Ulga B+R – aktualne podejście organów podatkowych

Ulga badawczo-rozwojowa – dlaczego pozostaje tak atrakcyjna?

Ulga badawczo-rozwojowa pozostaje jednym z najbardziej atrakcyjnych instrumentów wspierających rozwój przedsiębiorstw. Wraz ze wzrostem jej popularności organy podatkowe coraz dokładniej analizują jednak sposób prowadzenia projektów oraz kalkulacji kosztów kwalifikowanych. Pogłębiona weryfikacja nie powinna natomiast stanowić przeszkody dla rzetelnie przygotowanych podatników. Pod warunkiem, że potrafią przedstawić spójny obraz działalności B+R: od identyfikacji projektów, przez dokumentowanie przebiegu prac, po dokładne ustalenie wysokości odliczenia.

Znana nam praktyka organów podatkowych wskazuje, że weryfikacja ulgi B+R obejmuje obecnie kilka wzajemnie powiązanych obszarów. Organy analizują nie tylko merytoryczny charakter projektów pod kątem definicji B+R, ale również sposób organizacji prac, dokumentację projektową oraz zaangażowanie poszczególnych zespołów / osób w prowadzone prace. praktyce budzą najwięcej pytań.

Poniżej przedstawiamy najważniejsze obszary, na które warto zwrócić szczególną uwagę w świetle znanej nam praktyki organów podatkowych oraz najnowszego orzecznictwa sądowo-administracyjnego

Dokumentacja - spójność ważniejsza niż objętość

Organy podatkowe coraz częściej porównują dokumentację przygotowaną na potrzeby rozliczenia ulgi z materiałami powstającymi w toku realizacji projektów. Weryfikują m.in., kiedy sporządzono raporty dotyczące działalności B+R, czy ich treść znajduje potwierdzenie w źródłowych dokumentach projektowych oraz czy opisane działania można przypisać do właściwego roku podatkowego.

W tym zakresie warto zwrócić uwagę, że przepisy podatkowe dotyczące ulgi B+R nie przewidują szczegółowych wytycznych w tym zakresie. W szczególności nie wymagają tworzenia rozbudowanej dokumentacji wyłącznie na potrzeby podatkowe. W wielu przypadkach wystarczą materiały powstające w zwykłym toku działalności: harmonogramy, dokumentacja techniczna, repozytoria kodu, wyniki testów, modele, analizy czy ewidencja czasu pracy. Kluczowe jest ich odpowiednie uporządkowanie i powiązanie z przesłankami działalności B+R. Przedmiotem zainteresowania organów mogą być również informacje prezentowane w sprawozdaniach finansowych oraz raportowanie działalności B+R do Głównego Urzędu Statystycznego - ewentualne rozbieżności między tymi źródłami a rozliczeniem podatkowym mogą prowadzić do dodatkowych pytań.

Koszty kwalifikowane - znaczenie przejrzystej kalkulacji

Drugim głównym obszarem weryfikacji jest kalkulacja kosztów kwalifikowanych. Organy oczekują nie tylko zbiorczego zestawienia kosztów wykazanych w CIT/BR, lecz także możliwości prześledzenia ich od dokumentu źródłowego do kwoty objętej odliczeniem. W przypadku kosztów pracowniczych szczególne znaczenie mają dane pozwalające wiarygodnie ustalić zaangażowanie poszczególnych pracowników w działalność B+R - pochodzące z ewidencji czasu pracy lub innych źródeł wykorzystywanych przez podatnika - a także możliwość powiązania poszczególnych składników wynagrodzenia z ustawowym katalogiem kosztów kwalifikowanych.

Organy badają również zgodność odliczenia z księgami rachunkowymi oraz sposób wyodrębnienia kosztów działalności B+R w ewidencji. W przypadku większych rozliczeń mogą oczekiwać przekazania danych w arkuszu kalkulacyjnym umożliwiającym analizę kosztów w układzie pracownik–miesiąc–projekt. Przejrzysta kalkulacja stanowi w tym zakresie nie tylko element konieczny do prawidłowego ustalenia wysokości ulgi, ale również istotne ułatwienie podczas ewentualnej weryfikacji.

Rozmowy z pracownikami jako element weryfikacji

W bardziej rozbudowanych postępowaniach organy mogą uzupełniać analizę dokumentów o przesłuchania osób zaangażowanych w realizację projektów. Pracownicy nie muszą znać podatkowej definicji działalności B+R ani posługiwać się terminologią podatkową – istotne jest natomiast, aby potrafili opisać rzeczywisty przebieg projektów, a przekazywane przez nich informacje pozostawały spójne z dokumentacją i wyjaśnieniami podatnika. Przy prawidłowo wdrożonym procesie taki dowód może potwierdzić, że przedstawiony sposób prowadzenia działalności B+R odpowiada praktyce funkcjonującej w przedsiębiorstwie.

Stanowiska sądów – liczy się indywidualna ocena projektów

Najnowsze orzecznictwo potwierdza, że sądy akceptują pogłębioną weryfikację projektów B+R, ale jednocześnie wymagają od organów indywidualnej i kompletnej oceny zgromadzonych dowodów.

Dobrze pokazują to dwa wyroki wydane w 2026 r. – WSA w Poznaniu z 24 kwietnia 2026 r., sygn. I SA/Po 277/26, oraz WSA w Rzeszowie z 26 lutego 2026 r., sygn. I SA/Rz 551/25. Pomimo odmiennych rozstrzygnięć oba orzeczenia dostarczają praktycznych wskazówek dotyczących przygotowania rozliczenia ulgi B+R.

