Effective Change Management in Global Implementation Projects: Lessons from the Field
Over the past year, I have had the privilege of working on a large global implementation project where our Human Capital team supported a client with change management. The project involved replacing an outdated workforce management system (time reporting and scheduling) and implementing system support in countries that previously lacked this. The different countries within the project had very different conditions, and in parallel with our work, a global harmonization of processes was initiated. Although this was not our primary responsibility, it affected change management as different starting points required tailored approaches. Our focus was on supporting the local teams and adapting training efforts and change strategies to meet each country's unique needs and conditions.
Leading Change – a Multi-Level Process
Change management is not a one-time effort, but a process of continuous improvement that permeates all levels of an organisation. It is about constantly adapting and refining work methods and structures in line with new challenges and opportunities. By creating a culture of continuous improvement, change work becomes part of everyday life, leading to long-term success and sustainable development. Much of our work involves guiding both project leaders and parts of the organisation affected by the upcoming change. Creating a common vision and consensus regarding goals and the path to them is often crucial for the project's success. An important part of our work is to get close to all stakeholders in the project to work effectively and ensure that change management is tailored to their specific needs. By gaining a deep understanding of the organisation's challenges and goals early on, we can proactively conduct a detailed impact analysis. This enables us to develop sustainable change plans in close collaboration with process owners and subject matter experts, thereby avoiding reactive measures later on. Within Human Capital, we are accustomed to working cross-functionally to ensure a good understanding and to create proactive plans together with process owners and subject matter experts.
Success Factors in Change Management
As change leaders at a global level, we worked on setting strategies for both change and training. When we concluded our engagement, we had left the client with clear strategies, a clear understanding of how to take it forward on their own, and many completed activities. Here are some of the most important efforts:
- Stakeholder mapping: By mapping key stakeholders and target groups, we could identify how best to engage them. This helped us create clear communication guidelines and avoid the spread of incorrect information, which can easily create uncertainty.
- Impact analysis: Through a thorough analysis of how the organisation and its roles would be affected by the project, we gained a clear picture of the changes to be made. As the countries within the project had different conditions, we also trained local change leaders in how they could conduct their own analyses.
- Development of change and training strategy: We developed tailored strategies based on analyses, data, and best practice. Because each organisation is unique, it was important for us to ensure that the strategies were adapted to this client's specific needs and future vision.
The importance of proactive change management
In many transformations, change management is not always the highest priority at the beginning of the journey. Often, organisations only realize the need when resistance begins to build. By engaging key individuals early and being proactive, we can turn potential opponents into ambassadors for change. This creates both enthusiasm and understanding throughout the entire organisation.
Are you considering leading your organisation through a major transformation journey? How do you handle change management in your ongoing projects? We at Human Capital are happy to help you build successful change processes and look forward to collaborating with you for long-term results.
Fanny Rörström
SWEDISH
Effektiv förändringsledning i globala implementeringsprojekt: Lärdomar från fältet
Under det senaste året har jag haft förmånen att arbeta med ett stort globalt implementeringsprojekt där vårt team på Human Capital stöttat en klient med förändringsledning. Projektet gick ut på att ersätta ett föråldrat Workforce managementsystem (tidrapportering och schemaläggning) samt implementera systemstöd i länder som tidigare saknat detta. De olika länderna inom projektet hade mycket skilda förutsättningar, och parallellt med vårt arbete påbörjades en global harmonisering av processerna. Även om detta inte var vårt primära ansvar, påverkade det förändringsledningen då olika utgångslägen krävde skräddarsydda tillvägagångssätt. Vårt fokus låg på att stödja de lokala teamen, samt att anpassa utbildningsinsatser och förändringsstrategier för att möta varje lands unika behov och förutsättningar.
Att leda förändring – en process i flera nivåer
Förändringsledning är ingen engångsinsats, utan en process av kontinuerlig förbättring som genomsyrar alla nivåer i en organisation. Det handlar om att ständigt anpassa och förfina arbetsmetoder och strukturer i takt med nya utmaningar och möjligheter. Genom att skapa en kultur av kontinuerlig förbättring blir förändringsarbetet en del av vardagen, vilket leder till långsiktig framgång och hållbar utveckling. Vårt arbete består till stor del av att guida såväl de som driver projektet och de delar av organisationen som påverkas av den kommande förändringen. Att skapa en gemensam vision och samsyn avseende mål och vägen dit är ofta avgörande för projektets framgång. En viktig del av vårt arbete är att komma nära alla berörda parter i projektet för att kunna arbeta effektivt och säkerställa att förändringsledningen är anpassad till deras specifika behov. Genom att tidigt skapa en djup förståelse för organisationens utmaningar och mål kan vi proaktivt genomföra en detaljerad påverkansanalys. Detta gör det möjligt för oss att utveckla hållbara förändringsplaner i nära samarbete med processägare och SME:er, och därmed undvika reaktiva åtgärder längre fram. Inom Human Capital är vana vid att arbeta tvärfunktionellt för att säkerställa en god förståelse, samt skapa proaktiva planer tillsammans med processägare och SME:er.
Framgångsfaktorer i förändringsledning
Som förändringsledare på global nivå arbetade vi med att sätta strategier för både förändring och utbildning. När vi avslutade vårt engagemang hade vi lämnat klienten med tydliga strategier, en klar förståelse för hur de skulle ta det vidare på egen hand och många genomförda aktiviteter. Här är några av de viktigaste insatserna:
- Intressentkartläggning: Genom att kartlägga nyckelintressenter och målgrupper kunde vi identifiera hur vi bäst engagerar dem. Detta hjälpte oss att skapa tydliga riktlinjer för kommunikation samt undvika att felaktig information spreds, något som annars lätt kan skapa osäkerhet.
- Påverkansanalys: Genom en grundlig analys av hur organisationen och dess roller skulle påverkas av projektet, fick vi en tydlig bild av vilka förändringar som skulle företas. Eftersom länderna inom projektet hade olika förutsättningar, utbildade vi även lokala förändringsledare i hur de kunde genomföra sina egna analyser.
- Utveckling av förändrings- och utbildningsstrategi: Vi tog fram skräddarsydda strategier baserade på analyser, data och best practice. Eftersom varje organisation är unik, var det viktigt för oss att säkerställa att strategierna var anpassade till just denna kunds specifika behov och framtidsvision.
Vikten av proaktiv förändringsledning
I många transformationer är förändringsledning inte alltid högsta prioritet i början av resan. Ofta inser organisationer behovet först när motstånd börjar byggas upp. Genom att engagera nyckelpersoner tidigt och vara proaktiva kan vi vända potentiella motståndare till att bli ambassadörer för förändringen. Det skapar både entusiasm och förståelse genom hela organisationen.
Funderar du på att leda din organisation genom en större transformationsresa? Hur hanterar ni förändringsledning i era pågående projekt? Vi på Human Capital hjälper er gärna att bygga framgångsrika förändringsprocesser och ser fram emot att samarbeta med er för långsiktiga resultat.
Fanny Rörström
