Zmiany w ustawie zasiłkowej od 1 lipca 2026 r. – nowe zasady składania wniosków o zasiłki i szersze wykorzystanie formy elektronicznej

Prawidłowe i terminowe złożenie dokumentacji pozostaje jednym z kluczowych warunków sprawnej wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego. Od 1 lipca 2026 r. w ramach nowelizacji ustawy zasiłkowej, obowiązują jednak nowe zasady, które upraszczają obieg wniosków i zwiększają znaczenie komunikacji elektronicznej pomiędzy pracownikiem, pracodawcą oraz ZUS.

Zmiany odpowiadają na praktyczne potrzeby pracodawców, pracowników oraz działów kadrowo-płacowych. Ich celem jest ograniczenie formalności związanych z papierowym obiegiem dokumentów i umożliwienie szerszego korzystania z formy elektronicznej przy składaniu wniosków o zasiłki, w tym o zasiłek opiekuńczy.

Podstawą zmian jest ustawa z 13 lutego 2026 r. nowelizująca przepisy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, ogłoszona w Dz.U. z 2026 r. pod poz. 441. W praktyce najważniejsze znaczenie ma zmieniony art. 61b ustawy zasiłkowej, który porządkuje sposób rozpoczęcia postępowania o przyznanie i wypłatę zasiłku. Nowe brzmienie przepisu koncentruje się na formie i ścieżce przekazania wniosku – zależnie od tego, czy świadczenie wypłaca pracodawca jako płatnik składek, czy Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Nie jest to zmiana materialnych warunków nabycia prawa do zasiłku, lecz przede wszystkim zmiana organizacyjno-proceduralna, ułatwiająca obsługę dokumentów w modelu papierowym i elektronicznym.

Poniżej przedstawiamy praktyczny wymiar nowych regulacji ustawy zasiłkowej:

• kto jest właściwym adresatem wniosku,
• w jakiej formie można przekazywać dokumenty,
• na co warto zwrócić uwagę przy przeglądzie wewnętrznych procedur zasiłkowych.

Przykładowe świadczenia z ubezpieczenia chorobowego

Zasiłek chorobowy – kiedy przysługuje pracownikowi?

Zgodnie z art. 92 § 4 Kodeksu pracy, pracownik może nabyć prawo do zasiłku chorobowego po zakończeniu okresu wypłaty wynagrodzenia chorobowego. Co do zasady świadczenie przysługuje od 34. dnia niezdolności do pracy w danym roku kalendarzowym, a w przypadku pracownika, który ukończył 50 lat – od 15. dnia tej niezdolności.

Zasiłek opiekuńczy - komu i w jakich sytuacjach przysługuje?

Zasiłek opiekuńczy z ubezpieczenia chorobowego przysługuje pracownikowi, który został zwolniony od wykonywania pracy z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki nad:

• zdrowym dzieckiem do lat 8 (np. nieprzewidziane zamknięcie żłobka, choroba niani albo choroba, poród lub pobyt w szpitalu drugiego małżonka/rodzica opiekującego się dzieckiem);
• chorym dzieckiem do ukończenia 14. roku życia;
• chorym dzieckiem z niepełnosprawnością do ukończenia 18. roku życia;
• dzieckiem z niepełnosprawnością do ukończenia 18. roku życia w razie porodu, choroby lub pobytu w szpitalu małżonka albo rodzica stale opiekującego się dzieckiem;
• innym chorym członkiem rodziny.

Jednym z dokumentów potrzebnych do wypłaty zasiłku opiekuńczego jest odpowiedni wniosek ZUS. W zależności od przyczyny sprawowania opieki stosuje się:

• Z-15A — gdy pracownik ubiega się o zasiłek opiekuńczy z tytułu opieki nad dzieckiem;
• Z-15B — gdy wniosek dotyczy opieki nad innym chorym członkiem rodziny.

Formularze można przygotować m.in. z wykorzystaniem interaktywnych wzorów dostępnych na stronie ZUS lub w systemie eZUS.

Kto wypłaca zasiłek – ZUS czy pracodawca?

Forma i ścieżka przekazania dokumentów zależą przede wszystkim od tego, kto jest płatnikiem zasiłku – ZUS czy pracodawca.

ZUS wypłaca zasiłki, jeżeli pracodawca zgłasza do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 osób według stanu na 30 listopada poprzedniego roku.

