Informacja PIT-11 za 2025 rok - najważniejsze zasady przygotowania i złożenia

Jaki formularz PIT-11 obowiązuje za 2025 rok?

Należy zwrócić uwagę na właściwą wersję formularza. Obecnie najnowsza ma nr 29. Dobrą praktyką jest sprawdzenie najbardziej aktualnej wersji opublikowanej przez Ministerstwo Finansów w momencie składania deklaracji.

Kto ma obowiązek złożyć informację PIT-11?

Do złożenia informacji PIT-11 zobowiązany jest płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, czyli pracodawca, zleceniodawca lub inny podmiot, zobowiązany do obliczenia i pobrania podatku należnego od płatności dokonywanych na rzecz podatnika.

PIT-11 2025 – do kiedy złożyć do urzędu i przekazać podatnikowi?

PIT-11 płatnicy składają do urzędu skarbowego do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym, w którym podatnik uzyskał przychód (ponieważ 31 stycznia przypada w sobotę, termin na złożenie PIT-11 za 2025 rok upływa z dniem 2 lutego 2026 roku). Nie ma możliwości przedłużenia tego terminu.

Odrębny termin obowiązuje w przypadku formularzy przekazywanych podatnikom – co do zasady upływa on z końcem lutego. Tutaj podobnie, 28 lutego 2026 r. przypada w sobotę, więc termin doręczenia podatnikom przesuwa się na pierwszy dzień roboczy, tj. 2 marca 2026 r.

Jak wypełnić PIT-11: zakres danych i informacje

Oprócz informacji ogólnych, jak dane identyfikacyjne składającego oraz podatnika, w tym aktualny adres zamieszkania, deklaracja PIT-11 zawierać powinna między innymi informację o:

• rodzaju obowiązku podatkowego,
• właściwym dla podatnika urzędzie skarbowym,
• przychodach oraz kosztach ich uzyskania,
• pobranych w trakcie roku zaliczkach na podatek,
• odprowadzonych składkach na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,
• przychodach zwolnionych od podatku, jeżeli wypłacone były za pośrednictwem płatnika.

Rodzaj obowiązku podatkowego, a właściwy dla podatnika urząd skarbowy

Zakres obowiązku podatkowego jest ściśle związany z właściwością urzędu skarbowego, do którego należy złożyć informację PIT-11.

Za osobę posiadającą nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce (czyli rezydenta podatkowego) zgodnie z przepisami ustawy należy uznać osobę fizyczną, która:

• posiada na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych), lub
• przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dłużej niż 183 dni w roku podatkowym (kalendarzowym).

Jak wykazać dochody opodatkowane za granicą w PIT-11?

Sposób wykazania w informacji PIT-11 dochodów uzyskanych przez polskiego rezydenta, podlegających opodatkowaniu za granicą zależy od metody unikania podwójnego opodatkowania, która ma zastosowanie w danym przypadku. Wybór odpowiedniej metody zależy od przepisów dwustronnej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, łączącej Polskę z drugim krajem, w którym dochodzi do opodatkowania dochodów.

W jaki sposób płatnik raportuje w PIT-11 ulgi, z których korzysta podatnik?

W ciągu roku pracodawca uwzględnia ulgi podatkowe, w tym ulgę dla młodych, ulgę na powrót, ulgę 4+ oraz ulgę dla seniorów, pod warunkiem złożenia przez podatnika oświadczenia o prawie do korzystania z danej ulgi (z wyjątkiem ulgi dla młodych, którą płatnik stosuje automatycznie po spełnieniu warunków do jej zastosowania, chyba że podatnik złoży oświadczenie o rezygnacji).

Suma przychodów zwolnionych od podatku z tytułu wszystkich czterech ulg nie może łącznie przekroczyć kwoty 85 528 zł. W formularzu PIT-11 przychód zwolniony z opodatkowania na podstawie ww. ulg powinien zostać wykazany w osobnych pozycjach niż reszta przychodu.

Czy płatnik może doręczyć podatnikowi informację PIT-11 elektronicznie?

Ustawa PIT nie zawiera regulacji dotyczącej formy i sposobu przekazywania PIT-11 podatnikom. Zgodnie z Objaśnieniami Ministerstwa Finansów z 27 czerwca 2025 r., ustawodawca pozostawił płatnikom i innym podmiotom sporządzającym formularz PIT-11 swobodę w wyborze formy i sposobu jego przekazania podatnikom.

Zatem PIT-11 może być przekazywany podatnikom zgodnie z zasadami obowiązującymi u danego płatnika, czy innego podmiotu sporządzającego ten formularz. Może to zatem przykładowo nastąpić:

• przez internetowy system kadrowo-płacowy (np. portal pracowniczy),
• na adres poczty elektronicznej (np. służbowy e-mail lub inny e-mail wskazany przez podatnika),
• listem za pośrednictwem poczty,
• osobiście, np. przez odbiór formularza w siedzibie firmy.

Z uwagi na to, że przesłanie podatnikom PIT-11 stanowi realizację obowiązku określonego w ustawie PIT, to płatnicy i inne podmioty zobowiązane do sporządzenia i przekazania formularza powinni zadbać o udokumentowanie, że wywiązali się z tego obowiązku.

Najczęstsze wyzwania przy sporządzaniu PIT-11 za 2025 rok

Sporządzenie informacji PIT-11 niejednokrotnie stanowi wyzwanie dla płatników. W jakich sytuacjach?

• szczególnie gdy należy uwzględnić zasady ustalania rezydencji podatkowej i związane z nimi odpowiednie metody unikania podwójnego opodatkowania;
• do wyjątkowo skomplikowanych sytuacji zaliczyć należy te przypadki, w których pracownik w danym roku podatkowym pracował poza granicami Polski lub po zakończonym oddelegowaniu otrzymał dochody związane z wcześniejszą pracą za granicą, w tym popularne bonusy roczne czy inne płatności należne, np. za okresy kwartalne;
• dodatkowe utrudnienie stanowią sytuacje, w których pracownik korzysta z ulg podatkowych, podlegających wykazaniu w informacji PIT-11.

W tych sytuacjach poprawne przygotowanie PIT-11 może wymagać konsultacji z doradcą podatkowym. W przypadku pytań związanych z przygotowaniem informacji PIT-11 za 2025 r., uprzejmie zachęcamy do kontaktu z naszym zespołem ds. rozwiązań dla pracodawców.