Premia a zasiłek chorobowy: kiedy wchodzi do podstawy?

Premia a zasiłek chorobowy: co decyduje o rozliczeniu?

Nie każda wypłacona premia automatycznie zwiększa podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku chorobowego. Decydujące znaczenie mają zasady wypłaty składnika, postanowienia regulaminu wynagradzania oraz praktyka stosowana przez pracodawcę.

Nieprawidłowe ustalenie podstawy wymiaru świadczeń chorobowych może prowadzić do:

• zaniżenia lub zawyżenia świadczenia,
• konieczności korekty list płac i dokumentów rozliczeniowych,
• potrzeby złożenia dodatkowych wyjaśnień pracownikom lub ZUS.

Dlatego przed rozliczeniem niezdolności do pracy warto uzgodnić, które składniki wynagrodzenia należy uwzględnić, a które powinny zostać pominięte.

Kiedy premia nie wchodzi do podstawy zasiłku chorobowego?

Jeżeli premia jest wypłacana również za okres niezdolności do pracy z powodu choroby, a jej wysokość nie zmniejsza się z tego powodu, nie uwzględnia się jej w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych.

W związku z tym, premia nie wpływa na wysokość wynagrodzenia chorobowego ani zasiłku chorobowego.

Kiedy premia zwiększa podstawę wymiaru świadczeń chorobowych?

Jeżeli pracownik nie zachowuje prawa do premii za okres niezdolności do pracy z powodu choroby, składnik ten co do zasady uwzględnia się w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych.

Decydujące znaczenie mają przy tym postanowienia regulaminu wynagradzania, innych przepisów płacowych oraz faktyczne zasady wypłaty stosowane przez pracodawcę. W efekcie premia może zwiększyć wysokość świadczeń chorobowych.

Premia pomniejszana za chorobę: jak ją rozliczyć?

Samo ustalenie, że premia jest pomniejszana za okres choroby, nie wystarczy. Istotny jest także sposób pomniejszenia.

Premia pomniejszana proporcjonalnie

Jeżeli wysokość premii zmniejsza się proporcjonalnie do liczby dni nieobecności, składnik zwykle należy uzupełnić do kwoty, którą pracownik otrzymałby za pełny miesiąc pracy. Dopiero tak ustaloną wartość uwzględnia się w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych.

Premia pomniejszana w inny sposób

Jeżeli regulamin przewiduje inne zasady pomniejszania składnika, konieczna jest indywidualna analiza. W niektórych przypadkach uwzględnia się kwotę faktycznie wypłaconą bez uzupełniania, jednak nie jest to reguła właściwa dla wszystkich sytuacji.

Przed rozliczeniem warto sprawdzić sposób pomniejszania składnika, okres, za jaki przysługuje oraz zasady jego wypłaty zastosowane w dokumentach płacowych.

Premia kwartalna i roczna a zasiłek chorobowy

W przypadku premii kwartalnych, półrocznych czy rocznych w pierwszej kolejności należy ustalić, czy pracownik zachowuje do nich prawo za okres niezdolności do pracy z powodu choroby. Jeżeli składniki te są pomniejszane za okres choroby, uwzględnia się je w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych.

Jak je uwzględnić?

• składniki przysługujące za okresy kwartalne uwzględnia się w wysokości 1/12 kwot wypłaconych za cztery poprzednie kwartały,
• składniki przysługujące za okresy roczne uwzględnia się w wysokości 1/12 kwoty wypłaconej za poprzedni rok.

Premia zespołowa a zasiłek chorobowy

Nazwa składnika nie zawsze przesądza o sposobie jego rozliczenia. Jeśli pracownik otrzymuje premię zespołową niezależnie od choroby, która nie jest uzależniona od indywidulanego wkładu pracownika, ale od wyników pracowników lub całego zakładu pracy, nie uwzględnia się jej w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych.

Jeżeli natomiast choroba i wkład pracy indywidualnej wpływają na jej wysokość, należy przeanalizować zasady naliczania składnika oraz postanowienia obowiązujące u pracodawcy.

Nagroda a zasiłek chorobowy: czy wchodzi do podstawy?

Przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń chorobowych analizie podlegają nie tylko premie, lecz także nagrody i inne składniki wynagrodzenia.

Sam uznaniowy charakter nagrody nie oznacza automatycznie, że należy ją pominąć. Z przykładów omawianych przez ZUS wynika, że również nagrody mogą zostać uwzględnione przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń chorobowych. Każdy przypadek wymaga jednak odrębnej analizy.

Jak sprawdzić, czy składnik wynagrodzenia należy uwzględnić w podstawie?

Przed ustaleniem podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego sprawdź:

• Czy składnik jest opisany w regulaminie wynagradzania?
• Czy pracownik zachowuje do niego prawo podczas choroby?
• Czy składnik jest pomniejszany za okres niezdolności do pracy?
• Czy pomniejszenie następuje proporcjonalnie?
• Czy sposób rozliczenia odpowiada dokumentom płacowym?
• Czy sposób ustalenia podstawy został odpowiednio udokumentowany?

Premia a zasiłek chorobowy: najważniejszy wniosek

Nazwa składnika wynagrodzenia ma mniejsze znaczenie niż zasady jego wypłaty.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń chorobowych warto przede wszystkim sprawdzić:

1. czy pracownik zachowuje do niego prawo podczas choroby,
2. czy składnik jest pomniejszany za okres niezdolności do pracy,
3. jakie zasady przewiduje regulamin wynagradzania lub inne przepisy płacowe obowiązujące u pracodawcy.

Jeśli potrzebują Państwo wsparcia w analizie zasad uwzględniania premii, nagród i innych składników wynagrodzenia w podstawie świadczeń chorobowych, zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem. Możemy pomóc przeanalizować obowiązujące zasady, zweryfikować ich zgodność z przepisami oraz ocenić potencjalne ryzyka związane z rozliczeniami.

Prawidłowa kwalifikacja składników wynagrodzenia pozwala ograniczyć ryzyko korekt, sporów oraz nieprawidłowości ujawnianych podczas kontroli.

FAQ – premia a zasiłek chorobowy