KSeF w JST: Czy samorządy zdążą z przygotowaniami?

W ubiegłym tygodniu Ministerstwo Finansów wystosowało komunikat o wyłączeniu obecnie funkcjonującego środowiska testowego KSeF (tzw. KSeF 1.0). To kolejny etap przygotowania do wdrożenia obowiązku stosowania KSeF i wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

W wydaniu 16/2025 naszego Biuletynu (KSeF w JST: Czy naprawdę można jeszcze czekać z wdrożeniem KSEF?), wskazywaliśmy, iż warto rozpocząć przygotowania do wdrożenia KSeF jak najszybciej. Ale mając na uwadze wyłączenie środowiska testowego czy to w ogóle możliwe? Jak najbardziej tak!

Czemu to istotne?

Aby w pełni zrozumieć harmonogram przygotowań do KseF, warto uświadomić sobie z jakiego rodzaju środowisk KSeF mogą korzystać użytkownicy. O środowisku można myśleć jak o kolejnej wersji danego programu dającej różne możliwości. W ramach KSeF można wyróżnić środowisko:

1.  testowe – służy do nauki obsługi aplikacji użytkownika przy wykorzystaniu testowych danych (z założenia nierzeczywistych, np. losowo generowanych NIP); wystawione w ramach środowiska testowego faktury nie wywołują skutków prawnych;
2. przedprodukcyjne (DEMO) – opiera się na danych konkretnego,rzeczywistego podmiotu (np. NIP danej JST) i faktycznie posiadanych uprawnieniach, niemniej w dalszym ciągu służy do testowania i nauki rozwiązania, a wystawione faktury nie wywołują skutków prawnych;
3. produkcyjne – właściwa, docelowa wersja KseF, w ramach której wystawiane faktury trafiają do obiegu prawnego i wywołują skutki prawne.
   

Na jakim etapie są rozwiązania technologiczne?

Wyłączenie środowiska testowego obecnej wersji KSeF 1.0. jest kolejnym krokiem do uruchomienia jego nowszej, ulepszonej wersji, tj. KSeF 2.0.

Z końcem września Ministerstwo Finansów uruchomi testy otwarte API, czyli oprogramowania, które pozwala na połączenie z KSeF. Od tego momentu dostawcy oprogramowania będą mogli testować, czy i jak ich systemy współpracują z KSeF 2.0.

Natomiast samo testowanie systemu przez użytkowników możliwe będzie dopiero nieco później - wersja testowa systemu uruchomiona zostanie dopiero 3 listopada, a wersja przedprodukcyjna (DEMO) – 15 listopada 2025 r. Natomiast sam nowy system (KseF 2.0.) uruchomiony zostanie w wersji produkcyjnej (czyli tej docelowej) od 1 lutego 2026 r.

Oznacza to, iż przedstawienie samorządom kompletnych rozwiązań informatycznych przez dostawców oprogramowania może zostać odsunięte w czasie, potencjalnie w okolice końcówki roku, a w gorszym scenariuszu - nawet do stycznia 2026 r. Wtedy zostanie już bardzo niewiele czasu na integrację nowych rozwiązań z istniejącymi systemami, czy ich dostosowanie do potrzeb danego samorządu, a na pewno zbyt mało czasu, jeśli ktoś chciałby dopiero wówczas rozpocząć przygotowania do procesu wdrożenia.

Warto jednak wspomnieć, że niektóre z elementów KseF 2.0. będą dostępne wcześniej. Mowa tutaj o Module Certyfikatów i Uprawnień, który uruchomiony zostanie od 1 listopada 2025 r. Od tej daty możliwe będzie nadawanie uprawnień użytkownikom systemu oraz składanie wniosków o certyfikaty (certyfikat wystawcy faktury niezbędny w trybie offline24) i ich pobieranie. 

Co można zrobić nie mając oprogramowania?

W okresie oczekiwania na poznanie nowych funkcji systemu księgowego można podjąć szereg działań, które mogą ułatwić przygotowanie do wdrożenia KSeF. Pełna znajomość funkcjonalności oprogramowania nie jest niezbędna chociażby do tego, aby ustalić w jaki sposób JST funkcjonować powinna w nowej rzeczywistości fakturowania i podjąć w związku z tym zmiany organizacyjne. Można wręcz stwierdzić, że niektóre z działań powinny zostać podjęte przed dostosowaniem oprogramowania, np. ustalenie kto i w jakim zakresie powinien mieć dostęp do KSeF, aby możliwe było udzielenie czy wykupienie odpowiednich licencji do oprogramowania właściwym pracownikom i przeszkolenie ich z jego obsługi.

Przy tym zakresie prac - mając świadomość, że prace te trzeba pogodzić z innymi obowiązkami pracowników samorządowych, przy dość napiętym grafiku pod koniec roku - podjęcie działań wdrożeniowych w obszarze KSeF z opóźnieniem może narażać JST na istotne ryzyka.

Pamiętać również należy, że o ile systemy księgowe będą niezwykle pomocne w procesie fakturowania, to dostęp do KSeF możliwy będzie również bezpośrednio w przeglądarce internetowej czy aplikacji mobilnej. Zatem podatnicy będą mieli dostępne narzędzia technologiczne, aby z KSeF korzystać, ale nie zmienia to faktu, że to do podatnika należy zorganizowanie procesu wystawiania faktur VAT w taki sposób, aby po pierwsze wywiązać się z obowiązków nałożonych przepisami, a po drugie (co szczególne istotne w przypadku samorządów) nie dopuścić do negatywnych konsekwencji organizacyjnych i finansowych, np. opóźnień w płatnościach.

Przypominamy przy okazji, że wyżej opisana problematyka oraz pozostałe najważniejsze kwestie dotyczące wdrożenia KSeF w JST zostaną omówione w trakcie szkolenia VATemecum dla JST – Krajowy System e-Faktur (KSeF) w szczegółach, które odbędzie się 18 września 2025 r.