Umowa o dofinansowanie: obowiązki beneficjenta po podpisaniu

Podpisanie umowy o dofinansowanie to często z perspektywy wnioskodawców niekomercyjnego wsparcia ostatni oczekiwany krok w procesie jego pozyskania, choć w rzeczywistości oznacza rozpoczęcie zasadniczego etapu procesu wykorzystania dofinansowania – realizację projektu zgodnie z zapisami umowy oraz rozliczenie przyznanego dofinansowania.

Poniżej prezentujemy kluczowe kwestie, o których beneficjenci projektów dofinansowanych ze środków niekomercyjnych powinni pamiętać po podpisaniu umowy o dofinansowanie lub rozpoczęciu realizacji projektu przed jej podpisaniem.
 

Wniesienie zabezpieczenia

Bezpośrednio po podpisaniu umowy o dofinansowanie (co do zasady przed pierwszą wypłatą wsparcia) beneficjent jest zobowiązany do ustanowienia zabezpieczenia jej należytego wykonania. Zwykle wymaganą formą zabezpieczenia jest weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową, jednak w zależności od wymogów programu oraz wielkości projektu akceptowane formy zabezpieczenia mogą być bardziej zróżnicowane.

Terminowe ustanowienie zabezpieczenia jest warunkiem wypłaty dofinansowania.
 

Prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej projektu

Zapisy umowy o dofinansowanie zobowiązują beneficjenta do prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej wydatków ponoszonych w projekcie umożliwiającej identyfikację wszystkich kosztów projektu oraz związanych z nimi płatności.

Rozpoczynając ponoszenie kosztów w projekcie (również w sytuacji, gdy nastąpiło to przed podpisaniem umowy o dofinansowanie) warto jednocześnie rozpocząć prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej ponoszonych kosztów. Na koniec realizacji projektu salda kont projektowych powinny być zbieżne z kosztami wykazanymi w złożonych wnioskach o płatność.
 

Obowiązki sprawozdawcze

Podpisanie umowy o dofinansowanie wiąże się z koniecznością przekazywania do instytucji, z którą ją zawarto, określonych w umowie dokumentów potwierdzających postępy w realizacji projektu, w trakcie jego trwania oraz w okresie trwałości, takich jak na przykład:

• wnioski o płatność, w których wykazywany jest postęp rzeczowy oraz finansowy projektu oraz na podstawie których wypłacane jest wsparcie w formie zaliczki lub refundacji poniesionych kosztów wraz z dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatków (np. faktury wraz z potwierdzeniami płatności, umowy z dostawcami),
• raporty okresowe z realizacji projektu,
• raporty z osiągnięcia efektu ekologicznego,
• sprawozdania z wdrożenia prac B+R,
• sprawozdania z zachowania trwałości,
• kopie sprawozdań o działalności badawczej i rozwojowej (sprawozdania PNT-01) złożone w GUS.

Terminy oraz sposób ich przekazania określają zapisy umowy o dofinansowanie.

Znacząca część obowiązków wskazanych w umowie o dofinansowanie bazuje na deklaracjach beneficjenta z etapu złożenia wniosku o dofinansowanie, stąd też dokumentacja aplikacyjna stanowi często integralną część umowy o dofinansowanie.

Po podpisaniu umowy o dofinansowanie, poza dokładnym zapoznaniem się z jej treścią, warto wrócić do dokumentacji aplikacyjnej i zweryfikować w szczególności:

• jakie wskaźniki beneficjent zadeklarował osiągnąć w ramach realizacji projektu: ile wynosi wartość docelowa wskaźnika, w jakim okresie należy ją osiągnąć, w jaki sposób i kiedy należy wykazać jej osiągnięcie,
• jakie oświadczenia zostały zaakceptowane przez beneficjenta (z reguły, dedykowana sekcja we wniosku o dofinansowanie).

Dopilnowanie terminów złożenia wymaganych dokumentów oraz osiągnięcia zadeklarowanych wskaźników jest kluczowe dla prawidłowej realizacji projektu.

Dokumenty przekazywane są do instytucji zazwyczaj za pośrednictwem udostępnionego przez nią systemu, do którego beneficjent otrzymuje dostęp po złożeniu odpowiedniego wniosku o jego nadanie.
 

Udzielanie zamówień w projekcie zgodnie z wymogami

Zapisy umowy o dofinansowanie regulują zasady udzielania zamówień w projekcie – wskazują w szczególności, czy stosować należy określone wytyczne (np. w przypadku projektów dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej – Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027), czy wewnętrzne procedury beneficjenta, ewentualnie dostosowane do specyficznych wymogów programu czy zasad ujętych w umowie o dofinansowanie.

Przed rozpoczęciem procesu udzielania zamówień w projekcie należy obowiązkowo ustalić reguły obowiązujące beneficjenta, ponieważ brak ich przestrzegania może skutkować uznaniem poniesionych niezgodnie z wytycznymi wydatków za niekwalifikowane.
 

Obowiązki informacyjno-promocyjne

Beneficjent jest zobowiązany do przestrzegania obowiązków informacyjno-promocyjnych od momentu podpisania umowy o dofinansowanie. Zwykle obejmują one m.in. właściwe oznaczanie dokumentacji projektowej, miejsca realizacji projektu oraz urządzeń i maszyn powstałych lub zakupionych w projekcie.

