KSeF w JST: Przesunięcie sankcji

Sankcje KSEF – przesunięcie z 2027 r. na 2028 r.

Resort finansów zapowiedział wydłużenie okresu odroczenia kar za błędy w stosowaniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) do 31 grudnia 2027 r. Wydłużenie okresu karencji, zdaniem MF, jest odpowiedzią na postulaty przedsiębiorców i organizacji branżowych, które wskazują, że w praktyce wdrożenie KSeF wciąż rodzi liczne problemy organizacyjne, techniczne i merytoryczne.

Trzeba jednak pamiętać, że odroczenie kar nie oznacza braku obowiązku stosowania KSeF.

Dla przypomnienia - w przypadku, gdy JST:

• wbrew obowiązkowi nie wystawi e-faktury przy użyciu KSeF (a zrobi to np. papierowo lub w formie pliku PDF),
• wystawi w okresie awarii, niedostępności KSeF lub w trybie offline24 fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem,
• nie prześle w terminie do KSeF faktury wystawionej w okresie awarii systemu, niedostępności KSeF lub w trybie offline24,

- to przepisy będą przewidywać będą kary pieniężne nakładane przez naczelnika urzędu skarbowego w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku - karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza KSeF.

Chociaż sankcje związane z KSeF zostaną o kolejny rok odroczone, to obecnie JST mogą zostać obciążone za błędy ewidencyjne w pliku JPK_V7M/K (kara pieniężna w wysokości 500 zł za każdy błąd w ewidencji - art. 109 ust. 3e-3k ustawy o VAT) lub sankcjami wynikającymi z KKS. 
 

Dlaczego nie warto czekać z weryfikacją działania KSEF 

Krajowy System e-Faktur nie weryfikuje merytorycznej treści faktur, czy też trybu ich wystawienia, a jedynie dokonuje ich sprawdzenia pod kątem technicznym. Jeżeli zatem pojawią się niespójności w danych, dublowane pozycje lub dojdzie do nieprawidłowego ujęcia danych w JPK_V7M/K, to powstaje istotne ryzyko podjęcia przez organ podatkowy czynności sprawdzających, które mogą mieć negatywnie konsekwencje dla JST.

W szczególności, JST powinny zidentyfikować lub ponownie zweryfikować, które faktury powinny być wystawione w KSeF, sprawdzić zachowanie oprogramowania w przypadku błędów (np. odrzucenia faktury w KSeF), ustalić kroki lub procedurę postępowania w przypadku wystąpienia nieoczekiwanych zdarzeń (np. braku dostępu do Internetu, konieczności przesyłania do KSeF faktur wystawionych offline) oraz kto w tej sytuacji jest osobą decyzyjną.

JST powinny również rozważyć bieżące monitorowanie obiegu faktur (liczba faktur wysłanych do KSeF vs liczba faktur ogółem w systemie księgowym) lub sprawdzenia czy wszystkie faktury zostały poprawnie ujęte w pliku JPK_V7M/K.

Mając świadomość, że prace te trzeba pogodzić z innymi obowiązkami pracowników samorządowych, a w szczególności z nową klasyfikacją budżetową – rekomendujemy podjęcie działań wdrożeniowych w obszarze KSeF mających na celu m. in.:

• weryfikację plików JPK_V7M/K (technicznie, logicznie i matematycznie),
• krzyżową weryfikację danych z JPK z treścią e-faktur (XML) z KSeF,
• merytoryczną weryfikację faktur sprzedaży i zakupu, w szczególnie dotyczących najczęstszych transakcji JST.

Podjęcie powyższych działań pozwoli zidentyfikować błędy i niespójności z wyprzedzeniem, uporządkować organizację pracy oraz istotnie ograniczyć ryzyko sankcji związanych z KSeF, które zaczną już niedługo obowiązywać.

Takie działania pozwolą również wykorzystać dodatkowy rok „bez sankcji KSeF” na wyłapanie błędów na świeżo, gdy ich skala jest mniejsza, a możliwość dostosowania używanego oprogramowania – większa.