Fala kontroli w podatku od nieruchomości

Dlaczego po 2025 r. rośnie fala kontroli w podatku od nieruchomości

Przez wiele lat podatek od nieruchomości pozostawał na uboczu zainteresowania organów – w wielu gminach kontrole praktycznie nie występowały, a raporty NIK i RIO pokazywały jednostki, które nawet przez pięć lat nie przeprowadziły ani jednej kontroli w tym podatku. Wynikało to m.in. z ograniczonych zasobów, niższego poziomu specjalizacji w porównaniu z administracją skarbową oraz braku „negatywnych sygnałów”, bo wpływy z podatku co do zasady rosły z roku na rok wraz z indeksacją stawek i rozwojem zabudowy.

Punktem zwrotnym była pandemia Covid-19 i towarzyszące jej pogorszenie kondycji finansowej samorządów – spowolnienie gospodarcze oraz dodatkowe obowiązki po stronie gmin bez pełnego zbilansowania dochodów. W efekcie podatek od nieruchomości został dostrzeżony jako stabilne i relatywnie pewne źródło zwiększenia wpływów, a urzędy zaczęły budować wyspecjalizowane komórki zajmujące się wyłącznie kontrolą tego podatku u dużych podatników.

Równolegle następowała profesjonalizacja kadr – wieloletnie szkolenia z podatku od nieruchomości, wsparcie zewnętrznych ekspertów oraz coraz szersze wykorzystanie narzędzi cyfrowych, w tym zdjęć satelitarnych, dronów oraz zintegrowanych baz danych geodezyjnych i podatkowych. Gminy zaczęły w prosty sposób porównywać deklaracje z ewidencją gruntów i budynków, „liczyć budynki na sztuki” czy identyfikować infrastrukturę widoczną na zdjęciach i planach, a niewidoczną w deklaracjach.

Dodatkowym czynnikiem okazały się nowe definicje budynku i budowli obowiązujące od 2025 r. Każdy większy podatnik musiał ponownie przeanalizować swój majątek i zaktualizować deklaracje, a gminy zostały niejako zmuszone do weryfikacji wszystkich deklaracji na 2025 r. Choć formalnie były to czynności sprawdzające, w praktyce szybko przeradzają się one w kontrole i postępowania wymiarowe – także w odniesieniu do lat poprzednich, gdy w toku analizy wychodzą na jaw „poboczne” nieprawidłowości.

Jak gminy prowadzą dziś czynności sprawdzające i kontrole w podatku od nieruchomości

W aktualnej praktyce formalna „kontrola podatkowa” w rozumieniu ordynacji podatkowej wcale nie jest najczęstszym trybem działania gmin. Dominują rozbudowane czynności sprawdzające, w ramach których organy wychodzą daleko poza proste sprawdzenie kompletności deklaracji – zadają szczegółowe pytania o kwalifikację konkretnych obiektów, sposób opodatkowania czy strukturę majątku. Niejednokrotnie od razu wszczynane jest postępowanie wymiarowe z celem określenia wysokości zobowiązania.

Standardem stał się „screening” danych przed wejściem w teren: urzędnicy zestawiają deklarację z ewidencją gruntów i budynków, danymi geodezyjnymi oraz aktualnymi i archiwalnymi zdjęciami satelitarnymi. Coraz częściej korzystają także z dronów, by zinwentaryzować zewnętrzną infrastrukturę bez wchodzenia na teren zakładu. Dzięki temu już przed oględzinami mają wstępną listę obiektów, co do których widzą potencjał doszacowania.

Kluczowym momentem kontroli pozostają oględziny w terenie. Organy przychodzą zwykle z listą środków trwałych lub wydrukiem z ewidencji i po kolei „odhaczają” obiekty, sporządzając dokumentację zdjęciową. Coraz częściej w trudniejszych sprawach powoływany jest biegły, najczęściej z zakresu prawa budowlanego, który sporządza własną dokumentację i opinię. Protokół z oględzin – często z pozoru lakoniczny – staje się jednym z najważniejszych dowodów w dalszym postępowaniu.

Praktyka pokazuje, że gminy w pierwszej kolejności szukają obiektów, które można „dociągnąć” do podatku od nieruchomości, lub takich, przy których da się podnieść podstawę opodatkowania – np. poprzez zakwalifikowanie elementów infrastruktury jako budowli opodatkowanych od wartości, a nie urządzeń poza podatkiem. Jednocześnie rzadko z własnej inicjatywy identyfikują obszary potencjalnych nadpłat czy zwolnień – te kwestie ujawniają się zwykle tylko wtedy, gdy podatnik lub jego pełnomocnik aktywnie je podniesie.

Najczęstsze błędy podatników ujawniane w kontrolach podatku od nieruchomości

Pierwszy, systemowy błąd to traktowanie podatku od nieruchomości jako jednorazowego wysiłku odbywającego się w styczniu, a nie procesu zarządzania majątkiem rozciągniętego na cały rok. W wielu organizacjach deklarację przygotowuje się na podstawie ewidencji środków trwałych, bez regularnej weryfikacji tego, co faktycznie znajduje się w terenie i jak zmieniała się infrastruktura w ciągu roku.

Źródłem licznych nieprawidłowości jest także brak spójnego przepływu informacji pomiędzy działem technicznym/inwestycji a działem finansowo‑podatkowym. Ewidencja środków trwałych nie odpowiada na kluczowe pytania podatkowe – nie rozstrzyga, czy obiekt jest budynkiem czy budowlą, nie zawiera danych o powierzchni użytkowej, a „kompleksowe środki trwałe” mieszają w sobie elementy podlegające i niepodlegające opodatkowaniu. W efekcie w kontrolach wychodzą zarówno nieopodatkowane obiekty istniejące fizycznie, jak i środki trwałe dawno zlikwidowane, które nadal występują w deklaracjach.

