KSeF w JST: Czy KSeF naraża JST na ryzyko opóźnień w płatnościach?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) zmieni sposób fakturowania w Polsce. Od 1 lutego 2026 r. system stanie się obowiązkowy dla dużych firm, a od 1 kwietnia 2026 r. obejmie również jednostki samorządu terytorialnego (JST). Czy ta zmiana może spowodować opóźnienia w płatnościach w samorządach?

Obieg i alokacja dokumentów

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF wymusza na samorządach weryfikację kontrahentów oraz terminów płatności wynikających z zawartych umów. W momencie wystawienia przez sprzedawcę e-faktury i nadania jej numeru KSeF (tj. numeru identyfikującego e-fakturę), JST otrzyma ją, za pośrednictwem KSeF, w czasie rzeczywistym.  E-faktura będzie uznawana za otrzymaną przez JST w dniu przydzielenia jej przez system numeru KSeF a w konsekwencji, dzień „odczytania" czy też zapoznania się z fakturą przez JST nie będzie miał tutaj żadnego znaczenia.

Oznacza to, że w przypadku, gdy umowny termin płatności będzie liczony od momentu doręczenia faktury, a przesłanie e-faktury od dostawcy do nabywcy za pomocą KSeF będzie natychmiastowe, JST powinny na bieżąco monitorować konto w KSeF lub być z nim stale połączone.

Dodatkowo, terminowa płatność na rzecz kontrahentów nie powinna przesłonić weryfikacji autentyczności/prawdziwości transakcji wykonanej na rzecz samorządu przez upoważnione osoby. W tym celu konieczne może być zaangażowanie w proces innych wydziałów JST lub przedstawicieli jednostek organizacyjnych w procedurę e-fakturowania, a w szczególności akceptacji zapłaty, co obecnie w części samorządów nie występuje.

Obowiązek od 1 kwietnia 2026 r., ale faktyczna gotowość już od 1 lutego 2026 r.

Wprawdzie JST mają obowiązek korzystać z KSeF od 1 kwietnia 2026 r. niemniej, podmioty których obrót przekroczył 200 mln zł w 2024 r. (np. dostawcy energii elektrycznej) będą zobowiązane do korzystania z KSeF już od 1 lutego 2026 r. i od tego momentu JST automatycznie otrzymają wystawione przez nich faktury sprzedażowe, mając do nich dostęp w KSeF.

W tym zakresie, niezwykle istotne będzie zweryfikowanie z ww. kontrahentami (a także z tymi, którzy w KSeF wejdą od 1 kwietnia 2026 r.) warunków wystawania faktur (np. terminów ich wystawienia i płatności).  Od 1 lutego 2026 r. JST powinny być przygotowane do monitorowania i odbierania faktur wysłanych przez KSeF.

Jednocześnie JST nie mogą zapomnieć też o mniejszych dostawcach, którzy mogą zdecydować się dobrowolnie korzystać z KSeF – podobnie bowiem jak w przypadku dużych podmiotów, tu również może powstać, istotne ryzyko opóźnień w płatnościach.

Jeśli już 1 kwietnia 2026?

Niezależnie od momentu, w którym JST zdecyduje się zacząć korzystać z KSeF (czy zgodnie z ustawowym wymogiem, tj. od 1 kwietnia 2026 r., czy też wcześniej), musimy mieć na uwadze, że przygotowania nie powinny być ograniczone wyłącznie do tzw. faktur zakupowych.

Samorządy będą zobowiązane także do wystawiania e-faktur na rzecz innych podatników VAT. Dlatego warto przed obowiązkowym e-fakturowaniem przeszkolić odpowiednie osoby, aby wiedziały, jak tego dokonać przy użyciu KSeF.

Jest to szczególnie istotne, gdyż KSeF wprowadza złożony model zarządzania uprawnieniami dla różnych użytkowników w JST. Brak działań lub nieprawidłowe przydzielenie dostępu spowoduje, że odpowiedzialne osoby nie będą mogły wystawiać i/lub odbierać e-faktur a w konsekwencji - może to doprowadzić do opóźnień w płatnościach zarówno po stronie zakupowej, jak i sprzedażowej w JST.

Jak dobrze wykorzystać czas przed wejściem KSeF?

Czas, który pozostał do wejścia obowiązkowego KSeF, choć wydaje się długi, w praktyce taki nie jest – z uwagi na budżetowanie, przerwy świąteczne, czy ferie zimowe w 2026 r.

Dlatego też rekomendujemy, żeby pozostały czas jak najlepiej wykorzystać na dostosowanie JST do e-fakturowania, także w zakresie procedur. W przypadku zaniechania przygotowań istnieje bowiem wielkie ryzyko powstania paraliżu w wystawianiu i odbieraniu faktur przez JST – a w konsekwencji, może także dojść do ryzyka opóźnień w płatnościach.