Z reguły, umowa o dofinansowanie odsyła beneficjenta do oddzielnego dokumentu (np. podręcznika), w którym szczegółowo opisano zasady promocji i/lub strony poświęconej zasadom promocji, na której można znaleźć m.in. wymagane zestawienie logotypów, wzory plakatu, tablicy oraz naklejek.

Bezpośrednio po podpisaniu umowy o dofinansowanie warto:

• sprawdzić w jaki sposób należy oznaczyć miejsce realizacji projektu (tablica bądź plakat) oraz umieścić oznaczenie zgodne z obowiązującym wzorem w miejscu realizacji projektu,
• rozpocząć oznaczanie dokumentacji związanej z projektem takiej jak m.in. umowy z dostawcami, protokoły odbioru, dokumentacja przetargowa przy pomocy odpowiedniego zestawienia logotypów.

Przygotowanie wymaganych dokumentów kadrowych do rozliczenia kosztów wynagrodzeń pracowników

Z reguły podstawowymi dokumentami wymaganymi do przedstawienia w celu rozliczenia kosztów wynagrodzeń pracowników beneficjenta zaangażowanych w realizację prac w ramach projektów są:

• dokumenty oddelegowania,
• miesięczne karty czasu pracy (wypełniane przez pracowników),
• listy płac wraz z potwierdzeniami płatności wynagrodzeń oraz PIT i ZUS.

Rozliczając koszty wynagrodzeń w projektach należy upewnić się, że dla każdego pracownika zaangażowanego w realizację prac w ramach projektu został przygotowany dokument oddelegowania, z którego wynikać będzie m.in. jego wymiar zaangażowania w projekcie. Dokument oddelegowania pracownika powinien zostać podpisany przed rozpoczęciem przez niego prac w projekcie (również w sytuacji, gdy rozpoczęły się one przed podpisaniem umowy o dofinansowanie).

Jednocześnie, w przypadku, gdy z dokumentu oddelegowania nie wynika poziom zaangażowania w realizację projektu, należy przygotować wzór miesięcznej karty czasu pracy, którą każdy pracownik zaangażowany w realizację prac powinien wypełniać i przedkładać do działu kadr po zakończeniu każdego miesiąca (na jej podstawie pracodawca obliczy koszty kwalifikowalne na danym stanowisku w projekcie za dany miesiąc).

Podsumowując, w przypadku kwalifikowania kosztów wynagrodzeń pracowników w projekcie, przed ich zaangażowaniem do prac projektowych, należy upewnić się, jakich dokumentów będzie wymagać instytucja.
 

Możliwość wprowadzenia zmian w projekcie oraz zmiany zapisów umowy

Choć beneficjent jest zobowiązany do realizacji projektu zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie oraz jej załączników (co do zasady m.in. dokumentacji aplikacyjnej), umowa przewiduje możliwość wprowadzenia zmian w określonych przypadkach. W zależności od ich planowanego zakresu, beneficjent ma obowiązek zgłoszenia zmian lub wystąpienia o zgodę na ich wprowadzenie (wówczas niezbędne jest przygotowanie wniosku o zmianę umowy oraz załączenie ewentualnych dodatkowych dokumentów w zależności od zakresu zmian, np. zaktualizowanego budżetu projektu) do instytucji, z którą podpisał umowę o dofinansowanie. Tryb oraz dozwolony zakres zmian określa umowa o dofinansowanie.

Po zawarciu umowy warto zapoznać się z jej zapisami dotyczącymi możliwości wprowadzania zmian w projekcie. Należy pamiętać, że faktyczne wprowadzenie zmian (np. realizacja prac zgodnie ze zmienionym zakresem) będzie możliwe dopiero po uprzednim poinformowaniu instytucji, z którą podpisano umowę o dofinansowanie lub uzyskaniu jej zgody (dłuższy proces trwający nawet kilka miesięcy, zwieńczony podpisaniem aneksu do umowy bądź otrzymaniem oficjalnej zgody instytucji). Warto zatem wiedzieć, które zmiany wymagają wyłącznie jednorazowego kontaktu z instytucją, a które wiążą się z bardziej złożonym i długotrwałym procesem.
 

Podsumowanie

Rozliczenie projektu to kluczowy etap w procesie pozyskania wsparcia. Znajomość umowy o dofinansowanie, realizacja określonych w niej obowiązków, opracowanie niezbędnych praktyk i procedur w przedsiębiorstwie beneficjenta są niezbędne dla efektywnego rozliczenia projektu, a co za tym idzie zminimalizowania wystąpienia nieprawidłowości oraz ryzyka otrzymania korekt finansowych.

Jeśli identyfikujecie Państwo potrzebę lepszego zrozumienia wymagań i obowiązków związanych z rozliczeniem pozyskanego wsparcia zapraszamy do kontaktu. Eksperci należący do zespołu Global Investment and Innovation Incentives (Gi3) Deloitte wspierają beneficjentów w rozliczeniu projektów dofinansowanych z Funduszy Europejskich.