Podatek u źródła (WHT) – zbliża się termin na złożenie następczego oświadczenia płatnika (WH-OSC)

Od 1 stycznia 2022 r. w polskich przepisach o zasadach poboru podatku u źródła (WHT) funkcjonuje mechanizm pay & refund. W konsekwencji, jeżeli łączna kwota należności pasywnych (tj. z tytułu odsetek, należności licencyjnych oraz dywidend) wypłaconych na rzecz danego podmiotu powiązanego przekroczyła w roku podatkowym obowiązującym u płatnika kwotę 2 mln zł, płatnik - co do zasady - jest zobowiązany do pobrania podatku od nadwyżki płatności ponad kwotę 2 mln zł przy zastosowaniu stawek krajowych (tj. bez możliwości zastosowania preferencyjnych zasad opodatkowania).

Niestosowanie mechanizmu pay & refund jest możliwe m.in. w przypadku złożenia oświadczenia płatnika (WH-OSC).

Termin na złożenie oświadczenia to koniec drugiego miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano płatności przekraczającej próg 2 mln zł. O ile warunki stosowania preferencji nadal są spełnione, płatnik może stosować to oświadczenie do kolejnych płatności (dokonanych po złożeniu oświadczenia pierwotnego) do końca roku podatkowego. Po zakończeniu roku musi on jednak złożyć tzw. oświadczenie następcze.

Termin na złożenie WH-OSC następczego

Termin na złożenie oświadczenia WH-OSC następczego upływa ostatniego dnia miesiąca następującego po zakończeniu roku podatkowego płatnika (art. 26 ust. 7g ustawy o CIT). W przypadku płatników, których rok podatkowy jest równy kalendarzowemu, termin ten przypada więc na 31 stycznia 2026 r. (z uwagi na to, że termin ten przypada w sobotę, ostatnim dniem na złożenie oświadczenia powinien być poniedziałek 2 lutego 2026 r.)

Kto składa oświadczenie i w jaki sposób?

WH-OSC składa kierownik jednostki w rozumieniu ustawy o rachunkowości, a więc zasadniczo zarząd spółki. W przypadku gdy zarząd jest wieloosobowy – oświadczenie składa osoba wyznaczona spośród członków zarządu. Nie ma możliwości wyznaczenia innej osoby (niewchodzącej w skład zarządu) ani złożenia oświadczenia przez pełnomocnika. Oświadczenie WH-OSC można złożyć jedynie elektronicznie, a sam formularz dostępny jest na stronie Ministerstwa Finansów (podatki.gov.pl). Osoba podpisująca oświadczenie powinna dysponować kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Złożenie oświadczenia w innej formie lub przez inne osoby niż wskazane powyżej będzie nieskuteczne.

Sankcje za brak złożenia WH-OSC następczego w terminie

Brak złożenia WH-OSC następczego w terminie oznacza brak możliwości stosowania preferencyjnych zasad opodatkowania do należności wypłaconych po złożeniu WH-OSC pierwotnego (a tym samym płatności nieobjętych oświadczeniem pierwotnym).

Należy przy tym pamiętać, że to płatnik odpowiada za podatek niepobrany i niewpłacony. Oznacza to więc zasadniczo obowiązek zapłaty przez płatnika zaległego podatku wraz z odsetkami za zwłokę. Jednocześnie niepobranie przez płatnika podatku / pobranie podatku w kwocie niższej od należnej może skutkować ryzykiem odpowiedzialności karnej skarbowej po stronie osób odpowiedzialnych za sprawy podatkowe płatnika.

Sankcje za złożenie niezgodnego z prawdą oświadczenia w ramach WH-OSC

Płatnik, który nie wywiązał się ze swoich obowiązków dochowania należytej staranności i weryfikacji warunków dla zastosowania preferencyjnych zasad opodatkowania, a mimo to złożył WH-OSC, powinien liczyć się z ryzykiem zakwestionowania WH-OSC i zastosowanej preferencji przez organ podatkowy.

W przypadku ewentualnego zakwestionowania WH-OSC i preferencyjnych zasad opodatkowania zastosowanie znajdzie podstawowa stawka podatku, a dodatkowo będą należne odsetki za zwłokę. Obowiązek zapłaty podatku wraz z odsetkami będzie, co do zasady, obciążał płatnika.

Istnieje również ryzyko nałożenia dodatkowego zobowiązania podatkowego (art. 58b § 1 Ordynacji Podatkowej). Gdy oświadczenie płatnika zostanie uznane przez organ za nieprawdziwe, a płatnik nie dokonał wymaganej weryfikacji lub weryfikacja przeprowadzona przez płatnika nie była adekwatna do charakteru i skali działalności płatnika, organ podatkowy ustala dodatkowe zobowiązanie podatkowe. Dodatkowe zobowiązanie wynosi 10% należności, w stosunku do których płatnik zastosował niższą stawkę podatku lub nie naliczył podatku (stawka 10% może zostać podwojona, jeżeli podstawa do ustalenia dodatkowego zobowiązania podatkowego przekroczy 15 mln zł – w zakresie nadwyżki ponad wskazaną kwotę).

Ponadto osoby odpowiedzialne za sprawy podatkowe płatnika, w szczególności osoba, która podpisała i złożyła niezgodne z prawdą oświadczenie WH-OSC, mogą zostać pociągnięte do odpowiedzialności karnej skarbowej.