Wyjazdy pracowników i kwestie ubezpieczeń społecznych

System koordynacji zabezpieczenia społecznego w krajach UE i EFTA

Państwa członkowskie UE posiadają własne regulacje w zakresie systemów ubezpieczeń społecznych, różniące się klasyfikacją tytułów do ubezpieczenia społecznego, zakresem świadczeń, stawkami składek czy warunkami nabycia prawa do emerytury.

Przepisy dotyczące koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, wprowadzone unijną legislacją, w tym rozporządzeniem WE nr 883/2004 oraz rozporządzeniem WE nr 987/2009, mają na celu m.in. realizację prawa obywateli państw UE do swobodnego przemieszczania się. System koordynacji wskazuje między innymi, który system jest właściwy dla pracownika w określonej sytuacji: kraju, w którym faktycznie wykonywana jest praca, czy kraju wysyłającego pracownika w ramach delegowania.

Pozwala to uniknąć sytuacji, w której pracownik podlegałby ubezpieczeniom społecznym w dwóch krajach jednocześnie lub przeciwnie, nie podlegałby im w żadnym państwie. System koordynacji obejmuje państwa UE, a także Norwegię, Islandię, Liechtenstein oraz Szwajcarię.

Oznacza to, że każdorazowo podczas organizowania pracy za granicą, zarówno w formie oddelegowania, podróży służbowej, jak i pracy zdalnej, należy ocenić, gdzie pracownik powinien być ubezpieczony. Przekłada się to również na obowiązek prawidłowego zgłoszenia do właściwych instytucji oraz dokumentowania podlegania odpowiedniemu systemowi, przede wszystkim poprzez uzyskanie zaświadczenia A1.

Zaświadczenie A1 – co potwierdza i kiedy jest wymagane

Zaświadczenie A1 jest dokumentem potwierdzającym, któremu ustawodawstwu w zakresie ubezpieczeń społecznych podlega dana osoba podczas wykonywania pracy w innym państwie.

Zaświadczenie A1 jest lub może być wymagane w przypadku:

• podróży służbowej,
• oddelegowania pracownika do pracy w innym kraju UE/EOG lub Szwajcarii,
• pracy naprzemiennej w kilku krajach UE/EOG lub Szwajcarii,
• pracy zdalnej wykonywanej z terytorium innego kraju UE/EOG lub Szwajcarii.

Kiedy i kto powinien wystąpić o zaświadczenie A1?

Co do zasady, w przypadku podróży służbowej, oddelegowania pracownika do pracy w innym kraju lub wykonywania pracy jednocześnie w kilku państwach, pracodawca powinien wystąpić do ZUS z wnioskiem o wydanie zaświadczenia A1 przed rozpoczęciem pracy za granicą.

Należy jednak pamiętać, że nie zawsze możliwe jest uzyskanie poświadczonego dokumentu przed wyjazdem pracownika. Obecnie dopuszczalne jest również retrospektywne potwierdzenie ustawodawstwa właściwego na podstawie zaświadczenia A1. 

Konsekwencje braku zaświadczenia A1

Brak ważnego zaświadczenia A1 w sytuacji, w której jest ono wymagane, może prowadzić do szeregu konsekwencji.

Organy państwa, w którym wykonywana jest praca, mogą uznać lokalne przepisy za właściwe, co w skrajnych przypadkach może oznaczać podwójne oskładkowanie oraz dodatkowe obowiązki rejestracyjne. Pojawia się także ryzyko sankcji administracyjnych lub finansowych, a także utrudnień w uzyskaniu świadczeń przez pracowników.

Równie ważnym elementem wyjazdu pracownika jest także opieka zdrowotna w kraju oddelegowania. Brak zaświadczenia A1 może uniemożliwić uzyskanie dokumentów niezbędnych dla celów opieki zdrowotnej, np. formularza S1. W konsekwencji pracownik może zostać zobowiązany do ponoszenia dodatkowych kosztów korzystania z publicznej opieki zdrowotnej

Umowy dwustronne z państwami spoza UE – gdzie jeszcze obowiązuje system zabezpieczenia?

Polska zawarła liczne umowy dwustronne o zabezpieczeniu społecznym z państwami spoza UE i EOG. Ich nadrzędnym celem jest ochrona pracownika oraz świadczeń poprzez eliminację podwójnego oskładkowania oraz zapewnienie ciągłości ubezpieczenia w przypadku pracy tymczasowej za granicą.

Do państw objętych takimi umowami należą:

• Australia,
• Białoruś,
• Bośnia i Hercegowina,
• Czarnogóra,
• Serbia,
• Izrael,
• Kanada (w tym Quebec),
• Korea Południowa,
• Macedonia,
• Mołdawia,
• Mongolia,
• Turcja,
• Ukraina,
• Stany Zjednoczone.

Choć szczegółowe zapisy porozumień różnią się w zależności od państwa, kluczowe jest, aby przed wysłaniem pracownika poza UE/EOG sprawdzić, czy z danym państwem obowiązuje umowa i jakie wynikają z niej obowiązki.

W przypadku oddelegowania do państw objętych umowami dwustronnymi konieczne może być również uzyskanie odpowiedniego zaświadczenia, korzystając z charakterystycznych formularzy dedykowanych konkretnym umowom / krajom. np. formularza PL-US odpowiedniego dla Stanów Zjednoczonych.

Polska w ostatnich latach podpisała również umowy o zabezpieczeniu społecznym z Japonią i Indiami, jednak oczekują one na ratyfikację i wejście w życie. Do tego czasu sytuacja pracowników wysyłanych do tych krajów wymaga szczególnie starannej analizy – z uwzględnieniem zarówno polskich przepisów, jak i wymogów lokalnych instytucji ubezpieczeniowych.

Podróże służbowe i praca zdalna za granicą a zaświadczenie A1

Nawet krótkoterminowa podróż służbowa pracownika może wymagać uzyskania zaświadczenia A1. Dokument ten służy nie tylko potwierdzeniu właściwego ustawodawstwa, lecz także spełnieniu wymogów administracyjnych obowiązujących w niektórych państwach.

W dobie możliwości pracy zdalnej i wprowadzania polityk pracy zdalnej w wielu organizacjach, zgodnie z wytycznymi Komisji Europejskiej, zaświadczenie A1 może zostać wydane również osobom, które nie są formalnie oddelegowane, lecz wykonują pracę zdalną z terytorium innego kraju UE dla polskiego pracodawcy. 

Jak możemy wesprzeć pracodawców w zakresie zaświadczeń A1 i pokrewnych zaświadczeń dla krajów spoza EU?

Zespół Deloitte oferuje kompleksowe wsparcie w kwestiach związanych z ubezpieczeniami społecznymi i zdrowotnymi pracowników przyjeżdżających z zagranicy do Polski (zarówno tych oddelegowanych, jak i zatrudnionych lokalnie), jak również w kwestiach mobilności pracowników wyjeżdżających za granicę w celu świadczenia pracy. Zachęcamy do kontaktu - porozmawiamy o Państwa potrzebach, przedstawimy możliwe scenariusze działania i zaproponujemy wsparcie, które pozwoli bezpiecznie i efektywnie zarządzać mobilnością pracowników w zmieniającym się środowisku regulacyjnym.

FAQ – najczęstsze pytania związane z wyjazdami pracowników i kwestiami ubezpieczeń społecznych