KSeF w JST: Czy naprawdę można jeszcze czekać z wdrożeniem KSEF?

​​Zbliża się moment, który bez wątpienia należy uznać za jedno z największych wyzwań organizacyjno-technologicznych dla sektora finansów publicznych ostatnich lat. Mowa o wejściu w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), którego wdrożenie, zgodnie z przepisami, ma nastąpić 1 kwietnia 2026 roku. 

​Wdrażanie KSeF to proces wielowymiarowy​

​Proces ten wiąże się ze zmianą sposobu funkcjonowania całej jednostki samorządu terytorialnego (JST). KSeF wymusza przemyślenie m.in. tego jak zbierane i tworzone są dane – czyli w jaki sposób trafiają one do systemu oraz czy są kompletne i zgodne ze schematem logicznym. Wymaga także analizy podziału kompetencji i odpowiedzialności, w tym ustalenia, kto w JST powinien mieć uprawnienia do wystawiania i wysyłki faktur, a także czy konieczne są pełnomocnictwa dla jednostek organizacyjnych. Zmiany powinny objąć również dokumentację wewnętrzną, w tym przegląd i ujednolicenie procedur wewnętrznych oraz dostosowanie obiegu dokumentów.

​Konieczne będzie przeszkolenie pracowników, zbudowanie świadomości nowych zasad, jak również jasne określenie ról i zakresu obowiązków. Nieodzowna jest tutaj skuteczna komunikacja wewnętrzna i zaangażowanie kadry kierowniczej w proces wdrożeniowy.

​Samo wdrożenie obejmie  także kwestie techniczne, w tym takie obszary jak integracja systemu finansowo-księgowego z KSeF, wdrożenie mechanizmów walidacji danych, automatyzacja obiegu dokumentów, zorganizowanie wsparcia technicznego dla użytkowników, czy zapewnienie bezpieczeństwa i autoryzacji dostępu.

Ile mamy na to czasu?

Mając na względzie 1 kwietnia 2026 jako datę obowiązkowego stosowania KSeF przez samorząd, wydawałoby się, że wciąż do wykorzystania jest 8 miesięcy. Niestety, przy bliższym spojrzeniu okazuje się, że rzeczywistość wygląda nieco inaczej.

Wiele JST pomija fakt, że już od 1 lutego 2026 r. obowiązek korzystania z KSeF obejmie dużych przedsiębiorców. Oznacza to, że dostawcy energii, usług telekomunikacyjnych czy gazu - czyli strategiczni partnerzy JST - będą od tego momentu wystawiali faktury wyłącznie przez KSeF. Tym samym, JST muszą być gotowe na odbiór e-faktur od ww. kontrahentów najpóźniej z początkiem lutego, a nie – jak często się zakłada – dopiero od kwietnia.

W efekcie czas, którym realnie dysponujemy, skraca się z ośmiu do zaledwie sześciu miesięcy, przynajmniej w obszarze części faktur zakupowych. Pytanie co realnie samorządowcy mogą zrobić w tym okresie, biorąc pod uwagę ich pozostałe obciążenia?

Powakacyjny kalendarz JST nie oferuje zbyt wiele wolnej przestrzeni

Gdy przyjrzymy się uważnie harmonogramowi prac JST, szybko dostrzeżemy, że możliwości organizacyjne w nadchodzących miesiącach są istotnie ograniczone. Okres wakacyjny, który potrwa jeszcze do końca sierpnia, tradycyjnie nie sprzyja intensywnym pracom wdrożeniowym – zarówno ze względu na ograniczoną dostępność kadry, jak i mniejszą dynamikę decyzyjną. Jesień z kolei to czas sprawozdawczości budżetowej oraz planowania budżetu na kolejny rok, co samo w sobie angażuje znaczną część zasobów personalnych. Przełom roku niesie ze sobą spiętrzenie zadań związanych z domknięciem mijającego roku budżetowego i pierwszymi korektami nowego budżetu oraz okres świąteczno-noworoczny, a potem przychodzi finalizacja prac związanych ze sprawozdawczością finansową za zeszły rok.

W praktyce oznacza to, że realnie dostępny czas operacyjny jest znacznie krótszy, niż wskazywałoby proste zestawienia daty bieżącej i daty wejścia w życie przepisów w zakresie KSeF.

Co zostaje?

Z perspektywy czasu i zasobów – bardzo niewiele. W rzeczywistości Gminy powinny już dziś rozpoczynać prace związane z przygotowaniami do KSeF, bo proces ten wykracza znacząco poza tradycyjnie rozumiane fakturowanie.

W ciągu najbliższych miesięcy trzeba przeanalizować istniejące procesy, zaprojektować zmiany organizacyjne i techniczne, wdrożyć niezbędne rozwiązania technologiczne oraz przygotować kadry do funkcjonowania w nowym środowisku. Niezbędne będzie również przetestowanie nowych rozwiązań – ponieważ każda zmiana systemowa wiąże się z ryzykiem błędów, które można wyeliminować tylko poprzez wcześniejsze przygotowanie i próbne uruchomienie systemu w bezpiecznych warunkach. Przy tym zakresie prac – mając świadomość, że prace te trzeba pogodzić z innymi obowiązkami pracowników samorządowych – podjęcie działań wdrożeniowych w obszarze KSeF z opóźnieniem może narażać JST na istotne ryzyka.