Innowacyjny rezultat nie przesądza o objęciu całego projektu ulgą

W wyroku z 24 kwietnia 2026 r., sygn. I SA/Po 277/26, WSA w Poznaniu zaakceptował stanowisko organów odmawiających stwierdzenia nadpłaty. Sąd uznał, że podatnik nie wykazał systematycznego prowadzenia prac ukierunkowanych na zwiększenie zasobów wiedzy lub wykorzystanie ich do tworzenia nowych zastosowań.

Istotną rolę w sprawie odegrały zeznania pracowników. Nie potwierdziły one organizacyjnego lub logicznego wyodrębnienia prac B+R ani ich metodycznego planowania. Z materiału dowodowego wynikało m.in., że nie wykazano metodycznego planowania ani możliwości logicznego wyodrębnienia prac mających charakter B+R, a pojawiające się problemy rozwiązywano przede wszystkim na bieżąco.

Sąd podkreślił również, że innowacyjność urządzenia końcowego nie oznacza, iż wszystkie działania związane z jego zaprojektowaniem i wykonaniem są pracami rozwojowymi. Projekty obejmowały także wykorzystanie znanych wcześniej rozwiązań, technik i technologii. Konieczne było zatem wyodrębnienie tych czynności, które rzeczywiście wiązały się z rozwiązaniem nowych problemów i tworzeniem nowych zastosowań.

WSA nie zakwestionował przy tym możliwości uznania jednorazowego projektu ani komercyjnego prototypu za rezultat działalności B+R. Zwrócił natomiast uwagę, że również taki projekt musi być prowadzony w sposób planowy, zorganizowany i metodyczny.

Orzeczenie pokazuje także znaczenie rozróżnienia pomiędzy testami stanowiącymi element prac rozwojowych a standardowym sprawdzeniem zgodności gotowego produktu z parametrami zamówienia. Samo przeprowadzenie testów odbiorowych nie przesądza jeszcze o badawczo-rozwojowym charakterze prac.

Zamówienie klienta nie wyklucza działalności B+R

Odmienne rozstrzygnięcie zapadło w wyroku WSA w Rzeszowie z 26 lutego 2026 r., sygn. I SA/Rz 551/25. Sąd uchylił decyzję odmawiającą stwierdzenia nadpłaty, uznając, że organ nie wyjaśnił dostatecznie okoliczności sprawy i dokonał dowolnej oceny zgromadzonych dowodów.

WSA zwrócił uwagę, że organ przedstawił zasadniczo prawidłowe rozumienie działalności B+R, lecz nie odniósł przyjętych kryteriów do specyfiki każdego z analizowanych projektów. Tymczasem projekty posiadały m.in. karty opisujące plan prac i problemy do rozwiązania, dokumentację technologiczną, rysunki wykonawcze, modele 3D, symulacje oraz arkusze obliczeniowe.

Zdaniem sądu realizacja projektu na zamówienie kontrahenta nie wyklucza działalności B+R, jeżeli produkt nie znajdował się wcześniej w ofercie podatnika i nie stanowił standardowego rezultatu zlecenia. Istotne może być przy tym ustalenie czy klient przekazał szczegółową instrukcję wykonania, czy jedynie koncepcję oraz wymagania funkcjonalne, pozostawiając wykonawcy swobodę opracowania rozwiązania.

Sąd przypomniał też, że nowość może być oceniana na poziomie przedsiębiorstwa, a działalność B+R zazwyczaj pozostaje związana z podstawowym profilem działalności podatnika. Nie ma zatem potrzeby rozpoczynania odrębnego rodzaju działalności ani tworzenia osobnego działu B+R.

WSA nie zaakceptował również automatycznego pominięcia opinii eksperckiej. Nawet jeśli taka opinia jest dokumentem prywatnym i nie przesądza samodzielnie o podatkowej kwalifikacji prac, organ powinien merytorycznie odnieść się do przedstawionej w niej argumentacji.

W zakresie kosztów pracowniczych sąd wskazał natomiast, że z przepisów nie można wyprowadzić ogólnego obowiązku przypisywania kosztów kwalifikowanych odrębnie do każdego projektu, zwłaszcza gdy kilka projektów jest realizowanych równolegle przez tych samych pracowników. Podstawowe znaczenie ma prawidłowe ustalenie proporcji czasu przeznaczonego na działalność B+R do ogólnego czasu pracy pracownika w danym miesiącu.

Jak skutecznie przygotować się do weryfikacji?

Najnowsza praktyka pokazuje, że prawidłowe rozliczenie ulgi B+R wymaga współpracy zespołów podatkowych, finansowych i projektowych. Opis działalności B+R, dokumentacja projektowa, dane dotyczące zaangażowania pracowników oraz kalkulacja kosztów powinny wspólnie przedstawiać spójny i możliwy do odtworzenia przebieg prac.

Dobrze wdrożona ulga B+R - oparta na rzetelnej analizie oraz uporządkowanej dokumentacji i przejrzystej kalkulacji - pozwala nie tylko wykorzystać dostępne oszczędności podatkowe, lecz także sprawnie przejść ewentualną weryfikację rozliczenia. Kluczem jest proces dostosowany do specyfiki przedsiębiorstwa, uwzględniający ustawowe warunki korzystania z ulgi oraz praktyczne wnioski wynikające z podejścia organów podatkowych i orzecznictwa sądów administracyjnych.