JPK CIT - fakty i mity

JPK_CIT to nie tylko system IT. To także, a nawet przede wszystkim, zmiana wpływająca na procesy podatkowe i księgowe. Dostawcy oprogramowania zazwyczaj nie biorą odpowiedzialności za poprawność ujęcia danych wymaganych schemą w systemie finansowo-księgowym (odpowiedzialność spoczywa na podatniku), ani nie wspierają przedsiębiorstw w tym zakresie. Warto zatem przeprowadzić szerszą dyskusję i szczegółową analizę dotyczącą dostosowania procesów do przepisów oraz konieczności zbierania danych, które wcześniej nie były ewidencjonowane w systemie (identyfikacja luk – przed wdrożeniem rozwiązania, w jego trakcie oraz po jego zakończeniu). Nasze dotychczasowe doświadczenia i przeprowadzone projekty walidacyjne pokazują, że pliki JPK choć technicznie poprawne, często są merytorycznie niezgodne ze schemą.

Brak konkretnych trudności, czy „czerwonych flag” w trakcie wdrożenia JPK_CIT to dobra informacja. Należy jednak pamiętać, że występuje mnóstwo potencjalnych ryzyk i problemów, których klienci często nie są świadomi i początkowo nie uwzględniają. Wśród nich można wymienić:

● konieczność raportowania pełnych ksiąg pomocniczych (środki trwałe, wynagrodzenia, rozrachunki);

● brak jednorodności podatkowej kont wynikowych;

● braki danych w systemie ERP (np. brak daty operacji gospodarczej, brak osoby odpowiedzialnej za treść księgowania itd.);

● błędy i braki w ewidencji podatkowej ŚT i WNiP;

● często przy wdrożeniu pomijane jest również dostosowanie procedur (zmiana sposobu ewidencjonowania danych, czy ich opisu).

Wobec powyższego, rozsądnym rozwiązaniem jest zlecenie przeprowadzenia audytu procesu wdrożenia i analizy mapowania danych księgowych zrealizowanego przez firmę. Takie rozwiązanie pozwoli uniknąć potencjalnej konieczności późniejszego gorączkowego wprowadzania zmian już wdrożonego systemu do raportowania, co jest czasochłonne i generuje dodatkowe koszty. 

Gotowość techniczna to nie to samo co gotowość merytoryczna. Proces wdrożenia JPK_CIT należy planować i realizować kompleksowo, uwzględniając wszystkie aspekty i obszary merytoryczne (w tym m.in. dostosowanie procedur księgowych, zmiana sposobu ewidencjonowania lub zbierania danych itd.), a także możliwe scenariusze jakie mogą się pojawić biorąc pod uwagę specyfikę klienta. Aby ograniczyć ryzyka i uniknąć ewentualnych późniejszych kosztownych zmian wdrożonego systemu raportowego, warto wcześniej rozważyć przeprowadzenie audytu procesu wdrożenia, analiz merytorycznych, testowania wygenerowanych plików xml z systemu klienta – zarówno pod kątem poprawności technicznej, jak i merytorycznej.

Sposób realizacji projektu jakim jest wdrożenie raportowania JPK_CIT zależy oczywiście od struktury, polityki i konkretnej sytuacji każdej firmy. Warto jednak mieć świadomość (i budować tę w świadomość w ramach organizacji), że pozostawienie realizacji całego procesu poza Polską, może generować pewne ryzyka. Chodzi tu głównie o, co do zasady, gorszą znajomość lokalnych przepisów wśród członków centralnego zespołu wdrożeniowego, w szczególności w zakresie lokalnych zasad dot. rachunkowości i CIT, a także wpływu i korelacji z innymi lokalnymi procesami raportowania (np. KSeF).

To rzeczywiście spore wyzwanie, jednak nie oznacza konieczności wstrzymania się do momentu pełnego wdrożenia nowego systemu ERP. Kluczowe jest odpowiednie skoordynowanie obu procesów i ustalenie jak efektywnie mapować dane – tak, by nie robić tego niepotrzebnie dwa razy. Jednym z rozwiązań jest połączenie obu procesów, innym – stworzenie odpowiednich wymagań projektowych dla zespołu wdrażającego ERP. Kwestia co można zrobić już teraz (np. analiza transakcji występujących u klienta, przegląd procesów związanych z wystawianiem dokumentów, obieg faktur po stronie zakupowej itd.) jest zależna również od etapu, na którym wdrożenie nowego systemu ERP się obecnie znajduje. Bardzo ważnym aspektem jest zaprojektowanie nowego systemu ERP w ten sposób, aby raportowanie JPK_CIT było w ogóle możliwe i odbywało się przy jak najmniejszym nakładzie sił i środków.

Efektywne wdrożenie raportowania JPK_CIT to złożony projekt, który wymaga czasu, a także kompleksowych przygotowań, analiz i planowania. Sprawę komplikuje fakt, że to nie jedyny duży obowiązek raportowy firm, których działy podatkowe i finansowo-księgowe mają obecnie wysoko na agendzie również wyzwania związane z wdrożeniem obowiązkowego KSeF, zamknięciem roku, czy budżetowaniem na kolejne 12 miesięcy, itp. Co więcej, w dłuższej perspektywie JPK_CIT może zastąpić deklarację CIT-8 - warto więc zacząć działania wcześniej i odpowiednio rozłożyć obciążenia.