Jeśli ustawienia, które wybraliśmy, są nieodpowiednie, zmień je powyżej.
Raport: Business Travel and Remote Work Survey 2025
Oddelegowania i praca zdalna za granicą: nowe badanie dotyczące wyzwań podatkowych i ubezpieczeniowych w zakresie mobilności pracowników
Najnowsza edycja badania koncentruje się na kluczowych obecnie wyzwaniach: zarządzaniu ryzykiem związanym z mobilnością pracowników oraz zapewnieniu zgodności z przepisami dotyczącymi wykonywania pracy z zagranicy. Międzynarodowa mobilność pracowników wiąże się z szeregiem konsekwencji w zakresie podatków i ubezpieczeń społecznych. Na podstawie globalnego badania przeprowadzonego wśród 344 respondentów analizujemy, jak zmieniają się zasady zarządzania, procesy zatwierdzania i polityki w odpowiedzi na rosnącą mobilność pracowników.
Kluczowe wnioski
- Współpraca między zespołami Global Mobility, podatkowymi, zespołem ds. płac oraz HR pozostaje kluczowym elementem w zapewnieniu zgodności z przepisami w przypadku wykonywania pracy z zagranicy.
- Rosnące zapotrzebowanie pracowników na elastyczność w wykonywaniu pracy przyczynia się do coraz szerszego wdrażania zasad i polityk dotyczących pracy zdalnej z zagranicy.
- Organy podatkowe i imigracyjne coraz częściej wykorzystują narzędzia oparte na sztucznej inteligencji do monitorowania i weryfikacji przestrzegania przepisów dotyczących oddelegowań.
- Coraz więcej organizacji analizuje potencjalne obowiązki oraz ryzyka podatkowe i ubezpieczeniowe związane z oddelegowaniem jeszcze przed jego zatwierdzeniem.
- Jasno określone zasady zarządzania mogą ułatwić efektywne zarządzanie mobilnością pracowników na dużą skalę.
Zarządzanie ryzykiem podatkowym i ubezpieczeniowym związane z mobilnością pracowników
Organizacje często poszukują sposobów na skuteczniejsze zarządzanie ryzykiem związanym z oddelegowaniami czy podróżami służbowymi za granicę. Z badania wynika, że największe wyzwania mają często charakter wewnętrzny - brak jasno określonej odpowiedzialności w połączeniu z przekonaniem, że ryzyko jest niewielkie i pod kontrolą, może opóźniać podejmowanie działań. W rezultacie organizacje częściej reagują na pojawiające się problemy niż zapobiegają im zawczasu.
Aby skuteczniej ograniczać ryzyko, organizacje usprawniają sposób monitorowania oddelegowań i podróży służbowych pracowników. Oprócz raportów wydatków coraz częściej wykorzystują również dane z systemów rezerwacji podróży, rejestrów dostępu do budynków oraz logowań do sieci firmowej VPN.
Wsparcie pracowników oddelegowanych za granicę stanowi istotny element skutecznego zarządzania ryzykiem. W przypadku wyjazdów zagranicznych ponad połowa respondentów deklaruje, że ich organizacje wspierają pracowników w realizacji związanych z nimi obowiązków podatkowych. Wiele firm pokrywa dodatkowe zobowiązania z tytułu podatku dochodowego oraz przejmuje odpowiedzialność za wymagane rozliczenia płacowe, ograniczając w ten sposób obciążenia zarówno po stronie pracownika, jak i biznesu.
Jak stworzyć politykę dotyczącą wykonywania pracy z zagranicy, która wspiera skuteczne zarządzanie ryzykiem podatkowym i ubezpieczeniowym?
Celem jest zapewnienie elastyczności bez wprowadzania niepewności. Proaktywny model zarządzania pomaga organizacjom osiągnąć ten cel dzięki jasnym zasadom, przejrzystym kryteriom oraz precyzyjnie określonym uprawnieniom decyzyjnym. W efekcie pracownicy zyskują większą przejrzystość, menedżerowie mogą podejmować bardziej spójne decyzje, a organizacje skuteczniej zarządzają obowiązkami związanymi z pracą z zagranicy, wspierając jednocześnie bardziej odporną i elastyczną organizację pracy.
Pełną analizę wyników badania można znaleźć w raporcie „Business Travel and Remote Work Survey 2025”.
Mobilność pracowników w Polsce: kluczowe wyzwania dla pracodawców
W Polsce mobilność pracowników coraz częściej wykracza poza tradycyjne oddelegowania i obejmuje również krótkoterminowe podróże służbowe oraz pracę zdalną wykonywaną z innych krajów. Dla pracodawców oznacza to konieczność analizy nie tylko skutków podatkowych, ale również obowiązków związanych z ubezpieczeniami społecznymi (ZUS), raportowaniem płacowym oraz wymaganiami imigracyjnymi czy w zakresie prawa pracy.
Maja Zabawska
