KSeF w JST – czy wszystko działa tak, jak powinno?

Zdarzają się przykładowo wyzwania związane z kompletnym odbiorem faktur z KSeF lub błędy w treści faktur, np. co do danych odbiorcy faktury lub rodzaju faktury. Spotykanym, choć niepożądanym, zjawiskiem jest podwójne dostarczanie faktur – przykładowo, kontrahent wystawia fakturę w KSeF i w ten sposób udostępnia JST, a jednocześnie przesyła JST wizualizację dokumentu za pośrednictwem e-mail lub tradycyjną pocztą. Pewne trudności pojawiają się także w związku ze stosowaniem nowych oznaczeń w JPK_V7, które obowiązują od lutego 2026 r. (numer KSeF faktury, „OFF”, „BFK”, „DI”).
 

Umieszczenie dodatkowego podmiotu na fakturze wciąż wyzwaniem?

Jak zauważamy w praktyce, jednym z wciąż aktualnych wyzwań jest prawidłowe umieszczenie danych podmiotu trzeciego (odbiorcy faktury) na fakturach zakupowych JST. Są to najczęściej dane scentralizowanych dla celów VAT jednostek organizacyjnych (szkoły, jednostki pomocy społecznej, zakłady budżetowe), choć mogą to być również dane samej gminy, gdy w JST dojdzie do powstania grupy VAT.

Umieszczenie na fakturze danych odbiorcy faktury może mieć wpływ na prawidłowe i terminowe dostarczenie faktury bezpośrednio do miejsca, w którym wydatek będzie rozliczany. W niektórych JST może to być kilkadziesiąt, a nawet kilkaset różnych jednostek zajmujących się rozliczaniem zakupów pod NIP tej samej JST.  Warto pamiętać także, że w samych urzędach miast i gmin czy starostwach powiatowych może występować wiele stanowisk pracy, które niezależnie odpowiadają za procesowanie wydatków. Niedostarczenie lub zbyt późne dostarczenie faktury do odpowiedniego miejsca może mieć konsekwencje chociażby dla dochowania umownego terminu płatności lub odpowiedniego rozliczenia wydatku w budżecie jednostki ponoszącej wydatek. Zanim faktura zostanie opłacona, musi jeszcze przejść procedurę weryfikacji formalnej i merytorycznej, co także wymaga czasu.

Należy przypomnieć, że pole podmiotu trzeciego na fakturach ustrukturyzowanych nie jest polem obligatoryjnym. Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów: „nie ma przeciwskazań, aby faktury zawierały dodatkowo dane jednostki podrzędnej (np. określenie nazwy samorządowej jednostki budżetowej, jej adresu oraz identyfikatora podatkowego NIP), która faktycznie dokonuje czynności dokumentowanej fakturą”. Ponadto Ministerstwo zachęca, „aby w programach komercyjnych zintegrowanych z API KSeF 2.0 zostały wprowadzone mechanizmy sugerujące konieczność wypełnienia sekcji Podmiot3, w przypadku gdy w sekcji Podmiot2 wskazano, że faktura dotyczy jednostki podrzędnej JST. Analogiczne rozwiązanie jest zaimplementowane w bezpłatnym narzędziu udostępnionym przez Ministerstwo Finansów tj. w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.”.

Warto zatem, by zarówno kontrahenci, jak i same JST zwracały od początku transakcji uwagę na prawidłowe oznaczanie danych odbiorców faktur, co może być między innymi przedmiotem odpowiednich zapisów umownych lub zostać zawarte w formularzach zakupowych. Należy również uświadamiać pracowników i inne osoby biorące udział w procesie zakupowym w imieniu JST, jak ważne jest prawidłowe oznaczenie odbiorcy faktury.

Oprócz danych odbiorcy faktury – jednostki organizacyjnej, takich jak jej nazwa i NIP, warto pamiętać także o odpowiednim oznaczeniu roli. Najczęściej będzie to „JST – odbiorca”, a rzadziej „Członek grupy VAT – odbiorca”. Finalnie to kontrahent JST musi odpowiednio uzupełnić dane na fakturze. Zasadnym jest upewnienie się, czy kontrahenci mają świadomość specyficznej sytuacji JST dla celów VAT.
 

W jaki sposób poprawić na fakturze dane Podmiotu3?

W przypadku gdy dane odbiorcy na fakturze będą błędne, fakturę należy skorygować. Pojawić może się pytanie, czy korekta powinna obejmować jedynie dane Podmiotu3, czy może należy wystawić nową fakturę z prawidłowymi danymi, a poprzednią skorygować „do zera”. W sprawie ostatnio dwukrotnie, choć odmiennie, wypowiedział się Dyrektor KIS.

W pierwszej interpretacji indywidualnej z 11 lutego 2026 r.^[1] organ uznał, wbrew stanowisku wnioskodawcy, że w przypadku gdy faktura zawiera błędne / niepełne dane jednostki organizacyjnej będącej odbiorcą faktury lub taka jednostka nie zostanie w ogóle wskazana na fakturze, wówczas należy wystawić fakturę korygującą „do zera” (pierwotną fakturę) oraz nową fakturę z poprawnymi danymi odbiorcy faktury. Zdaniem Dyrektora KIS jest to konieczne ze względu na uwarunkowania systemowe.

Co ciekawe, na skutek skargi wnioskodawcy na ww. interpretację indywidualną, 13 kwietnia 2026 r.^[2] Dyrektor KIS wydał kolejną interpretację, w której uwzględnił stanowisko wnioskodawcy. Organ zgodził się, że skorygowanie pierwotnie wystawionej faktury z powodu wskazania na niej błędnych / niepełnych danych odbiorcy faktury (Podmiotu3), powinno nastąpić poprzez wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej błędne / niepełne dane. W sytuacji, gdy faktura została wystawiona na właściwego nabywcę - JST, wystawienie faktury korygującej „do zera” jest niezasadne.

Warto zaznaczyć, że w opisanym przypadku faktury zawierały prawidłowe dane nabywcy – JST (Podmiotu2), a uchybienia dotyczyły jedynie danych odbiorców faktur, co z pewnością miało znaczenie dla ostatecznego rozstrzygnięcia Dyrektora KIS. Ponadto faktury dotyczyły realnych transakcji, a więc także z tego powodu niezasadnym byłoby korygowanie takich faktur „do zera”.

***

W związku z tym, że Krajowy System e-Faktur nie weryfikuje merytorycznej treści faktur, a jedynie dokonuje ich walidacji technicznej (w stosunku do wymagań schemy e-faktury), zalecamy dalszą czujność w kwestii jakości danych umieszczanych na fakturach, takich jak: dane nabywcy, sprzedawcy czy odbiorcy faktury oraz kwoty czy stawki VAT lub inne oznaczenia wymagane na fakturach. Warto również pamiętać o terminowości wystawiania faktur. Finalnie należy zadbać także o jakość danych zadeklarowanych w JPK_V7, tak by były zgodne z rzeczywistymi transakcjami oraz z dokumentami źródłowymi.

[1] Sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.1091.2025.1.JM
[2] Sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.1091.2025.3.JM