myndigheter ska vara sakliga och opartiska i sin verksamhet och beakta allas likhet inför lagen. Kravet på objektivitet och saklighet framgår även av grundlag genom regeringsformen.11

Vidare följer av förvaltningslagen att en myndighet endast får ingripa i ett enskilt intresse om åtgärden kan antas leda till det avsedda resultatet. Åtgärden får aldrig vara mer långtgående än vad som behövs och får vidtas endast om det avsedda resultatet står i rimligt förhållande till de olägenheter som kan antas uppstå för den som åtgärden riktas mot. 

En myndighet ska se till att kontakterna med enskilda blir smidiga och enkla. Myndigheten ska lämna den enskilde sådan hjälp att han eller hon kan ta till vara sina intressen. Hjälpen ska ges i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Den ska ges utan onödigt dröjsmål.12 Av  Förordning (2007:1110) med instruktion för Bolagsverket framgår även att Bolagsverket ska se till att de regelverk och rutiner som verket disponerar över är kostnadseffektiva och enkla för medborgare och företag. Vidare framgår att Bolagsverket får använda den information som verket får del av i samverkan med andra myndigheter till kontroll av uppgifter som anmäls för registrering eller som finns i verkets register för att förhindra oriktiga registreringar och förebygga ekonomisk brottslighet.

En annan fråga som aktualiseras är om Bolagsverket har tolkningsföreträde i denna typ av frågor, med beaktande av att varken SAS-principen eller per capsulam-förfaranden regleras direkt i lag. Att en myndighet har behörighet att sätta ramar för hur en lag ska tillämpas är inte helt främmande inom svensk rätt. Ett exempel på detta är försäkringsrörelselagen (2010:2043) (FRL), där Finansinspektionen ges möjlighet att utforma hur lagstiftningen ska tillämpas och även har tolkningsföreträde i vissa frågor (se t.ex. 1 kap. 23 § och 7 kap. 2 § FRL). Ett motsvarande mandat för Bolagsverket går däremot inte att återfinna i aktiebolagslagen eller i förordning (2007:1110) med instruktion för Bolagsverket. Bolagsverket ska visserligen pröva om de handlingar som lämnats in för registrering har tillkommit i behörig ordning enligt 27 kap. 2 § ABL och är även bemyndigade att utfärda föreskrifter om ingivning av anmälningar i registreringsärenden enligt 27 kap. 9 § ABL. Myndigheten ges dock inte tolkningsföreträde i frågan om vad som utgör ”behörig ordning”, eller behörighet att utfärda föreskrifter i den frågan.  

Det bör också noteras att detta nya förhållningssätt gentemot per capsulam-stämmor inte har befästs i några föreskrifter från Bolagsverket. Vidare kan det konstateras att även om Bolagsverket bedömer att ett beslut på en skrivbordsstämma inte skulle tillkommit i behörig ordning, så ska registrering ändå ske om tiden för att klandra ett beslut har löpt ut enligt 27 kap. 2a § ABL. Detta innebär att Bolagsverket, trots sin tolkning, bör godkänna stämmohandlingar per capsulam när tiden för klander har löpt ut. Givetvis är detta inte en praktisk väg framåt, men det belyser hur Bolagsverkets praxis saknar stöd i gällande rätt. 

Avslutande kommentarer
Av vad som anförts ovan kan det konstateras att beslut tagna per capsulam har samma juridiskt bindande verkan för företag som beslut fattade på fysiska eller digitala stämmor, under förutsättning att alla aktieägare har samtyckt till det. Det finns dessutom inget stöd, varken i förarbeten eller i praxis, för att beslutsförfarandet inte skulle vara tillåtet att tillämpa i aktiebolag med flera aktieägare, så länge samtycke lämnas av samtliga. Att det kan uppstå praktiska svårigheter i samband med per capsulam beslut är en helt annan fråga, och inte något som Bolagsverket har stöd att själva styra över. 

Såsom konstaterats ovan får en myndighet endast vidta åtgärder som har stöd i rättsordningen. Vi kan som summerats ovan  inte se hur Bolagsverket har stöd varken i lag eller i andra rättskällor för att införa begränsningar av när och  hur skrivbordsstämmor kan användas och inte heller att man har mandat för de extensiva och stränga krav som nu uppställs. I Bolagsverket uppdrag ingår inte rätt att åsidosätta  SAS-principen. I Bolagsverkets uppdrag ingår däremot att tillse att processerna med enskilda är smidiga och enkla och att sådan information lämnas till den enskilde så att denne kan ta till vara sina intressen. I förevarande fall har ingen information lämnats om Bolagsverkets ändrade ståndpunkt vilket gör det omöjligt för den enskilde att tillvarata sina intressen. Företagare befinner sig nu i en situation där Bolagsverket utan lagstöd vägrar registrering av legalt korrekt fattade beslut. 