Jeżeli pracodawca zgłasza do ubezpieczenia chorobowego ponad 20 osób, to on staje się płatnikiem zasiłków w kolejnym roku kalendarzowym. W praktyce ta sama liczba decyduje również o tym, czy pracownik przekazuje dokumenty bezpośrednio do ZUS, czy do pracodawcy jako płatnika świadczenia.

Jak złożyć wniosek, gdy zasiłek wypłaca pracodawca

Jeżeli zasiłek wypłaca pracodawca jako płatnik składek, pracownik kieruje wniosek bezpośrednio do niego. Po zmianach nie trzeba ograniczać się do tradycyjnego dokumentu papierowego.

Dopuszczalne jest także przekazanie wniosku elektronicznie. W tym wariancie przepisy nie nakładają na pracownika obowiązku posługiwania się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym ani podpisem osobistym. Dla organizacji oznacza to możliwość wykorzystania kanałów już funkcjonujących w firmie, o ile pozwalają one na właściwe przyjęcie i archiwizację dokumentu.

Przykładowo, pracodawca może dopuścić:

• przesłanie wniosku pocztą elektroniczną,
• złożenie dokumentu przez system kadrowo-płacowy, portal pracowniczy lub inne wewnętrzne narzędzie,
• przekazanie elektronicznej kopii dokumentu, np. skanu albo zdjęcia podpisanego formularza.

Jak złożyć wniosek, gdy zasiłek wypłaca ZUS

Inaczej wygląda sytuacja, gdy płatnikiem świadczenia jest ZUS. W takim przypadku pracownik może nadal złożyć wniosek w postaci papierowej, ale przy wyborze ścieżki elektronicznej dokument powinien zostać przekazany w sposób umożliwiający potwierdzenie jego pochodzenia i integralności.

W praktyce oznacza to złożenie wniosku przez PUE/eZUS albo na adres do doręczeń elektronicznych ZUS oraz opatrzenie go jedną z akceptowanych form podpisu lub autoryzacji, tj. kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo podpisem udostępnionym w systemie ZUS.

Jeżeli pracownik przekaże taki wniosek pracodawcy, mimo że właściwym płatnikiem świadczenia jest ZUS, pracodawca powinien nadać sprawie dalszy bieg i przekazać dokumenty do ZUS w odpowiedniej formie, papierowo albo elektronicznie, zgodnie z przyjętym kanałem obsługi dokumentów.

W takim modelu na płatniku składek ciąży także obowiązek terminowego działania. Dokumenty potrzebne do ustalenia prawa do świadczenia i jego wypłaty powinny zostać przekazane do ZUS niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 7 dni od ich otrzymania.

Jeżeli do wniosku trzeba dołączyć dodatkowe dokumenty, mogą one zostać przekazane w formie oryginałów, kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem albo elektronicznych kopii, np. skanów. Warto jednak uwzględnić w procedurze możliwość żądania oryginału, jeżeli pojawią się wątpliwości co do zgodności kopii z dokumentem źródłowym.

Sprawy niezakończone na dzień 1 lipca 2026 r.

Nowe przepisy mają zastosowanie nie tylko do wniosków składanych od 1 lipca 2026 r., lecz także do części postępowań rozpoczętych wcześniej. Dotyczą one spraw o przyznanie i wypłatę świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia chorobowego, które zostały wszczęte przed wejściem w życie zmian, ale nie zostały zakończone do 1 lipca 2026 r.

Nowelizacja ustawy zasiłkowej – ułatwienie dla organizacji, ale również potrzeba aktualizacji procedur

Nowelizacja ustawy zasiłkowej wprowadza rozwiązania, które mogą istotnie usprawnić obieg dokumentów, zwłaszcza w organizacjach pracujących hybrydowo lub zdalnie. Jednocześnie wymagają one od pracodawców przeglądu wewnętrznych zasad przyjmowania, weryfikowania, archiwizowania i przekazywania dokumentacji zasiłkowej.

Warto upewnić się, że pracownicy wiedzą, jakim kanałem mogą składać wnioski, a osoby odpowiedzialne za obsługę zasiłków stosują jednolite zasady postępowania.

FAQ – najczęstsze pytania związane z nowymi przepisami ustawy zasiłkowej