Kolejnym problemem są braki w dokumentacji technicznej lub jej rozproszenie po archiwach. Bez projektów, rysunków czy inwentaryzacji trudno jest szybko odpowiedzieć na pytania organu o szczegółową konstrukcję obiektu, sposób posadowienia czy zakres budowli. Zdarza się też, że podatnicy – nie znając swoich praw – tworzą na żądanie gminy nowe mapy, rysunki czy skomplikowane zestawienia, mimo że zobowiązani są jedynie do udostępnienia istniejących dokumentów, a nie do ich sporządzania od podstaw.

Istotne ryzyko kryje się również w komunikacji z organem. Przykładem jest sytuacja, w której dział techniczny w odpowiedzi na pytania gminy „z marszu” uznał kontenery za trwale związane z gruntem, bo są ustawione na kostce brukowej. Po zmianie przepisów trwały związek z gruntem ma jednak legalną definicję oraz interpretację ogólną – samo ustawienie na utwardzonej nawierzchni jej nie spełnia. Niezweryfikowana odpowiedź wymagała później prostowania, generując dodatkowe ryzyko i pracę.

Roczny proces podatku od nieruchomości – jak przygotować firmę na kontrole

Doświadczenia z setek projektów przeglądowych u dużych podatników pokazują, że kluczem do bezpiecznego przejścia przez kontrole w podatku od nieruchomości jest potraktowanie go jako procesu rocznego, a nie jednorazowego obowiązku deklaracyjnego. Oznacza to zdefiniowanie ról po stronie organizacji, harmonogramu przeglądów oraz zasad komunikacji między działem technicznym, majątkowym i podatkowo‑księgowym.

Podstawą procesu jest regularna – co najmniej coroczna – inwentaryzacja majątku „pod podatek”, obejmująca rzeczywiste obiekty w terenie, a nie tylko zapisy w EŚT. Przy złożonych zakładach przemysłowych (produkcyjnych, chemicznych, paliwowych, wydobywczych) inwentaryzacja połączona z dokumentacją zdjęciową i pomiarami powierzchni użytkowej pozwala ujawnić zarówno obiekty dotychczas nieopodatkowane, jak i te, które w deklaracjach występują mimo fizycznej likwidacji.

Rekomendowaną praktyką jest tworzenie tzw. „kart obiektów” dla każdego budynku i budowli, zawierających zdjęcie, podstawową klasyfikację podatkową (grunt/budynek/budowla/poza podatkiem), sposób ustalenia podstawy opodatkowania (np. wartości początkowej budowli) oraz odnośniki do dokumentacji technicznej. Dzięki temu dział podatkowy może samodzielnie odpowiedzieć na większość pytań organu, a zaangażowanie działu technicznego w trakcie kontroli ogranicza się do naprawdę trudnych przypadków.

Ważnym elementem przygotowania jest też powiązanie podatku od nieruchomości z procesem inwestycyjnym. Już na etapie planowania i realizacji inwestycji warto zadbać o to, by dokumentacja umożliwiała później rozdzielenie środków trwałych na części podlegające i niepodlegające opodatkowaniu, a także wyodrębnienie wartości budowli. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której „kompleksowy środek trwały” powoduje chroniczne zawyżanie podstawy opodatkowania.

Kontrola w podatku od nieruchomości już trwa – jak reagować w praktyce

Gdy gmina wszczyna czynności sprawdzające lub postępowanie, warto mieć z góry zdefiniowaną „procedurę kontrolną” – z jasno wskazanym koordynatorem po stronie spółki, zasadami przepływu informacji między działami oraz regułami zatwierdzania odpowiedzi. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której różne jednostki organizacji przekazują organowi niespójne informacje lub nadmiernie szerokie zestawienia.

Szczególną uwagę należy poświęcić oględzinom. To moment, który często decyduje o wyniku dalszego sporu. Warto zadbać o obecność osób znających zarówno stan techniczny obiektów, jak i ich klasyfikację podatkową, a także reagować na ewentualne kwalifikacje wpisywane w protokole (np. stwierdzenia, że dany obiekt „stanowi budynek” czy też “jest trwale związany z gruntem”). Zastrzeżenia do protokołu mogą okazać się kluczowe na późniejszym etapie postępowania.

Podczas kontroli warto przyjąć postawę aktywną – nie tylko odpowiadać na pytania organu, ale także samodzielnie wskazywać obszary, w których może dochodzić do nadpłat czy niewykorzystanych zwolnień. Praktyka pokazuje, że w trakcie kontroli, której celem było „dociągnięcie” nowych obiektów do opodatkowania, jednocześnie udawało się wykazać infrastrukturę już opodatkowaną, która powinna korzystać ze zwolnienia lub była zadeklarowana z zawyżoną powierzchnią.

Ostatecznie, dobra organizacja danych, przemyślany proces roczny oraz świadome podejście do samej kontroli pozwalają ograniczyć ryzyko doszacowań i wykorzystać falę kontroli w podatku od nieruchomości również jako okazję do uporządkowania rozliczeń.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu firmy do kontroli w podatku od nieruchomości – od inwentaryzacji majątku, przez stworzenie „kart obiektów”, po bieżące wsparcie w postępowaniach z gminą – skontaktuj się z naszym zespołem.

FAQ – kontrole w podatku od nieruchomości po 2025 r.