I sammanhanget uppstår vidare frågor med stor ekonomisk effekt, vad händer till exempel vid nyemission om ett bankintyg som utfärdats i samband med det formellt riktiga beslutet – om medlen vid tidpunkten då Bolagsverket kräver ett nytt beslut redan använts i verksamheten (i enlighet med vad som var tanken när aktieägarna ursprungligen beslutade om nyemissionen), kommer då banken utfärda ett nytt intyg eller kommer emissionen inte att kunna registreras? Som angetts ovan ska Bolagsverket tillse att de rutiner man disponerar över är kostnadseffektiva och enkla för medborgare och företag vilket uppenbarligen inte blir fallet med Bolagsverkets nya rutin. 

Utöver den rent juridiska aspekten av Bolagsverkets förhållningssätt till beslut fattade per capsulam, är tolkningen även svår att förstå utifrån det syfte som myndigheten verkar motivera det med, nämligen att förebygga brottslighet inom det bolagsrättsliga området. Om syftet är att motverka att olovligt tillkomna beslut registreras som giltiga, bör det inte vara särskilt svårt för oseriösa aktörer att inge ett protokoll som ser ut att vara från en bolagsstämma som hållits fysiskt. Bolagsverket har ju i dessa fall varken möjlighet eller resurser att kontrollera vilka ägare som faktiskt träffats och får helt enkelt utgå från att ett sådant möte faktiskt har ägt rum. I stället drabbas i praktiken endast de företag som följer gällande regler och föreskrifter, med fler administrativa bördor och tillhörande kostnader som följd. Bolagsverket självt kommer inte heller skonas från effekterna av denna ökade administration, och därmed kan det förväntas att de redan långa handläggningstider som finns för vissa ärenden nu förlängs ytterligare. I vår mening blir kan således resultat inte anses stå i rimligt förhållande till de olägenheter som nu uppstår.

Stämmor per capsulam har länge varit en accepterad beslutsform som är förenlig med gällande lagstiftning, och att på detta sätt kraftigt begränsa dess användningsområde utan att kommunicera detta på förhand anser vi utgöra ett övertramp i Bolagsverkets myndighetsutövande. Vi ställer oss därför frågande till om Bolagsverkets förfarande verkligen har stöd i rättsordningen eller hur detta kan anses sakligt motiverat?  Inte heller kan vi se hur förfarandet kan motiveras som rimligt i förhållande till de olägenheter som uppenbarligen uppstår eller att det gör processen enkel eller kostnadseffektiv. Istället skapar man rättsosäkerhet och merkostnader. Vi frågar oss även hur denna nya praxis på något sätt skulle kunna anses förebygga ekonomisk brottslighet? 

Denna typ av ogenomtänkta förändringar i myndighetens praxis är inte bara besvärliga ur ett administrativt perspektiv, utan kan även ha en hämmande effekt på aktörer inom näringslivet och deras vilja att agera på den svenska marknaden då det leder till osäkerhet och ökade kostnader. Det är därmed en oroande utveckling för en myndighet med en så central roll inom svenskt näringsliv. Utifrån detta utgår vi ifrån att dessa nya krav från myndigheten dras tillbaka inom kort. Skulle detta förfarande mot förmodan anses förenligt med de fundamentala lagar Bolagsverket är skyldig att följa, finns det nog fler som ställer sig frågan – vad blir Bolagsverkets nästa övertramp?

 

1Andersson, Sten m.fl. Aktiebolagslagen, En kommentar, Del I s. 7 kap 1§   

2Prop. 1975:103, Prop 2019/20:143, SOU 2009:34 s. 209 

3Carl Svernlöv, Aktiebolagslagen en översikt, s. 29.   

4SOU 2009:34 s.209 samt Skog & Rodhe, Rhodes aktiebolagsrätt, s. 24. 

5Prop. 2019/20:143 s. 9 

6Andersson, Sten m.fl. Aktiebolagslagen, En kommentar, Del I s. 7 kap 1§, Carl Svernlöv, Aktiebolagslagen en översikt, s. 29. Skog & Rodhe, Rhodes aktiebolagsrätt, s. 178. 

7Prop 1975:103 s. 401.  

8Andersson, Sten m.fl. Aktiebolagslagen, En kommentar, Del I s. 7 kap 1§   

97 kap. 50-52 §§ ABL 

105 § förvaltningslagen (2017:900) 

111 kap. 9 § regeringsformen (1974:152) 

126 § förvaltningslagen (2017:900) 

131 kap. 9 § regeringsformen (1974:152)

Johan Fjellström
Head of Legal and Advisory, Deloitte Legal Sverige 

Erik Åhlund
Associate, Deloitte Legal Sverige 

Maria Lilliestierna
Partner och Head of Deloitte Legal Sverige 

Therese Shuil
Head of Legal på Teamtailor

Did you find this useful?

Thanks for your feedback